Come introdurre i metodi di lavoro agili nel vostro team

Questo articolo è stato scritto da Sam Roberts, responsabile di Open Government presso il Dipartimento britannico per il digitale, la cultura, i media e lo sport (Department for Digital, Culture, Media and Sport, DCMS).

I valori di trasparenza, responsabilità e partecipazione sono alla base del concetto di Open Government. Queste idee - che ci impongono di essere aperti sul nostro lavoro, di invitare in modo proattivo a esprimere pareri e opinioni e di garantire che, ove possibile, le evidenze alla base delle decisioni siano rese disponibili - sono alla base anche del nostro lavoro di funzionari pubblici.

L'impegno per l'apertura e la trasparenza può manifestarsi in vari modi, dalla pubblicazione di dati in formati aperti alla realizzazione di consultazioni pubbliche formali e informali per raccogliere opinioni e pareri. Ma che dire del nostro modo di lavorare? Come possiamo assicurarci di incarnare questi concetti ogni giorno nel modo in cui svolgiamo i nostri compiti?

Utilizzare la metodologia Agile al di fuori della bolla tecnologica

Ispirati dal settore tecnologico, i team che sviluppano e offrono servizi digitali (digital delivery) sperimentano da tempo approcci agili alla progettazione e allo sviluppo, utilizzando metodologie che coinvolgono il personale in una modalità trasparente e collaborativa, consentendo una rapida generazione di concetti, la definizione dei ruoli, la definizione degli obiettivi e flussi di lavoro gestibili.

La metodologia Agile è un approccio profondamente pratico che può funzionare solo quando i colleghi sono solidali e allineati con i principi di trasparenza e responsabilità, disposti a condividere i loro progressi e a imparare dagli insuccessi.

Sebbene questi approcci abbiano dimostrato di funzionare nei contesti digitali, ci sono molti aspetti che possono essere utilizzati nello sviluppo delle politiche. Inoltre, gli approcci agili possono essi stessi incarnare i principi dell'open government rendendo visibile la quantità di "lavoro in corso" (trasparenza), esplicitando i comportamenti attesi dal team e costruendo strutture per consentire la supervisione (responsabilità) e inoltre rendendo visibile il flusso di lavoro in modo che tutti i membri del team siano coinvolti (collaborazione).

Pur riconoscendo che non tutti gli approcci agili sono adatti a tutti i team e che esiste un'enorme varietà di prodotti politici e culture di team diversi, all'interno di Scrum e Kanban sono presenti idee che spesso si traducono in benefici visibili e che aiutano il personale a destreggiarsi in progetti e situazioni complesse e talvolta difficili.

Casi d'uso dei dipendenti pubblici

Agile è un termine usato spesso per descrivere un'ampia varietà di situazioni e stili di lavoro. A mio avviso, il lavoro agile è un approccio profondamente pratico che può funzionare solo quando i colleghi sono solidali e allineati con i principi di trasparenza e responsabilità, disposti a condividere i loro progressi e a imparare dagli insuccessi.

È possibile combinare Kanban e Scrum in modalità che funzionano per particolari team e flussi di lavoro. Due esempi:

Scrum per progetti trasversali

Per realizzare efficacemente un lavoro trasversale a più dipartimenti e agenzie è importante dividere i compiti, impegnarsi strategicamente e sviluppare proposte e narrazioni generali in un pacchetto coerente.

Scrum è un approccio agile che prevede riunioni di pianificazione quindicinali per stabilire la priorità delle unità di lavoro da un ampio backlog di compiti da completare in un periodo di tempo definito. Alla fine di questo periodo di tempo (spesso due settimane) si tiene una sessione retrospettiva per esaminare i progressi e trarre insegnamenti dai successi/fallimenti della fase di timeboxing (detta anche "sprint").

Lo sviluppo del quarto Piano d'azione nazionale OGP del Regno Unito nel 2018/19 ha comportato tre elementi:

• coinvolgimento degli stakeholder;
• sviluppo dei contenuti;
• consolidamento.

Per raggiungere questi obiettivi era importante utilizzare una struttura agile che potesse essere riadattata rapidamente per tenere conto dei cambiamenti del panorama e della disponibilità variabile delle parti interessate. Grazie ai controlli regolari e alla visualizzazione del lavoro in modo accessibile, è stato possibile comprendere rapidamente lo stato attuale della realizzazione e segnalare i problemi che stavano emergendo, impedendo alle attività di raggiungere lo stato finale di completamento.

