** Este artigo foi escrito por Susan Johnston, líder de projeto, Transferable Skills, Canada School of Public Service **

Encontros. Como servidores públicos, atendemos muitos deles. No entanto, quantas vezes saímos com energia, satisfeitos por termos cumprido o que nos propusemos fazer e prontos para seguir em frente nas próximas etapas? Ou foi uma reunião que poderia ter sido um e-mail? Muitas vezes, a resposta é sim.

Eu também diria que gastamos muito tempo elaborando e-mails, alguns dos quais deveriam ser reuniões. Uma boa reunião serve para criar um entendimento forte e compartilhado de um tópico em questão, ou se envolver em uma discussão robusta para desenvolver decisões mais inclusivas. Neste artigo, vou falar sobre o que torna uma reunião valiosa e como podemos obter melhores resultados com nosso investimento de tempo.

Em Liberating Structures, Henri Lipmanowicz e Keith McCandless observam que “mudanças simples em nossos padrões de rotina de interação tornam possível que todos sejam incluídos, envolvidos e liberados na solução problemas, impulsionando a inovação e alcançando resultados extraordinários. ”

Freqüentemente, nossas estruturas de reunião mais tradicionais (como discussões abertas, apresentações e brainstorms) limitam as perspectivas e vozes que podemos ouvir. Perdemos a oportunidade de gerar novas ideias e construí-las por meio de um diálogo criativo e robusto. Ao pesar as evidências e as perspectivas necessárias para desenvolver [política pública] robusta (https://apolitical.co/en/solution_article/telling-the-story-behind-the-policy-3-tips-for-policymakers), programas, e serviços, precisamos de reuniões que nos ajudem trabalhar juntos para criar propriedade compartilhada de novas soluções .

A maioria, senão todos, de nós tem histórias de reuniões que erraram o alvo. O despejo de informações que começou tarde e não ofereceu tempo para perguntas, muito menos para o diálogo. Pensamos que as reuniões do projeto eram destinadas à tomada de decisões, mas na verdade tinham como foco apenas o avanço do nosso pensamento. No Canadá, nosso colega Sean Boots desenvolveu uma calculadora para que possamos quantificar o custo de nossas reuniões.

O sucesso é possível, mas requer um investimento inicial. Nesta postagem, compartilharei algumas abordagens que considero úteis no planejamento de reuniões que geram impulso em direção a objetivos mais amplos, por meio da definição de objetivos significativos e do aproveitamento das "estruturas" que usamos para projetar reuniões.

** Resultados significativos por meio de participação plena, compreensão mútua e soluções inclusivas **

Se as reuniões são uma ferramenta que as pessoas podem usar para trabalhar juntas em prol de um propósito comum, vamos considerar como estabelecemos um forte senso de responsabilidade compartilhada para atingir esse objetivo comum.

** As reuniões oferecem oportunidades incríveis de colaboração, construção de relacionamentos e geração de novas ideias. Eles podem reforçar nosso senso comum de missão e nos levar em direção ao bem maior que é fundamental para o serviço público **

No _ Guia do Facilitador para Tomada de Decisão Participativa _, o autor Sam Kaner descreve três princípios básicos que sustentam o processo participativo, que então constroem nossa capacidade coletiva de agir sobre o problema em questão. Estes são:

  • Participação total: os participantes da reunião se envolvem ativamente, compartilhando o que pensam e reconhecendo uma diversidade de opiniões e experiências
  • Entendimento mútuo: os participantes entendem e aceitam a legitimidade das necessidades e objetivos uns dos outros
  • Soluções inclusivas: os participantes reconhecem a sabedoria inerente à integração das necessidades e perspectivas de todos na determinação das próximas etapas

Juntos, a organização de reuniões com base nesses valores ajuda a criar um senso de responsabilidade compartilhada entre os participantes. Quando planejamos reuniões, podemos construir uma agenda baseada em uma série de atividades para encorajar as pessoas a participarem de maneiras variadas, para gerar diferentes tipos de ideias e eliciar uma gama de perspectivas e, finalmente, integrar uma gama mais ampla de pensamento para desenvolver soluções inclusivas.

