Este artículo fue escrito por Timothy Francis, gerente de proyectos en Veterans Affairs Canada. Para más información como esta, vea nuestro suministro de noticias de innovación del gobierno .
Hay muchas maneras de aumentar el valor que brindamos a nuestros clientes y clientes, internos y externos, accionistas y contribuyentes. En este artículo me gustaría explicar el papel que "Lean" puede jugar potencialmente en la creación de valor.
Los adherentes lean prometen "reducciones del 200% en los tiempos de respuesta" y "ahorros en la mejora del proceso en millones de dólares". Voy a explorar los conceptos detrás del bombo y el impacto potencial que podrían tener en sus esfuerzos del sector público.
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Para este artículo, voy a describir, en un alto nivel, cómo Lean puede ayudar en la creación de valor (o reducción de no valor), disipar algunos mitos y describir algunos factores que contribuyen a la efectividad.
¿Qué es magra?
Primero, algunos principios o piedras angulares de Lean , una breve pero no exhaustiva lista de conceptos que contribuyen a su éxito:
Valor : Lean considera que el éxito organizacional depende de proporcionar valor identificado al cliente con nuestros procesos y productos.
La consulta de clientes y clientes, y aquellos que participan en el trabajo aumenta la probabilidad de resultados positivos para los usuarios finales. En el gobierno, a veces estamos separados de nuestros clientes por la legislación, las políticas, los formularios y otros tipos de burocracia . Podemos romper estas construcciones y asociarnos con los clientes para producir productos de calidad que aborden los resultados del cliente.
Flujo: Flujo es el movimiento del "trabajo" de un paso en un proceso al siguiente.
Lean apunta a maximizar el flujo identificando y eliminando (o al menos reduciendo) las interrupciones. El flujo de valor mapea qué y qué tan eficientemente sucede en cada paso del proceso destaca las fortalezas e identifica oportunidades de crecimiento y mejora.
Hay eficiencia para ir más allá de los silos en los que a menudo trabajamos.
Compromiso y empoderamiento: aunque todos en la organización tienen un papel que desempeñar, Lean es en gran medida un enfoque 'de abajo hacia arriba' para la eficiencia organizacional.
El empoderamiento y la habilitación de los empleados de primera línea que realmente trabajan con el proceso pueden tener resultados espectaculares para que sea más fácil, más rápido, más eficiente y mejor alineado con las necesidades del cliente.
La capacidad liberada se redirige al aprendizaje y crecimiento de los empleados y del equipo, la mejora de los procesos y la creación de valor adicional: mayor calidad a tasas de entrega reducidas, procesos mejores y más rápidos.
- Mejora continua: al crear y mantener las condiciones para una cultura de esfuerzo, Lean puede lograr resultados espectaculares con el tiempo y sin cambios a gran escala o inversiones en recursos adicionales.
Un entorno que apoya nuevas ideas y representa la experimentación y la innovación , las culturas Lean son ágiles y adaptables, además de ser organizaciones de aprendizaje capaces de un crecimiento sostenido a largo plazo.
Enfoque en la reducción de desperdicios y defectos : el objetivo de Lean no es la gente, es el desperdicio en los procesos, más específicamente, defectos y variaciones que causan abrumadores y retrasos, e inhiben la creación de valor.
Lo que no es magra
A pesar del estatus cuasi mítico en algunos círculos, la terminología arcana y su sistema de cinturón de estilo de artes marciales para niveles de conocimiento y logro: Lean es accesible, adaptable, amigable y comprensible, si se aplica correctamente (potencialmente un gran "si", como Lo explicaré en los próximos dos artículos). Lo que es más importante, Lean busca la aceptación y el compromiso de todas sus partes interesadas: clientes; empleados; y gestión.
Otro mito Lean es que es menos aplicable en entornos no manufactureros donde los resultados y los productos son menos tangibles, particularmente cuando el gobierno no comparte el motivo de beneficio de la empresa privada.
El gobierno generalmente tiene el monopolio de los servicios prestados a los contribuyentes sin el incentivo de ganancias para obtener una ventaja competitiva. Lean ha demostrado ser tan poderoso en un entorno del sector público orientado a los servicios como lo ha sido en entornos de fabricación.
Sin embargo, esto puede requerir un cambio de mentalidad para que los empleados del sector público encuentren oportunidades de mejora continua y para que los gerentes garanticen una participación suficiente de todas las partes interesadas.
Preparándose para el éxito
Lean es robusto, pero aún requiere cuidado, atención y mantenimiento, así como soporte y recursos para mantenerlo. Una cultura de mejora continua es integral, pero requiere el apoyo de los líderes superiores, el compromiso de la gerencia y la aceptación de los empleados.
Cuando todas las partes encajan en una iniciativa de mejora, la inercia puede parecer activa. Pero la complacencia siempre es fácil, ya que es caer en los viejos hábitos y "la forma en que siempre hemos hecho las cosas".
Sostener una iniciativa es mucho más probable cuando está vinculado a objetivos medibles, visibles y, lo más importante, revisados regularmente, algo que abordaremos en el segundo artículo sobre la cultura Lean. - Timothy Francis
Este artículo es el primero de una serie de tres artículos sobre Lean.
(Crédito de la foto: Muerte a la foto de archivo)
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