La Navidad pasada, los servidores públicos en Dinamarca recibieron un calendario de adviento con un giro inusual.

En lugar de un dulce o regalo diario oculto, cada ventana ocultaba un desafío, idea o actividad que los impulsaba a usar la innovación en su trabajo diario. Durante un mes, el personal del gobierno utilizó nuevas palabras, celebró reuniones en nuevos lugares o analizó problemas de nuevas maneras.

"Todos corrían por ahí haciendo pequeños cambios en los hábitos de comportamiento", dice Thomas Prehn, el arquitecto del proyecto. La idea detrás del calendario, explica, era cambiar el enfoque de toda una organización utilizando objetos tangibles y pequeños empujones. “El calendario de adviento sería el artefacto. Entonces tienes comportamientos específicos detrás de la puerta. Tienes la redacción, la narrativa, el vocabulario. Y así es como impulsamos una cultura ”, dice.

"Así es como impulsamos una cultura"

Prehn es el jefe de MindLab , el laboratorio de innovación gubernamental existente más antiguo del mundo. Integrado en cuatro departamentos y un ministerio, está trabajando para cambiar la forma en que funciona el gobierno, impulsando a los empleados a generar nuevas ideas y al gobierno para implementarlas. Un proyecto reciente, por ejemplo, reunió a un pequeño grupo de servidores públicos durante diez días de desarrollo acelerado de políticas sobre problemas relacionados con la reforma del empleo. En diez días cortos, el equipo desarrolló seis ideas: presentadas directamente a los tomadores de decisiones, tres fueron llevados a la fase de creación de prototipos. "Lo separamos de la jerarquía tradicional", dice Prehn. "Vemos cada proyecto que hacemos como una placa de Petri para ser pioneros en nuevas formas de trabajar en el sector público".

Cuando comenzó hace quince años, la historia de MindLab era inusual. Pero hoy es uno de un número creciente de laboratorios de innovación en el gobierno. El grupo de expertos británico Nesta ha estimado que uno abre en algún lugar del mundo cada mes .

Uno de los otros programas más interesantes se encuentra en el estado australiano de Victoria. Aquí, un fondo de innovación del sector público actúa como capital de riesgo para nuevas soluciones a problemas sociales. Las organizaciones que trabajan dentro o con el sector público pueden ganar entre US $ 40,000 y $ 300,000 en fondos, así como un amplio apoyo y desarrollo de un equipo de expertos.

"Si las personas no son propietarias, es difícil tener escalabilidad"

Sam Hannah-Rankin, Directora de Innovación del Sector Público de Victoria, cree que la intervención temprana y el apoyo intensivo han sido críticos para el éxito del proyecto, así como el apoyo y el entusiasmo de los propios trabajadores del sector público. “Estamos realmente interesados en enfocar nuestros recursos en aquellas áreas del gobierno que tienen el impulso de comprometerse y probar algo diferente. Si las personas no son propietarias, es difícil tener escalabilidad y replicabilidad ”, explica. "Realmente necesita estar integrado en esa organización donde terminará viviendo".

De todos sus logros, el equipo de Victoria dice que un sistema para recopilar información en casos de violencia familiar es uno de los más importantes. El proyecto creó una aplicación que permite a las mujeres recolectar información de manera segura para asegurar una orden de protección, y recolecta videos y testimonios fotográficos para ser usados en la corte. El proyecto comenzó pequeño, preguntando a las mujeres qué necesitaban y ajustándolo según sus comentarios. A medida que se introdujo gradualmente el sistema, los trabajadores judiciales, los jueces y los oficiales de policía se acostumbraron a los nuevos procesos, por lo que cuando llegó el momento de ampliarlo, ya se había probado e incorporado.

"El proceso de implementación fue mucho más fácil, porque todos los involucrados en él habían podido usarlo y comprarlo", dice Hannah-Rankin. Si la innovación se hubiera introducido primero a nivel nacional, dice, el proceso habría buscado primero la aprobación no de los usuarios sino de los tribunales y los estrategas de alto nivel, un proceso más lento y menos receptivo.

"Las nuevas empresas pueden quemar mucho dinero, el sector público no puede"

Pero la mentalidad de inicio no puede ser adoptada por el sector público al por mayor, principalmente debido a dos cosas: riesgo y dinero.

“Puedes tener nuevas empresas que queman mucho dinero. Pero si se quema mucho dinero en el sector público, entonces es dinero de los contribuyentes ”, explica Prehn. Cuando los proyectos se prueban y prueban en público, siempre existe el riesgo de que las cosas salgan mal, y un titular condenatorio es un problema grave cuando respondes, incluso indirectamente, a los votantes. Prehn dice que instituir el cambio se vuelve más difícil más arriba en la jerarquía. "Hay mucha resistencia en probar cosas nuevas, cuando no sabemos cuáles serán los posibles resultados", dice.

Entonces, ¿cómo evitar eso? En Mindlab, cambiar el comportamiento a nivel del suelo, a través de iniciativas como el calendario de adviento, por ejemplo, es importante, pero también lo son los cambios organizativos y estructurales, alentados a través de enfoques como el proyecto prototipo de diez días. "Estamos cambiando el vocabulario y la narrativa y también el comportamiento ... Hay que cambiar las condiciones propicias", dice. “Como gobierno nos hemos visto a nosotros mismos como algo que regula y administra. Pero cuando ve secretarias permanentes que hablan sobre el sector público, dicen que deberían estar habilitando y facilitando ser más un proveedor de servicios ”.

"A menudo es como: 'está bien, hagamos algo de innovación'"

Hannah-Rankin, por su parte, cree que controlar el riesgo es clave. “Nuestros modelos de financiación están muy cerrados y organizados. Es muy estricto asegurarse de que el proyecto tenga un buen terreno antes de llegar demasiado lejos ”, dice ella.

“La innovación es a menudo algo así como : 'está bien, vamos a hacer algo innovador' en lugar de responder a las prioridades y necesidades reales. Pero tiene que ser útil y para ser útil tiene que ser usado. Debe desarrollarse en los rigores del mundo real. Si no está siendo utilizado por las personas que viven su modelo y desafío, no tendrá una longevidad genuina ”.