Este artículo está escrito por Florencia Romano, subsecretaria de Gobierno Abierto y Rendición de Cuentas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

Cada vez que llego a liderar un nuevo proyecto, la primera pregunta que me hago es: '¿Qué se necesita para que este proyecto tenga éxito?'

Cuanto antes encuentre la respuesta a esa pregunta, mayores serán sus posibilidades de obtener un resultado exitoso. La pregunta es particularmente relevante a la hora de gestionar los recursos públicos, porque incluso un pequeño desliz en la planificación puede ocasionarle enormes pérdidas de presupuesto y tiempo, cuyo verdadero coste recae invariablemente en los ciudadanos .

Si no cumple, terminan pagando con su bienestar, así como con su capacidad de confiar en el gobierno.

Entonces, ¿cuál es el secreto de un proyecto próspero? En mi experiencia, habiendo liderado más de 200 proyectos públicos de diversa complejidad, no puedo pensar en una sola ocasión en la que la respuesta a esa pregunta no haya sido: "personas".

¿Por qué? En primer lugar, porque nadie puede influir por sí mismo. Un grupo de partes interesadas es vital para cualquier proyecto y debe estar en el centro de cualquier estrategia. Siempre que nos centramos en objetivos, dinero o horarios, debemos recordarnos que las personas son lo primero. Esto incluye buenos líderes, personal motivado, aliados internos, patrocinadores entusiastas y proveedores confiables. Y por supuesto, el público.

Así como las personas son la esencia de cualquier proyecto, la gestión de personas es el desafío más esencial que debe superar un gerente de proyecto. En mi experiencia, hay algunos obstáculos comunes que se pueden resolver con una planificación cuidadosa y principios de liderazgo esenciales.

Identifica a todos tus VIP

Este debería ser tu primer paso. Cree un mapa de partes interesadas. Asegúrese de conocer a todos los jugadores, desde los que ejercen el poder de tomar decisiones hasta los que realizarán las tareas más pequeñas. Asegúrese de comprender los intereses de todos los miembros de la cadena de mando. Pregúntese qué beneficios aportará el proyecto a cada uno de ellos.

¿Qué impacto real quiere tener y qué lo justifica?

Como parte de la estrategia de Gobierno Abierto de la Ciudad de Buenos Aires en 2020, creamos Covid-19 en Datos, una plataforma de datos abiertos desarrollada a través del trabajo conjunto de varias áreas para recopilar, actualizar y mostrar información sobre el manejo de la pandemia en la ciudad.

Era un proyecto enorme sobre un tema complejo y debía entregarse en un plazo ajustado. Sin embargo, la mayor demanda provino del liderazgo compartido que respalda el proyecto. Cada paso tuvo que ser validado por los jefes de las muchas áreas gubernamentales involucradas. Al final, pudimos alcanzar nuestra meta porque desde el primer día supimos reconocer a cada miembro.

Acuerde un objetivo común y un 'por qué' compartido

Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, es muy importante que comunique el 'Por qué' en el corazón de su proyecto. ¿Qué impacto real quiere tener y qué lo justifica? La narración de historias puede ser útil aquí. Esto inspirará a sus partes interesadas desde el principio. Las grandes ideas surgen cuando el cerebro y el corazón se fortalecen.

Alimentar el 'por qué' de su proyecto requiere que mantenga informadas a las partes interesadas a lo largo de su viaje juntos. La comunicación clara y frecuente es vital, así que invierta tiempo en hablar con su gente y, lo más importante, en escucharlos. Descubra sus valores compartidos. Conozca sus aspiraciones, así como sus miedos, por lo que todos están tratando de lograr. Esto creará una cultura de equipo que podrá defenderse del cinismo y resistir la fatiga.

Articular tareas y responsabilidades

Uno de los problemas más comunes en la gestión de proyectos es tener miembros del equipo que no saben lo que se espera de ellos, o que no saben que comparten tareas superpuestas con otros y, por lo tanto, carecen de un sentido de la operación completa. Una hoja de tareas con responsabilidades detalladas y plazos puede ayudar a reconstruir esto para aquellos en quienes usted confía.

Durante las semanas que desarrollamos Covid-19 en Datos, mantuvimos reuniones diarias con los jefes de equipo precisamente para evitar malentendidos sobre quién tenía asignado qué tareas.

Celebre los logros

Los gerentes de proyecto llevan vidas ocupadas, y lo único que terminamos olvidándonos de hacer es celebrar nuestro éxito. Como gerente de proyecto, debe reunir a sus partes interesadas y observar realmente la importancia de lo que ha logrado. Si un proyecto es lo suficientemente grande, puede incluso publicar sus resultados en la prensa o en una publicación académica. Pero incluso si el logro es pequeño, reúna a su gente de todos modos. Una victoria es una victoria y merece su momento.

Aprenda lecciones en equipo

Por obvio que parezca, no todos los aspectos de un proyecto funcionarán según lo planeado. Así es la vida, y como líderes podemos elegir cómo queremos lidiar con el fracaso. Storytelling nos motiva en las primeras etapas esperanzadoras de un proyecto. También nos ayuda cuando nos encontramos con abrevaderos. Solía ser muy duro conmigo mismo cada vez que calculaba mal una decisión. Las historias que solía contarme a mí mismo no ofrecían mucho en cuanto a un rayo de luz o un impulso para recuperarse.

Con el tiempo, descubrí que cada error se puede convertir en un aprendizaje grupal invaluable.

Hace algunos años, mi equipo y yo tuvimos la tarea de renovar las cafeterías de la Cámara Nacional de Diputados en Buenos Aires. Se trataba de espacios antiguos y en desuso con los que se pretendía crear espacios donde se pudieran dar encuentros políticos cara a cara. El proyecto fue divertido y parecía fácil. Nuestro equipo estaba familiarizado con las cafeterías y la forma en que operan. Probablemente por eso no pensamos que la gestión de las partes interesadas fuera importante en esta ocasión. Trabajamos con arquitectos para construir espacios modernos y atractivos, con mesas altas y taburetes y mostradores nuevos.

Las mesas y los mostradores eran demasiado altos. No solo eran incómodos, sino también inaccesibles para muchas personas para quienes habían sido construidos. Nos olvidamos de hacer lo más simple, más obvio y más importante de todo: pedir a los usuarios y los camareros lo que necesitaban.

Con el tiempo, descubrí que cada error se puede convertir en un aprendizaje grupal invaluable.

El error que cometimos en las cafeterías nos enseñó a llegar a todos los actores involucrados en cada proyecto y nunca a asumir sus necesidades u opiniones.

La razón número uno para construir relaciones sólidas con las partes interesadas es que los proyectos públicos se tratan de personas, personas que trabajan duro para mejorar la vida de otras personas. Después de todo, de eso se trata el servicio público. - Florencia Romano

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(Crédito de la imagen: Unsplash)