Cet article est écrit par Susan Johnston, chef de projet, Compétences transférables, École de la fonction publique du Canada

Réunions. En tant que fonctionnaires , nous assistons à beaucoup d'entre eux. Pourtant, à quelle fréquence nous éloignons-nous énergisés, satisfaits d'avoir accompli ce que nous nous étions fixé pour faire et prêts à avancer sur les prochaines étapes? Ou était-ce une réunion qui aurait pu être un e-mail? Trop souvent, la réponse est oui.

Je dirais également que nous passons trop de temps à créer des e-mails, dont certains devraient être des réunions. Une bonne réunion sert à créer une compréhension forte et partagée d'un sujet en cours, ou à engager une discussion solide pour élaborer des décisions plus inclusives. Dans cet article, je vais parler de ce qui rend une réunion précieuse et comment nous pouvons obtenir de meilleurs résultats pour notre investissement dans le temps.

Dans Liberating Structures , Henri Lipmanowicz et Keith McCandless notent que «de simples changements dans nos schémas d'interaction de routine permettent à chacun d'être inclus, engagé et déchaîné dans la résolution de problèmes, le moteur de l'innovation et l'obtention de résultats extraordinaires».

Souvent, nos structures de réunion plus traditionnelles (telles que les discussions ouvertes, les présentations et les remue-méninges) limitent les perspectives et les voix que nous pouvons entendre. Nous perdons l'opportunité de générer de nouvelles idées et de les développer à travers un dialogue créatif et solide. Pour évaluer les preuves et les perspectives nécessaires à l'élaboration de politiques , de programmes et de services publics solides, nous avons besoin de réunions qui nous aident à travailler ensemble pour créer une propriété partagée des nouvelles solutions .

La plupart d'entre nous, sinon tous, ont des histoires de réunions qui ont raté la cible. Les décharges d'informations qui ont commencé tard et n'ont pas laissé de temps pour les questions, encore moins pour le dialogue. Les réunions de projet que nous pensions étaient destinées à la prise de décision, mais en fait étaient uniquement axées sur l'avancement de notre réflexion. Au Canada, notre collègue Sean Boots a développé une calculatrice afin que nous puissions quantifier le coût de nos réunions .

Le succès est possible, mais il nécessite un investissement initial. Dans cet article, je partagerai certaines approches que j'ai trouvées utiles pour planifier des réunions qui génèrent un élan vers des objectifs plus larges, en fixant des objectifs significatifs et en exploitant les «structures» que nous utilisons pour concevoir des réunions.

Résultats significatifs grâce à la pleine participation, la compréhension mutuelle et des solutions inclusives

Si les réunions sont un outil que les gens peuvent utiliser pour travailler ensemble vers un objectif commun, examinons comment nous pouvons établir un fort sentiment de responsabilité partagée pour atteindre cet objectif commun.

Les réunions offrent d'énormes possibilités de collaboration, de création de relations et de génération de nouvelles idées. Ils peuvent renforcer notre sens commun de la mission et nous orienter vers le plus grand bien qui est au cœur de la fonction publique

Dans le Guide du facilitateur pour la prise de décision participative , l'auteur Sam Kaner décrit trois principes de base qui sous-tendent le processus participatif, qui renforcent ensuite notre capacité collective à agir sur la question en cours. Ceux-ci sont:

  • Pleine participation: les participants à la réunion s'engagent activement, partagent ce qu'ils pensent et reconnaissent la diversité des opinions et des antécédents
  • Compréhension mutuelle: les participants comprennent et acceptent la légitimité de leurs besoins et objectifs respectifs
  • Solutions inclusives: les participants reconnaissent la sagesse inhérente à l'intégration des besoins et des perspectives de chacun pour déterminer les prochaines étapes

Ensemble, l'organisation de réunions basées sur ces valeurs contribue à créer un sentiment de responsabilité partagée entre les participants. Lorsque nous planifions des réunions, nous pouvons construire un ordre du jour basé sur une série d'activités pour encourager les gens à participer de différentes manières, à générer différents types d'idées et à susciter un éventail de perspectives et, finalement, à intégrer un éventail plus large de réflexions pour développer des solutions inclusives.

