El jefe del laboratorio de innovación gubernamental más antiguo del mundo dice que las ideas actuales de moda del pensamiento de diseño , la experiencia del usuario y la creación rápida de prototipos ya están desactualizadas, y en su forma actual no ayudarán al estado a hacer frente a la creciente presión sobre nuestras sociedades.
En una entrevista incisiva y franca , Thomas Prehn, Jefe de Innovación del MindLab de Dinamarca , le dijo a Apolitical: "Si lo que hacemos es tener algún significado o impacto, debería ser mucho más grande". Y no estoy hablando de un presupuesto mayor '.
Más grande, en la mente de Prehn, significa personas: cambiando la mentalidad y la cultura de hombres y mujeres en todo el gobierno. "Estoy tratando de ver si hay más aliados", dijo, hablando de su último proyecto experimental, LabRats, lanzado hace quince días. Su objetivo es conectar a los servidores públicos innovadores en los departamentos principales entre sí, y usarlos como cabezas de puente para propagar una cultura institucional totalmente nueva.
Si no se produce un cambio radical, dijo, los gobiernos estirados se encontrarán proporcionando no "más por menos" sino "peor por menos".
Prehn quiere proporcionar 'diferente por menos'. Tiene la intención de que MindLab, que fue pionera en llevar las herramientas de innovación al gobierno, ahora sea pionera en difundir la mentalidad de innovación en todo el gobierno. Para establecer este desafío en contexto, la encuesta anual de empleados del gobierno de los EE. UU. Encuentra regularmente que solo alrededor del 35% piensa que sus agencias recompensan la creatividad y la innovación.
Las lecciones y los límites del laboratorio.
Desde que Dinamarca creó MindLab en 2002, han surgido docenas de equivalentes en todo el mundo, desde el OPM Innovation Lab en Washington hasta el Laboratorio Para La Ciudad en la Ciudad de México, La 27e Région en Francia y The Human Experience Lab en Singapur.
El trabajo de estos laboratorios generalmente consiste en desarrollar rápidamente soluciones a un problema particular en colaboración con el departamento principal responsable de ello.
Por ejemplo, MindLab trabajó en la iniciativa 'Away With Red Tape' del gobierno danés, que tiene como objetivo simplificar y digitalizar los tratos con el estado, como las declaraciones de impuestos o las solicitudes de beneficios después de una lesión industrial.
](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/3n7WqCD5DIwp5T3kwjh5do/8bb1b586706545e899707af73a354c24/mindlab_fieldwork.jpg) El trabajo de campo de MindLab
Los métodos que usaron son típicos de estos laboratorios: primero entrevistaron a personas sobre por qué no estaban usando los servicios en línea, incluso cuando eran lo suficientemente jóvenes como para ser nativos digitales. Al hacerlo, MindLab identificó qué cambios mejorarían la experiencia del servicio de estas personas. Lejos de relacionarse con las métricas tradicionales, como el tiempo necesario o la cantidad de reglas, MindLab descubrió que estos cambios eran cosas como dar a las personas una idea más clara de cómo se manejarían sus casos; mejorar la usabilidad de los sitios web; y coordinar a todos los que trabajan en un caso particular para que el ciudadano no se confunda al pasar de un funcionario a otro.
Hemos llegado a un punto en el que si haces más por menos, la calidad será menor
La reorientación a la experiencia del usuario y la creación de prototipos iterativos es demostrablemente efectiva. Pero MindLab solo tiene alrededor de 20 empleados, mientras que los ministerios y municipios con los que trabaja tienen alrededor de 20,000. Por lo tanto, su capacidad para efectuar cambios está muy limitada. Prehn se refiere a los métodos del laboratorio como ideas de 'segunda generación'. Prehn cree que los próximos cambios en el gobierno, la tercera generación, tendrían que venir inculcando los métodos y enfoques de MindLab en esos ministerios para que puedan hacerlo por sí mismos.
Esto se necesita con urgencia porque, 'La agenda, al menos en Dinamarca y yo también lo sé en varios países europeos, es "Más por menos". Tenemos que proporcionar más servicios por menos dinero porque el sistema de asistencia social está bajo mucha presión, y creo que hemos llegado a un punto en el que si desea hacer más por menos, la calidad será peor.
"Creo que debería poder hacer diferentes por menos, y eso requiere una nueva forma de pensar, una nueva cultura dentro de la administración pública y un liderazgo que cuide las diferentes ideas. No estoy diciendo ideas locas, solo enfoques diferentes, y eso al menos les permitirá vivir un poco más de lo que lo hace hoy. De lo contrario, verá "Más por menos", pero también será "Peor por menos".
La mala estructura conduce a la mala cultura.
Las barreras para el trabajo creativo e innovador generalizado que los líderes en el campo mencionan constantemente son dobles: estructurales y culturales.