Dar vida a esses princípios é uma arte. Ele começa determinando o que você deseja realizar e como o objetivo da reunião se encaixa no projeto mais amplo ou nas metas organizacionais.

** Estabeleça e articule um propósito claro e compartilhado **

De acordo com Sam Kaner, a maioria das reuniões tem um de sete objetivos ou resultados desejados. Não surpreendentemente, o que mais importa é que você e seus participantes saibam qual objetivo você está perseguindo. Desta forma, os participantes são claros sobre o que você está tentando realizar coletivamente.

Além de seus objetivos explícitos (ou “tangíveis”), como tomar uma decisão sobre algo, você pode ter objetivos implícitos (ou “intangíveis”), como construir uma comunidade ou compartilhar informações. Pense nos valores participativos centrais que discutimos acima. Nomear a meta ajuda a construir um entendimento mútuo. Então, quais são esses objetivos?

  • Compartilhamento de informações: fazer um anúncio, relatar um problema ou fazer uma apresentação.
  • Fornecimento de informações: Quando alguém apresenta opções ao grupo para feedback ou sugestões apenas (em vez de decisões). Os exemplos incluem comentários sobre uma estratégia, opções de orçamento propostas, um cenário de evento, etc.
  • Avançando o pensamento: quando o trabalho em um determinado problema envolve vários estágios, pode ser útil estruturar as reuniões da mesma forma. Ou seja, definir ou analisar um problema, identificar as causas raízes, avaliar opções, etc.
  • Tomada de decisões: quando você deseja que um grupo trate de um problema e o encerre, o objetivo da reunião é tomar uma decisão.
  • Melhorar a comunicação: fortalecer as relações de trabalho entre os membros do grupo para criar um ambiente de apoio para conversas mais desafiadoras. É importante construir um espaço seguro e de apoio para discussões e comentários autênticos.
  • Construir comunidade: Promova a camaradagem, fortaleça as relações de trabalho e, em geral, eleve o moral. O café da equipe, o aniversário ou a celebração do feriado são exemplos.
  • Capacitação: Ter conceitos e linguagem compartilhados. Integre discussões sobre resolução de problemas, tomada de decisão, tendências, melhores práticas ou métodos no trabalho contínuo de uma equipe. Isso fortalece a maturidade e a competência de todo o grupo.

Os colegas muitas vezes caracterizam as reuniões sem decisões como não sendo bem-sucedidas. Gostaria de lembrá-los de que as reuniões são apenas um objetivo possível entre vários, e que um acordo claro sobre as próximas etapas é mais importante.

** Projete os principais elementos da reunião para realizar seus objetivos **

Até que ponto estamos estruturando nossas reuniões para realmente atingir nossos objetivos?

Pense em uma apresentação principal. O convite foca em vir para ouvir, os assentos são dispostos em fileiras, a participação se limita a poucas perguntas e respostas ao final, o grupo se configura como um só palestrante e todos os demais ouvem; e o sequenciamento inclui uma introdução, uma apresentação; e perguntas e respostas. Dada a quantidade de inteligência na sala, vale a pena procurar maneiras de reconfigurar a reunião para permitir uma participação mais completa, a fim de que os participantes realmente se beneficiem da oportunidade.

** À medida que nossas abordagens ao nosso trabalho continuam mudando através da pandemia e em recuperação, criar clareza sobre suas necessidades e preocupações pode informar o planejamento para as próximas etapas e ajudar a gerar soluções inclusivas baseadas em um entendimento mútuo robusto do problemas em questão **

Em Liberating Structures, Lipmanowicz e McCandless nos lembram que, intencionalmente ou não, todas as reuniões, grandes e pequenas, compartilham uma série de elementos de design. Esses incluem:

  • O convite. Não apenas o texto, mas como você estrutura o que está pedindo que as pessoas façam e se há ou não um sentimento específico que deseja transmitir (por exemplo, entusiasmo, energia, expectativa).
  • O espaço. A sua disposição e os materiais utilizados.
  • Participação. Quem participa e quem recosta-se?
  • Como os grupos são configurados. Quem está falando ou interagindo? Há um apresentador falando a um grupo ou as pessoas trabalham em pares, grupos de quatro e assim por diante?
  • A sequência de atividades e o tempo alocado a cada uma.