Donner vie à ces principes est un art. Il commence par déterminer ce que vous voulez accomplir et comment cet objectif de réunion s'inscrit dans des objectifs de projet ou d'organisation plus larges.

Établir et articuler un objectif clair et partagé

Selon Sam Kaner, la plupart des réunions ont l'un des sept objectifs ou résultats souhaités. Sans surprise, ce qui importe le plus, c'est que vous et vos participants sachiez quel objectif vous poursuivez. De cette façon, les participants savent clairement ce que vous essayez collectivement d'accomplir.

En plus de vos objectifs explicites (ou «tangibles»), comme prendre une décision sur quelque chose, vous pouvez avoir des objectifs implicites (ou «intangibles»), comme bâtir une communauté ou partager des informations. Pensez aux valeurs participatives fondamentales dont nous avons discuté ci-dessus. Nommer l'objectif aide à bâtir une compréhension mutuelle. Quels sont donc ces objectifs?

  • Partager des informations: faire une annonce, rapporter un problème ou faire une présentation.
  • Fournir des commentaires: lorsque quelqu'un présente des options au groupe pour des commentaires ou des suggestions uniquement (par opposition aux décisions). Les exemples incluent commenter une stratégie, les options budgétaires proposées, un scénario d'événement, etc.
  • Faire avancer la réflexion: lorsque le travail sur une question donnée comporte plusieurs étapes, il peut être utile de structurer les réunions de la même manière. C'est-à-dire définir ou analyser un problème, identifier les causes profondes, évaluer les options, etc.
  • Prendre des décisions: lorsque vous voulez qu'un groupe aborde un problème et le clôture, l'objectif de la réunion est de prendre une décision.
  • Améliorer la communication: renforcer les relations de travail entre les membres du groupe pour créer un environnement favorable pour des conversations plus difficiles. Il est important de créer un espace de soutien sûr pour des discussions et des retours authentiques.
  • Bâtir la communauté: promouvoir la camaraderie, renforcer les relations de travail et, généralement, remonter le moral. Le café d'équipe, l'anniversaire ou la fête sont des exemples.
  • Renforcement des capacités: avoir des concepts et un langage communs. Intégrez des discussions sur la résolution de problèmes, la prise de décision, les tendances, les meilleures pratiques ou les méthodes dans le travail continu d'une équipe. Cela renforce la maturité et la compétence de l'ensemble du groupe.

Les collègues caractérisent souvent les réunions sans décision comme n'ayant pas abouti. Je leur rappelle que les réunions ne sont qu'un objectif possible parmi plusieurs, et qu'un accord clair sur les prochaines étapes est plus important.

Concevez vos principaux éléments de réunion pour atteindre vos objectifs

Dans quelle mesure structurons-nous nos réunions pour réellement atteindre nos objectifs?

Pensez à une présentation liminaire. L'invitation se concentre sur la venue d'écouter, les sièges sont disposés en rangées, la participation est limitée à quelques questions et réponses à la fin, le groupe est configuré comme un seul orateur et tout le monde écoute; et le séquençage comprend une introduction, une présentation; et questions et réponses. Compte tenu de la quantité de cerveaux dans la salle, il vaut la peine de chercher des moyens de reconfigurer la réunion pour permettre une participation plus complète, afin que les participants bénéficient vraiment de l'occasion.

Alors que nos approches de notre travail continuent de passer de la pandémie à la reprise, la clarification de leurs besoins et de leurs préoccupations peut éclairer la planification des prochaines étapes et aider à générer des solutions inclusives fondées sur une solide compréhension mutuelle des problèmes rencontrés. main

Dans Liberating Structures, Lipmanowicz et McCandless nous rappellent que, intentionnellement ou non, toutes les réunions, grandes et petites, partagent un certain nombre d'éléments de conception. Ceux-ci inclus:

  • L'invitation. Pas seulement le libellé, mais comment vous définissez ce que vous demandez aux gens de faire et s'il y a ou non un sentiment particulier que vous souhaitez transmettre (par exemple, excitation, énergie, anticipation).
  • L'espace. Son agencement et les matériaux utilisés.
  • Participation. Qui participe et qui s'assoit?
  • Comment les groupes sont configurés. Qui parle ou interagit? Y a-t-il un présentateur s'adressant à un groupe ou les gens travaillent-ils par paires, par groupes de quatre, etc.?
  • La séquence des activités et le temps alloué à chacune.

