Cosa fare quando la cultura organizzativa frena la performance

Questo articolo è stato scritto da Israel Pastor, capo dello staff del Segretario permanente della Giustizia in Spagna ed esperto di leadership nel settore pubblico. È anche l'ex direttore del Centro de Estudios Jurídicos.

Ogni organizzazione ha una propria cultura. Anche se non è possibile effettivamente vederla, risiede nel modo in cui i suoi membri lavorano, nel modo in cui agiscono e nelle loro reazioni a compiti e problemi. Nella pubblica amministrazione, la cultura organizzativa è rafforzata da rigide regole scritte.

In tutto il continente europeo il diritto amministrativo è una sorta di sistema operativo molto efficace per il governo. In questo mondo ideale, i funzionari pubblici che agiscono secondo la legge si preoccupano di svolgere in modo efficiente i compiti di governo per il bene comune. Dobbiamo ammettere che la realtà non è proprio questa.

Il diritto amministrativo è di solito piuttosto inflessibile. Ma è tangibile. È possibile adattarsi a esso e, a volte, persino cambiarlo e migliorarlo. In questo modo, possiamo evitare di creare una cattiva burocrazia. Ma i tempi richiedono urgentemente qualcosa di più.

Il settore pubblico deve ora coordinare i piani di recupero dopo la pandemia. In alcuni Paesi, il diritto amministrativo è stato modificato per alleggerire il carico di lavoro e facilitare il corretto utilizzo dei fondi. Sarà all'altezza del compito?

La pandemia di Covid-19 ha spinto molte organizzazioni pubbliche ad adottare una vera e propria trasformazione digitale. A questo si affianca la richiesta di regole migliori e più intelligenti e, soprattutto, di decisioni organizzative migliori. I cittadini vogliono servizi pubblici agili e accessibili, un supporto amministrativo snello ed efficiente.

Non riuscirete a ottenere un cambiamento da soli.

La cultura rende ancora più difficile** l'adattamento delle organizzazioni che non il diritto amministrativo. Di certo, questo fornisce sicurezza e tranquillità ai membri di un'organizzazione, che sanno cosa fare e cosa aspettarsi l'uno dall'altro.

L'ho visto molte volte: le nuove reclute entrano in un ministero e si adattano rapidamente a ciò che vedono. Non importa quanto siano motivati, non importa quanto abbiamo bisogno di loro per portare una ventata di aria fresca nell'organizzazione. Si inseriscono presto nel contesto e perdono lo slancio per apportare cambiamenti. I manager pubblici devono cercare di evitare che i nuovi talenti perdano l'entusiasmo per l'innovazione.

Il cambiamento culturale richiede pazienza

Il cambiamento della cultura organizzativa richiede tempo. Non è qualcosa che si può semplicemente pianificare. Se volete vedere dei cambiamenti a lungo termine, nellamia esperienza, non dovreste aspettarvi una trasformazione completa. Piuttosto, potrete considerarvi fortunati se riuscirete a ottenere un cambiamento parziale.

Cambiare la cultura richiede determinazione

Bisogna considerare la resistenza delle persone al cambiamento. Spesso l'entrata in vigore di una nuova norma non è sufficiente. È necessaria una buona comunicazione: dalle riunioni, ai promemoria, ai post sull'intranet, ai colloqui individuali. Qualsiasi cosa, in realtà, per trasmettere l'importanza dei nuovi metodi o delle nuove procedure.

Di solito è meglio anticipare la resistenza comunicando e spiegando il cambiamento proposto. Ma è più importante pensare agli incentivi che si possono fornire per incoraggiare le persone a sostenere il cambiamento. È più probabile che le persone mostrino un atteggiamento positivo nei confronti di un nuovo compito scomodo quando questo viene spiegato loro in termini chiari e viene offerto un qualche tipo di incentivo. In Spagna conosciamo tutti l'importanza strategica del Piano europeo di ripresa e resilienza. Ma quali incentivi personali abbiamo per lavorare più ore? Non dimentichiamo che questi incentivi non sono sempre legati all'aumento di denaro.

Cambiare la cultura richiede supporto

Non riuscirete a ottenere un cambiamento da soli. Ogni volta che voglio attuare dei cambiamenti a lungo termine per migliorare le performance, mi assicuro di avere il sostegno dei miei superiori. Il vostro capo deve essere completamente d'accordo, perché è prevedibile un certo grado di agitazione e turbamento all'interno del team. È molto importante, e non solo perché può far saltare i vostri piani ben studiati. Quando si ricopre un incarico pubblico, l'intera situazione può diffondersi nei media e minare la leadership.

Ho visto spiragli di vero cambiamento culturale in tutte le cose che faccio, grandi e piccole, nel servizio pubblico. Alcuni di questi sono cambiamenti avvenuti anche in me stesso. Non convoco una riunione quando posso comunicare con un'e-mail. Mi attengo alle scadenze, per segnalare l'importanza delle performance. Faccio parte della stessa organizzazione di chi è meno incline al cambiamento. In qualità di funzionario di alto livello, posso inviare messaggi positivi sul cambiamento e, in alcuni casi, posso iniziare a rimuovere gli ostacoli che lo impediscono.

I dirigenti del servizio pubblico devono essere convinti che i benefici del cambiamento superino i costi derivanti dalla resistenza ad esso. Con pazienza, determinazione, sostegno e un po' di fortuna, potete cambiare la cultura della vostra organizzazione.

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(Image Credit: Unsplash)