Este artículo está escrito por Susan Johnston, Líder del proyecto, Habilidades transferibles, Escuela de servicio público de Canadá

Reuniones Como servidores públicos , asistimos a muchos de ellos. Sin embargo, ¿con qué frecuencia nos alejamos con energía, satisfechos de haber logrado lo que nos propusimos y listos para avanzar en los próximos pasos? ¿O fue una reunión que pudo haber sido un correo electrónico? Con demasiada frecuencia, la respuesta es sí.

También diría que pasamos demasiado tiempo elaborando correos electrónicos, algunos de los cuales deberían ser reuniones. Una buena reunión sirve para crear una comprensión sólida y compartida de un tema en cuestión, o entablar una discusión sólida para desarrollar decisiones más inclusivas. En este artículo, hablaré sobre lo que hace que una reunión sea valiosa y cómo podemos obtener mejores resultados para nuestra inversión a tiempo.

En Liberating Structures , Henri Lipmanowicz y Keith McCandless señalan que "los cambios simples en nuestros patrones de interacción de rutina hacen posible que todos sean incluidos, comprometidos y desatados para resolver problemas, impulsar la innovación y lograr resultados extraordinarios".

A menudo, nuestras estructuras de reunión más tradicionales (como debates abiertos, presentaciones y tormentas de ideas) limitan las perspectivas y las voces de las que podemos escuchar. Perdemos la oportunidad de generar nuevas ideas y construir sobre ellas a través de un diálogo creativo y robusto. Al sopesar la evidencia y las perspectivas necesarias para desarrollar políticas , programas y servicios públicos sólidos, necesitamos reuniones que nos ayuden a trabajar juntos para crear la propiedad compartida de nuevas soluciones .

La mayoría, si no todos, de nosotros tenemos historias de reuniones que no dieron en el blanco. Los volcados de información que comenzaron tarde y no ofrecieron tiempo para preguntas, mucho menos diálogo. Las reuniones del proyecto que pensamos estaban destinadas a la toma de decisiones, pero de hecho se centraron únicamente en avanzar nuestro pensamiento. En Canadá, nuestro colega Sean Boots desarrolló una calculadora para que podamos cuantificar el costo de nuestras reuniones .

El éxito es posible, pero requiere una inversión inicial. En esta publicación compartiré algunos enfoques que he encontrado útiles en la planificación de reuniones que generan ímpetu hacia objetivos más amplios, mediante el establecimiento de objetivos significativos y el aprovechamiento de las "estructuras" que utilizamos para diseñar reuniones.

Resultados significativos a través de la participación plena, la comprensión mutua y las soluciones inclusivas.

Si las reuniones son una herramienta que las personas pueden usar para trabajar juntas hacia un propósito compartido, consideremos cómo establecemos un fuerte sentido de responsabilidad compartida para lograr ese objetivo común.

Las reuniones ofrecen enormes oportunidades para la colaboración, la construcción de relaciones y la generación de nuevas ideas. Pueden reforzar nuestro sentido compartido de misión y movernos hacia el bien mayor que es esencial para el servicio público

En la Guía del facilitador para la toma de decisiones participativa , el autor Sam Kaner describe tres principios básicos que sustentan el proceso participativo, que luego construyen nuestra capacidad colectiva para tomar medidas sobre el tema en cuestión. Estos son:

  • Participación completa: los participantes de la reunión participan activamente, comparten lo que piensan y reconocen una diversidad de opiniones y antecedentes
  • Comprensión mutua: los participantes entienden y aceptan la legitimidad de las necesidades y objetivos de los demás.
  • Soluciones inclusivas: los participantes reconocen la sabiduría inherente a la integración de las necesidades y perspectivas de todos para determinar los próximos pasos

Juntos, organizar reuniones basadas en estos valores ayuda a crear un sentido de responsabilidad compartida entre los participantes. Cuando planificamos reuniones, podemos construir una agenda basada en una serie de actividades para alentar a las personas a participar de diversas maneras, generar diferentes tipos de ideas y generar una variedad de perspectivas y, en última instancia, integrar una gama más amplia de pensamiento para desarrollar soluciones inclusivas.