Imagine minha surpresa durante a apresentação de Phoebe Tickell nos Dias de Mudança de Berlim no outono passado, quando, no meio de sua apresentação, ela fez uma pausa e nos pediu para falar com um parceiro e passar alguns minutos explorando se e como podemos aplicar o que aprendemos.

Foi um lembrete fantástico de como envolver as pessoas destinadas a receber as ideias e informações e verificar se isso está realmente acontecendo. Mas isso pode realmente acontecer em reuniões de serviço público? Eu apostaria que sim.

** Projetar boas reuniões não precisa ser ciência do foguete **

Para começar, não precisa ser complexo. Na Escola de Serviço Público do Canadá, onde estou atualmente trabalhando como [Agente Livre](https://apolitical.co/en/solution_article/how-can-government-get-top-talent-canadas-free -agents-work-where-they-want), nossa administração organizou uma série de reuniões de todo o pessoal altamente bem-sucedidas, seguindo os princípios que apresentei acima.

À primeira vista, as restrições parecem assustadoras. Todos nós estamos trabalhando remotamente devido à pandemia e em locais com velocidades de Internet variáveis. Operamos usando os dois idiomas oficiais do Canadá, inglês e francês. Dadas as circunstâncias únicas, tem havido muitas informações em evolução para compartilhar. Nossa equipe executiva queria manter um senso de coesão da comunidade e oferecer oportunidades para um diálogo autêntico .

Eles consideraram o espaço, ou plataformas, neste caso. As reuniões virtuais precisam ser mais curtas. Eles usaram uma plataforma de transmissão de vídeo para que funcionários de recursos humanos e líderes de equipe pudessem compartilhar informações e, ao mesmo tempo, usaram uma plataforma de votação (Sli.do em nosso caso) para obter e priorizar perguntas. Eles responderam às perguntas votadas como mais prescientes durante a reunião, oferecendo certeza sempre que possível, dada a variedade de questões sobre o retorno ao local de trabalho que permanecem desconhecidas. Os colegas relataram apreciar a oportunidade de participar ativamente, o diálogo aberto e a oportunidade de reconhecer o entendimento comum de suas preocupações em toda a organização. À medida que nossas abordagens ao nosso trabalho continuam a mudar através da pandemia e em recuperação, criar clareza sobre suas necessidades e preocupações pode informar o planejamento para as próximas etapas e ajudar a gerar soluções inclusivas baseadas em um entendimento mútuo robusto dos problemas em questão. mão.

Em nossa busca por resultados significativos e duradouros, podemos não acertar tudo na primeira vez. Como John Medcof, Diretor Geral de Competências Transferíveis da Escola de Serviço Público do Canadá disse, “se você estabelecer uma abordagem baseada em princípios para como você está indo para trabalhar, aí você tenta coisas novas, e algumas funcionam e outras não, as pessoas sabem que você vai continuar iterando ”.

Em resumo, sejam quais forem os resultados para os quais você está trabalhando, reuniões eficazes o ajudarão a seguir em frente. Considerando os princípios básicos da liderança participativa, estabelecendo um objetivo claro e planejando os elementos principais de sua reunião para servir a isso, você está no caminho certo para convocar reuniões que importam. As reuniões oferecem excelentes oportunidades de colaboração, construção de relacionamentos e geração de novas ideias. Eles podem reforçar nosso senso comum de missão e nos mover em direção ao bem maior que é fundamental para o serviço público. ⁠— Susan Johnston

(Crédito da imagem: Unsplash)