Este artículo está escrito por Catherine Clasadonte, estudiante de MPP, Escuela Munk de Asuntos Globales y Políticas Públicas, Universidad de Toronto y Jonathan Craft, Phd. Profesor asociado y director fundador de Policy Ready, Munk School of Global Affairs and Public Policy, University of Toronto.

En enero, Policy Ready y el Instituto de Administración Pública lanzaron una nueva serie de estudios de casos de gobierno digital. Nuestro primer caso , sobre el que escribimos en Apolitical , se centró en la transformación digital del Programa de Asistencia Estudiantil de Ontario, donde destacamos la importancia del liderazgo político, los equipos interdisciplinarios y subrayamos las múltiples facetas de la transformación del gobierno digital, incluidas las interacciones entre la tecnología, políticas, programas, realidades políticas y operativas.

Como cualquiera que haga trabajo digital en el gobierno sabrá, no está exento de desafíos. Nuestro segundo caso, que se lanzará a finales de este mes, examina la premiada revisión digital del Registro Ambiental (ERO) de Ontario.

La plataforma ERO original se estableció en 1994, lo que la convierte en uno de los primeros servicios de consulta pública digital del mundo. Para 2017, el sistema en el que se basaba el ERO quedó muy desactualizado y el Gobierno de Ontario se embarcó en una ambiciosa reconstrucción.

Rediseño digital

Basado en entrevistas y un grupo focal con funcionarios clave involucrados en el rediseño de ERO, el estudio de caso destaca los altibajos de la primera aplicación completa del Estándar de Servicio del Gobierno Digital de Ontario . Demuestra el valor y los desafíos de la experiencia del usuario y pone a las personas en el centro de un proceso iterativo de resolución de problemas donde los programas y servicios se diseñan y prueban en tiempo real, con usuarios reales.

Al centrarse en las políticas, actos y reglamentos, y dejar los instrumentos (permisos y aprobaciones) y la migración del contenido existente hasta más tarde, el equipo pudo entregar un MVP que lanzó rápidamente el sitio al público en febrero de 2018

En el caso de la ERO, "el usuario" no era una entidad singular, sino que estaba compuesto por usuarios del gobierno tanto públicos como internos, los cuales eran grupos diversos, cuyas preferencias no eran conocidas de antemano. Durante la etapa de descubrimiento, por ejemplo, los resultados de la investigación de usuarios con una amplia variedad de usuarios potenciales del registro ayudaron al equipo a tomar decisiones importantes de diseño y accesibilidad.

Destacaron que los usuarios estaban frustrados no solo con la interfaz y las características del sistema ERO anticuado, sino también con la calidad general y la coherencia de las publicaciones públicas de registros. Además, los participantes internos explicaron que el diseño del registro existente estaba sesgado a los procesos y prioridades del ministerio del medio ambiente y no era fácilmente adaptable a otros ministerios.

Esto subraya la necesidad de que el trabajo digital sea consciente de las necesidades y experiencias de los usuarios y programas múltiples y, a menudo, competitivas.

Conseguir que su equipo esté a bordo

El caso proporciona una perspectiva más rica sobre cómo las unidades gubernamentales digitales como el Servicio Digital de Ontario (ODS) trabajan con socios en los ministerios y departamentos. En el caso, describimos cómo se formó y desplegó un equipo multidisciplinario compuesto por miembros de las SAO y el Ministerio de Medio Ambiente y Cambio Climático de Ontario (MECC).

El modelo de implementación brinda roles de equipo a miembros específicos de la organización en función de las habilidades individuales y las áreas de conocimiento y experiencia que se necesitan para la creación de un producto digital específico. De esta manera, los miembros del equipo MECC y ODS entraron al proyecto con diferentes perspectivas de los procesos de trabajo, expectativas y resultados de productos digitales.

El equipo integrado utilizó formas de trabajo ágiles que no estuvieron exentas de desafíos, dadas las instituciones, procesos y culturas de gobierno tradicionales.

Las prácticas, técnicas y enfoques reales en el corazón de lo digital ahora coexisten en el sector público más amplio que, para bien y para mal, tiene sus propias tradiciones y formas de trabajar.

Trabajar en sprints, con un gerente de producto y usar stand-ups y show and tell fueron clave para el éxito del equipo. Siguiendo metodologías ágiles, el equipo pudo lanzar más de 20 iteraciones del ERO sin ningún costo adicional, compartiendo su trabajo en presentaciones quincenales y presentaciones.

Al centrarse en las políticas, los actos y las reglamentaciones, y dejar los instrumentos (permisos y aprobaciones) y la migración del contenido existente hasta más adelante, el equipo pudo entregar un MVP que lanzó rápidamente el sitio al público en febrero de 2018.

Listo para la escala?

Este estudio de caso proporciona un análisis de los resultados finales y las principales lecciones aprendidas para organizar equipos digitales, trabajar con socios en el gobierno y sus alrededores, y las limitaciones y limitaciones del gobierno digital. Sin embargo, quedan preguntas importantes sobre cuán escalables se les da a estos enfoques y técnicas su intensidad de recursos y la discreción y autonomía que los ejecutivos y gerentes deben proporcionar a los equipos que realizan el trabajo.

A medida que los gobiernos de todo el mundo invierten recursos en el gobierno digital, nuestro objetivo al publicar este caso y toda la serie de estudios de caso Policy Ready / IPAC es resaltar lo que se requiere para que el trabajo digital funcione. Las prácticas, técnicas y enfoques reales en el corazón de lo digital ahora coexisten en el sector público más amplio que, para bien y para mal, tiene sus propias tradiciones y formas de trabajar.

Te invitamos a profundizar en este galardonado rediseño digital. El caso será de acceso abierto y también seguimos invitando a gobiernos y funcionarios a que se mantengan en contacto si desean participar en la serie de estudios de casos digitales del gobierno. - Catherine Clasadonte y Jonathan Craft

(Crédito de la imagen: Muerte a la foto de archivo)