Dar vida a estos principios es un arte. Comienza por determinar lo que desea lograr y cómo ese objetivo de la reunión se ajusta a un proyecto más amplio u objetivos organizacionales.

Establecer y articular un propósito claro, compartido.

Según Sam Kaner, la mayoría de las reuniones tienen uno de los siete objetivos o resultados deseados. No es sorprendente que lo más importante es que tanto usted como sus participantes sepan qué objetivo persiguen. De esta manera, los participantes tienen claro lo que intentan lograr colectivamente.

Además de sus objetivos explícitos (o "tangibles"), como tomar una decisión sobre algo, puede tener objetivos implícitos (o "intangibles"), como construir una comunidad o compartir información. Piense en los valores participativos centrales que discutimos anteriormente. Nombrar el objetivo ayuda a construir un entendimiento mutuo. ¿Cuáles son estos objetivos?

  • Compartir información: hacer un anuncio, informar sobre un problema o hacer una presentación.
  • Proporcionar información: cuando alguien presenta opciones al grupo solo para comentarios o sugerencias (versus decisiones). Los ejemplos incluyen comentarios sobre una estrategia, opciones de presupuesto propuestas, un escenario de evento, etc.
  • Avanzar en el pensamiento: cuando el trabajo en un tema dado involucra múltiples etapas, puede ser útil estructurar las reuniones de la misma manera. Es decir, definir o analizar un problema, identificar causas raíz, evaluar opciones, etc.
  • Tomar decisiones: cuando desea que un grupo aborde un problema y lo cierre, el objetivo de la reunión es tomar una decisión.
  • Mejora de la comunicación: Fortalezca las relaciones de trabajo entre los miembros del grupo para crear un ambiente de apoyo para conversaciones más desafiantes. Es importante construir un espacio seguro y de apoyo para debates y comentarios auténticos de ida y vuelta.
  • Construyendo comunidad: Promueva la camaradería, fortalezca las relaciones de trabajo y, en general, eleve la moral. El café del equipo, el cumpleaños o la celebración navideña son ejemplos.
  • Creación de capacidad: Han compartido conceptos y lenguaje compartido. Integre las discusiones sobre resolución de problemas, toma de decisiones, tendencias, mejores prácticas o métodos en el trabajo continuo de un equipo. Esto fortalece la madurez y la competencia del grupo en general.

Los colegas a menudo caracterizan las reuniones sin decisiones como no exitosas. Les recuerdo que las reuniones son solo un objetivo posible entre varios, y que un acuerdo claro sobre los próximos pasos es más importante.

Diseñe los elementos centrales de su reunión para alcanzar sus objetivos.

¿En qué medida estamos estructurando nuestras reuniones para lograr nuestros objetivos?

Piensa en una presentación magistral. La invitación se centra en venir a escuchar, los asientos se colocan en filas, la participación se limita a unas pocas preguntas y respuestas al final, el grupo se configura como un orador y todos los demás escuchan; y la secuencia incluye una introducción, una presentación; y preguntas y respuestas. Dada la cantidad de capacidad intelectual en la sala, vale la pena buscar formas de reconfigurar la reunión para permitir una participación más completa, a fin de que los participantes realmente se beneficien de la oportunidad.

A medida que nuestros enfoques de nuestro trabajo continúan cambiando a través de la pandemia y hacia la recuperación, la creación de claridad sobre sus necesidades y preocupaciones puede informar la planificación de los próximos pasos y ayudar a generar soluciones inclusivas basadas en una comprensión sólida y mutua de los problemas en mano

En Liberating Structures, Lipmanowicz y McCandless nos recuerdan que, intencionalmente o no, todas las reuniones, grandes y pequeñas, comparten una serie de elementos de diseño. Éstos incluyen:

  • La invitación. No solo la redacción, sino cómo encuadras lo que le estás pidiendo a la gente que haga y si existe o no un sentimiento particular que deseas transmitir (por ejemplo, emoción, energía, anticipación).
  • El espacio. Su disposición y los materiales utilizados.
  • Participación. ¿Quién participa y quién se sienta?
  • Cómo se configuran los grupos. ¿Quién está hablando o interactuando? ¿Hay un presentador dirigiéndose a un grupo o las personas trabajan en parejas, grupos de cuatro, etc.?
  • La secuencia de actividades y el tiempo asignado a cada uno.