La primera será familiar para cualquiera que trabaje para el estado: una nueva iniciativa debe pasar por tantas etapas de aprobación y pasar tantas capas de supervisión que el proceso puede obstaculizarla. Como dice Prehn, 'Que tenemos que tener en cuenta todo lo que hacemos ata nuestras manos para probar cosas nuevas. Y ayudar a poner ese proceso experimental o iterativo en la forma en que trabajamos, pero es muy contra-intuitivo para este sistema.
'Porque en el momento en que dices: "Esto no es algo real, es solo algo que estamos probando", el tipo que realmente tiene que decidir, el secretario permanente o el ministro, no se preocuparán por eso porque Todavía no es real. Y no podrás publicarlo en el mundo. Pero para hacer una prueba beta, debe hacerlo público, y luego ya debe ser considerado ''.
El sistema beneficia a los que cumplen con el sistema.
La creencia de Prehn es que la experiencia y la comprensión que se necesitan para crear cosas nuevas a menudo existen en la base de la pirámide administrativa. El problema estructural es que esas personas no tienen suficiente libertad para actuar fuera de lo esperado. 'Nunca será un experimento una vez que llegue a la cima porque ha pasado por tantas puertas que cada pequeña innovación simplemente se saca de ella. Y luego tienes algo muy directo, algo que se alinea totalmente con lo que el secretario permanente probablemente podría haber inventado solo.
](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/3C7nhWsbitE9sqhVswIXnb/8635a4de3ea5e96cc621ab3b81eddb08/mindlab_brenton.jpg) MindLab en discusión
Lo que ha crecido en torno a esa estructura es una cultura que el Sr. Prehn caracteriza por su profunda aversión a los errores. 'El miedo al fracaso es dominante. Y es porque la forma en que pensamos del fracaso es incorrecta. Si tiene un documento circulando dentro de la administración, y es solo una hipótesis, ¿podemos hacer esto de una manera diferente a lo que hicimos antes? - y resulta que no es correcto, se ve como un fracaso. Pero para mí no es un fracaso, solo está probando cosas nuevas.
"Pero eso es todo, experimentar en el corazón de la innovación, saber que es un proceso iterativo". Si tiene que hacer una reforma completa, comience con algo pequeño, tenga una gran visión pero comience con algo pequeño y solo obtenga algunos aprendizajes y luego impleméntelos gradualmente en lugar de tener esa única gran oportunidad.
'Y el tipo de sistema beneficia a los que cumplen con el sistema. En ese sentido, si eres una mujer o un hombre ambicioso, cumplirás. Y una vez que cumple, pierde al menos la innovación disruptiva y radical, y luego solo tiene una pequeña innovación evolutiva ''.
Las ratas de laboratorio
Prehn, que tiene experiencia en consultoría sobre innovación para clientes corporativos y para el sector público, no cree que la capacitación sea de mucha utilidad. "No creo que puedas hacer un programa de capacitación y luego la gente es innovadora". Realmente se trata de una mentalidad y un enfoque más que de habilidades ''.
Él ve un desarrollo claro en esta mentalidad y su difusión. La primera generación de MindLab fue 'el lugar loco. Bajaste como funcionario, te aflojaste la corbata, te quitaste la chaqueta e hiciste locuras como ... lluvia de ideas. El primer período fue sobre la introducción del lado creativo del trabajo. Y luego, con la innovación impulsada por el usuario y el pensamiento de diseño, se volvió más profesional, más un proceso que un método. Esa es la segunda generación. Y ahora ha llegado el momento de que se convierta en una cultura '.
](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/20XjRykgxuQFR2KpFD3FMR/1d586314d2bc931ba443aa7aa384373b/mindlab_egg.jpg) Una sala de trabajo de MindLab, con forma de huevo
Su nuevo prototipo, LabRats, tiene como objetivo propagar esta cultura mediante la conexión de personas innovadoras en otros departamentos. MindLab ha elegido e invitado a 25 personas hasta ahora en esta red, en parte debido a la constatación de que un elemento crucial de cualquier proyecto exitoso es encontrar aliados en el interior de las organizaciones madres.
Estas primeras 25 personas reclutarán la próxima ronda de LabRats. Todos los LabRats se nutrirán con nuevas ideas, charlas y reuniones, y al compartir enfoques entre sí. Pero cada uno también tendrá una línea directa con MindLab para que puedan pedir ayuda con lo que están trabajando.
'Entonces, en lugar de que un consultor en MindLab tenga quizás cinco proyectos, puede tener unos diez o quince proyectos. Y luego puedes escalar. Así que creo que tener más personas trabajando como nosotros, más personas en contacto con los procesos de diseño y pensamiento, creo que esa es otra forma de difundir la cultura como práctica cultural y liderazgo ''.