L'approccio ha permesso di accelerare i tempi di realizzazione delle parti costitutive del Piano d'azione nazionale e ha consentito all'équipe di verificare sezioni distinte con le controparti del governo e della società civile in modo reattivo e tempestivo. Sviluppando i singoli componenti, un team di quattro persone è riuscito a realizzare un prodotto finale molto più rapidamente rispetto alle iterazioni precedenti, concentrandosi sulle parti costitutive e riunendole in un documento finale consolidato, piuttosto che lavorare come se si trattasse di un unico pezzo (longform).

Kanban per la ridefinizione delle priorità urgenti

I funzionari possono talvolta essere chiamati a rispondere a situazioni impreviste. In un team di policy tradizionale, questo può avere un impatto significativo sulla produttività, in quanto parti significative del team vengono distolte dal lavoro principale, lasciando a chi resta il compito di ridefinire le priorità o di mettere in pausa il lavoro critico.

Kanban è un metodo di lavoro che è stato implementato per la prima volta nelle fabbriche come metodo per tracciare la fornitura di componenti nella produzione per garantire rifornimenti rapidi e tempestivi. In un contesto d'ufficio si può applicare lo stesso approccio e la moderna implementazione di Kanban consiste nell'avere un riferimento visivo che trasmetta facilmente la priorità, l'interdipendenza e il proprietario responsabile del lavoro in corso. Kanban è anche un ottimo modo per sensibilizzare i team, rendendo gli uni e gli altri consapevoli delle responsabilità e dei compiti attraverso la visualizzazione del flusso di lavoro.

In situazioni di risposta rapida, questo aiuta a ridefinire le priorità e a spostare la capacità con breve preavviso. I funzionari che lavorano in modo isolato spesso decidono autonomamente cosa è o non è urgente. Ma, utilizzando Kanban, il personale è in grado di prendere decisioni collettivamente per evitare il rischio che il lavoro ad alta priorità venga dimenticato.

Il principio fondamentale della sensibilizzazione,della chiarezza delle priorità e del flusso di lavoro è applicabile anche al contesto politico.

In un sistema Kanban, le attività possono inoltre essere suddivise in modo che la responsabilità ricada sul team, piuttosto che sui singoli individui. In questo scenario, i funzionari possono suddividere il lavoro in compiti gestibili e assegnarli a chi ha capacità. L'utilizzo della tecnologia a cui abbiamo accesso ci permette di fare tutto questo da remoto in modo che, anche quando i team sono fisicamente distanti, possano comunque vedere le priorità di lavoro e allocare le risorse in modo appropriato. Questo approccio significa anche che i funzionari con capacità possono essere coinvolti nel processo, liberando chi lavora con scadenze incombenti per risultati di alto profilo.

Non credete a chi vi dice di no

All'interno di un team, la realizzazione degli obiettivi e i principi di trasparenza e responsabilità sono di competenza del team stesso.

Si tratta di un aspetto cruciale per qualsiasi funzione di gestione del progetto, in quanto spetta a tutti contribuire al raggiungimento degli obiettivi concordati. Poiché è responsabilità del project manager o dello Scrum master registrare i progressi e tenere le varie riunioni per firmare e definire i flussi di lavoro, spetta al team più ampio partecipare attivamente a tali riunioni e garantire che il proprio lavoro e la propria priorità siano compresi dai colleghi. Essendo chiari sulle azioni e sui proprietari e presentando il tutto in modo facilmente comprensibile per i colleghi del team e del dipartimento, la resilienza e la prioritizzazione del lavoro migliorano in modo significativo.

I metodi di lavoro trasparenti sono applicabili a qualsiasi compito, indipendentemente dalla sua natura. Spesso sento dire che l'agilità non funziona in un contesto politico e che la natura dinamica dello sviluppo di una politica significa che l'applicazione di framework, cerimonie, retrospettive e piani quindicinali sono ridondanti e inappropriati. Anche se questo può essere vero in alcuni casi, il principio fondamentale di essere aperti e chiari sulle priorità e sul flusso di lavoro è ancora applicabile, al fine di ridurre le duplicazioni e creare un senso condiviso di proprietà e responsabilità in tutto il team.

Spesso discutiamo di concetti come trasparenza, responsabilità e partecipazione esclusivamente in astratto ma, adottando pratiche in cui questi valori sono radicati, appare chiaro che essi sono applicabili tanto al lavoro quotidiano quanto allo sviluppo di politiche di alto livello. Come dipendenti pubblici dovremmo sforzarci di essere aperti e chiari in tutto ciò che facciamo; mettendo veramente in pratica questi principi, rendiamo i nostri luoghi di lavoro inclusivi, i nostri colleghi più informati e la qualità del nostro lavoro dimostrabilmente migliore.

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(Image Credit: Unsplash)