Imagine mi sorpresa durante la nota clave de Phoebe Tickell en Berlin Change Days el otoño pasado cuando, a mitad de su presentación, hizo una pausa y nos pidió que recurrieramos a un compañero y pasáramos un par de minutos explorando si podríamos aplicar lo que estábamos aprendiendo y cómo.

Fue un recordatorio fantástico de cómo involucrar a las personas que están destinadas a recibir las ideas y la información, y comprobar que realmente está sucediendo. Pero, ¿puede suceder esto realmente en las reuniones de servicio público? Apostaría que puede.

Diseñar buenas reuniones no tiene que ser ciencia espacial

Para empezar, no necesita ser complejo. En la Escuela de Servicio Público de Canadá, donde actualmente estoy en una tarea como Agente Libre , nuestra gerencia ha organizado una serie de reuniones exitosas de todo el personal siguiendo los principios que he expuesto anteriormente.

A primera vista, las restricciones parecen desalentadoras. Todos estamos trabajando de forma remota debido a la pandemia y en ubicaciones con velocidades de Internet variables. Operamos utilizando los dos idiomas oficiales de Canadá, inglés y francés. Dadas las circunstancias únicas, ha habido mucha información en evolución para compartir. Nuestro equipo ejecutivo quería mantener un sentido de cohesión comunitaria y ofrecer oportunidades para un diálogo auténtico.

Consideraron el espacio, o plataformas, en este caso. Las reuniones virtuales deben ser más cortas. Utilizaron una plataforma de transmisión de video para que los funcionarios de recursos humanos y los líderes de los equipos pudieran compartir información, y al mismo tiempo utilizaron una plataforma de votación ( Sli.do en nuestro caso) para generar y priorizar preguntas. Respondieron a las preguntas que se votaron como las más proféticas durante la reunión, ofreciendo certeza cuando fue posible dado que la variedad de problemas sobre el regreso al lugar de trabajo sigue siendo desconocida. Los colegas informaron que apreciaban la oportunidad de participar activamente, el diálogo abierto y la oportunidad de reconocer la comprensión compartida de sus preocupaciones en toda la organización. A medida que nuestros enfoques de nuestro trabajo continúan cambiando a través de la pandemia y hacia la recuperación, la creación de claridad sobre sus necesidades y preocupaciones puede informar la planificación de los próximos pasos y ayudar a generar soluciones inclusivas basadas en una comprensión sólida y mutua de los problemas en mano.

En nuestra búsqueda de resultados significativos y duraderos, es posible que no hagamos todo bien la primera vez. Como dijo John Medcof, Director General de Habilidades Transferibles de la Escuela de Servicio Público de Canadá , "si establece un enfoque basado en principios sobre cómo va a trabajar, y luego intenta cosas nuevas, y algunas de ellas funcionan y algunos no, la gente sabe que vas a seguir iterando ”.

En resumen, independientemente de los resultados para los que esté trabajando, las reuniones efectivas lo ayudarán a avanzar. Al considerar los principios básicos del liderazgo participativo, establecer un objetivo claro y diseñar los elementos centrales de su reunión para cumplir con esto, está en camino de convocar reuniones importantes. Las reuniones ofrecen enormes oportunidades para la colaboración, la construcción de relaciones y la generación de nuevas ideas. Pueden reforzar nuestro sentido compartido de misión y movernos hacia el bien mayor que es esencial para el servicio público. Joh— Susan Johnston

(Crédito de la imagen: Unsplash)