**Las ratas en el extranjero
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MindLab ya tiene una red de otras organizaciones con las que trabaja en todo el mundo, y su jefe de investigación, Jesper Christiansen, quiere aplicar un principio similar de integrar a las personas para fomentar una mayor innovación.
Por el momento, colabora con organizaciones como la Cruz Roja, el PNUD y una gran cantidad de laboratorios públicos de innovación. MindLab tiende a trabajar con esas organizaciones en procesos inculcadores que fomentan la innovación, en lugar de proyectos de primera línea. Así, por ejemplo, ha organizado talleres para el Fondo de Desarrollo de las Naciones Unidas, que ayudaron a los países de Europa del Este a establecer sus propios laboratorios de innovación.
Christiansen dice: `` Un aprendizaje ha sido que nos reunimos con otros servidores públicos innovadores y profesionales de laboratorio de todo el mundo, por ejemplo en conferencias, y tenemos conversaciones interesantes, pero en lo que siempre estamos de acuerdo es que realmente queremos que sea posible para hacer algo juntos realmente.
'Lo que me gustaría ver es la posibilidad de tener a alguien a bordo durante el tiempo suficiente para incorporar sus ideas. Así que imagina a alguien trabajando en Canadá en el campo de la discapacidad mental, haciendo un trabajo realmente interesante. Sí, podemos ver esa idea y decir, intentemos llevarla a cabo en Dinamarca. Pero en términos de hacer que eso suceda, pensar en cómo funcionaría en este contexto, qué necesitaríamos para escalarlo, el proceso, todo eso, siempre hay una subestimación de los recursos que necesita para que eso suceda ''.
Christansen, que acaba de pasar un mes con la agencia de diseño InWithForward y anteriormente pasó tres meses con NESTA en el Reino Unido, dice: "Una cosa en la que ciertamente puede invertir es liberar el tiempo de las personas para trabajar realmente entre ellos".
Proyecto X
La cultura y la mentalidad son, por supuesto, necesariamente amorfas, intangibles y difíciles de definir. Por lo tanto, MindLab también está probando algo llamado Proyecto X, que incita a los empleados a participar en acciones específicas que acumulativamente equivalen a esta mentalidad diferente.
En este momento, el Proyecto X se está probando, experimentando en la práctica, con los propios empleados de MindLab. Ha elaborado una lista de estas acciones, como 'Forrest Gump: Admita que no lo sabe todo y pídale a uno de sus colegas una visión especial', 'Viajero frecuente: Cambie dónde se sienta' o 'Globetrotter: Libro una reunión fuera de las instalaciones de MindLab '.
No es hacer un póster o diapositivas de PowerPoint
La forma en que funciona es que cada empleado recibió cuatro fichas. Para ganar puntos, tenían que llevar a cabo las acciones asociadas con las fichas que les habían sido asignadas. Al hacerlo, les trajo nuevas fichas, y sus puntos se registraron en un gráfico.
Aunque Prehn enfatiza que este todavía es un prototipo muy nuevo, dice: "No es hacer un póster o diapositivas de PowerPoint y decir: debes ser más innovador". No creo en ese tipo de forma de difundir una cultura. Tienes que pedirle a la gente que haga algo muy concreto. Tiene que ser algo que no puede evitar reconocer, así que, "¿Qué es esa cosa nueva en mi mesa?" Levante ese teléfono rojo y obtendrá una idea de un usuario, por ejemplo. Es algo que solo se mantendrá durante una o dos semanas, y luego lo quitará y lo repetirá, pero de una manera diferente, en una nueva forma física ''.
El mejor trabajo del mundo'
Prehn se unió al servicio público para hacerse cargo de MindLab hace solo diez meses. Antes de eso, cada vez que dirigía sesiones de capacitación para servidores públicos y 'hablaba de innovación, decían ... no conoces el mundo en el que estamos. Y yo estaba como, OK, entonces, lo intentaré. '
Aunque enfatiza que sus experimentos aún están en su infancia y que los desafíos son enormes, dice: 'Me encantaría cambiar la forma en que trabajamos en el sector público para ser mucho más ágiles y adaptativos e iterativos y experimentales para ser mucho mejores servicio público y tener un mejor sistema de bienestar y para proporcionar mucho más valor para los ciudadanos y las empresas. Esa es realmente la razón por la que estoy en eso y eso es, creo que es justo decirlo, una ambición bastante grande. Pero al menos estoy dando mi mejor tiro.
'Creo que es muy divertido. Creo que tengo el mejor trabajo del mundo. Creo que hacemos cosas importantes todos los días y es algo que se relaciona con casi todos los ciudadanos todos los días. Y creo que es muy gratificante. Por supuesto, no es el trabajo más fácil del mundo en términos de cambiar la forma en que funciona el sistema, pero para mí ese es el desafío. En unos años veremos quién ganó la batalla.
Sigue a Thomas Prehn en Twitter .
(Crédito de la imagen: MindLab)
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