Imaginez ma surprise lors de la conférence de Phoebe Tickell aux Berlin Change Days l'automne dernier lorsque, à mi-chemin de sa présentation, elle s'est arrêtée et nous a demandé de nous tourner vers un partenaire et de passer quelques minutes à explorer si et comment appliquer ce que nous apprenions.

Ce fut un rappel fantastique de la façon d'engager les personnes qui sont censées recevoir les idées et les informations, et de vérifier que cela se passe réellement. Mais cela peut-il vraiment se produire lors des réunions de la fonction publique? Je parie que c'est possible.

Concevoir de bonnes réunions ne doit pas être sorcier

Pour commencer, il n'a pas besoin d'être complexe. À l'École de la fonction publique du Canada, où je travaille actuellement comme agent libre , notre direction a organisé une série de réunions de tout le personnel très réussies selon les principes que j'ai énoncés ci-dessus.

À première vue, les contraintes semblent intimidantes. Nous travaillons tous à distance en raison de la pandémie et dans des endroits où les vitesses Internet varient. Nous opérons dans les deux langues officielles du Canada, l'anglais et le français. Compte tenu des circonstances uniques, il y a eu beaucoup d'informations évolutives à partager. Notre équipe de direction souhaitait maintenir un sentiment de cohésion communautaire et offrir des opportunités de dialogue authentique.

Ils ont considéré l'espace, ou les plates-formes, dans ce cas. Les réunions virtuelles doivent être plus courtes. Ils ont utilisé une plate-forme vidéo de diffusion afin que les responsables des ressources humaines et les chefs d' équipe puissent partager des informations, et ont simultanément utilisé une plate-forme de sondage ( Sli.do dans notre cas) pour susciter et hiérarchiser les questions. Ils ont répondu aux questions votées comme étant les plus prémonitoires au cours de la réunion, offrant une certitude dans la mesure du possible étant donné que l'éventail des problèmes liés au retour au travail reste inconnu. Les collègues ont indiqué avoir apprécié la possibilité de participer activement, le dialogue ouvert et la possibilité de reconnaître la compréhension commune de leurs préoccupations dans l'ensemble de l'organisation. Alors que nos approches de notre travail continuent de passer de la pandémie à la reprise, la clarification de leurs besoins et de leurs préoccupations peut éclairer la planification des prochaines étapes et aider à générer des solutions inclusives fondées sur une solide compréhension mutuelle des problèmes rencontrés. main.

Dans notre quête de résultats significatifs et durables, nous ne réussirons peut-être pas tout du premier coup. Comme l'a dit John Medcof, directeur général des compétences transférables à l'École de la fonction publique du Canada , «si vous établissez une approche fondée sur des principes sur la façon dont vous allez travailler, puis vous essayez de nouvelles choses, et certaines d'entre elles fonctionnent et certains ne le font pas, les gens savent que vous allez continuer à répéter ».

En résumé, quels que soient les résultats vers lesquels vous travaillez, des réunions efficaces vous aideront à avancer. En considérant les principes de base du leadership participatif, en établissant un objectif clair et en concevant les éléments de base de votre réunion à cette fin, vous êtes en bonne voie de convoquer des réunions importantes. Les réunions offrent d'énormes possibilités de collaboration, de création de relations et de génération de nouvelles idées. Ils peuvent renforcer notre sens de mission commun et nous orienter vers le bien commun qui est au cœur de la fonction publique. ⁠— Susan Johnston

(Crédit photo: Unsplash)