O laboratório de inovação da Dinamarca está alcançando todo o governo

O chefe do laboratório de [inovação governamental] mais antigo do mundo (https://apolitical.co/flagship/government-innovation-and-leadership/) diz que as ideias da moda de design thinking estão na moda (https://apolitical.co/flagship/government-innovation-and-leadership/). co / solution_article / thomas-prehns-innovation-diary-design-sinking /), experiência do usuário e prototipagem rápida já estão desatualizados - e em sua forma atual, não ajudará o Estado a lidar com a crescente pressão sobre nossas sociedades.

Em uma entrevista incisiva e direta, Thomas Prehn, Chefe de Inovação do MindLab da Dinamarca, disse ao Apolitical, 'Se a coisa que nós fazer é ter algum significado ou impacto, deve ser muito maior. E não estou falando de um orçamento maior. '

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Maior, na mente de Prehn, significa pessoas: mudando a mentalidade e a cultura de homens e mulheres em todo o governo. "Estou tentando ver se há mais aliados", disse ele, falando sobre seu último projeto experimental, LabRats, lançado há quinze dias. Seu objetivo é conectar os funcionários públicos inovadores em departamentos regulares uns com os outros e usá-los como cabeças de ponte para propagar uma cultura institucional totalmente nova.

Se uma mudança radical não ocorrer, disse ele, governos sobrecarregados se verão fornecendo não "mais por menos", mas "pior por menos".

Prehn deseja fornecer ‘diferente por menos’. Ele pretende que o MindLab, que foi pioneiro em trazer as ferramentas de inovação para o governo, agora seja o pioneiro na disseminação da mentalidade de inovação em todo o governo. Para contextualizar esse desafio, a pesquisa anual com funcionários do governo dos EUA constata regularmente que apenas cerca de 35% acham que suas agências recompensam a criatividade e a inovação.

** As lições e limites do laboratório **

Desde que a Dinamarca criou o MindLab em 2002, dezenas de equivalentes surgiram em todo o mundo, do OPM Innovation Lab em Washington ao Laboratorio Para La Ciudad na Cidade do México, La 27e Région na França e The Human Experience Lab em Cingapura.

O trabalho desses laboratórios geralmente consiste no desenvolvimento rápido de soluções para um problema específico em colaboração com o departamento principal responsável por ele.

Por exemplo, o MindLab trabalhou na iniciativa do governo dinamarquês 'Fora com a burocracia', que visa simplificar e digitalizar as negociações com o estado, como declarações de impostos ou pedidos de benefícios após um acidente industrial.

](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/3n7WqCD5DIwp5T3kwjh5do/8bb1b586706545e899707af73a354c24/mindlab_fieldwork.jpg) trabalho de campo de MindLab

Os métodos que eles usaram são típicos desses laboratórios: primeiro, eles entrevistaram pessoas sobre por que não estavam usando os serviços online, mesmo quando eram jovens o suficiente para serem nativos digitais. Ao fazer isso, o MindLab identificou quais mudanças melhorariam a experiência do serviço dessas pessoas. Longe de se relacionar com as métricas tradicionais - como o tempo gasto ou o número de regras - o MindLab descobriu que essas mudanças eram coisas como dar às pessoas uma ideia mais clara de como seus casos seriam tratados; melhorando a usabilidade dos sites; e coordenar todos aqueles que trabalham em um caso particular para que o cidadão não se confunda sendo passado de um funcionário para o outro.

Chegamos a um ponto em que se você fizer mais por menos, a qualidade será menor

A reorientação para a experiência do usuário e a prototipagem iterativa são comprovadamente eficazes. Mas o MindLab tem apenas cerca de 20 funcionários, enquanto os ministérios e municípios com os quais trabalha têm cerca de 20.000. Portanto, sua capacidade de efetuar mudanças é fortemente restrita. Prehn se refere aos métodos do Laboratório como ideias de "segunda geração". O próximo passo de mudanças no governo - a terceira geração - teria que acontecer, acredita Prehn, inculcando os métodos e abordagens do MindLab nesses ministérios para que eles possam fazer isso por si próprios.

Isto é urgentemente necessário porque, 'A agenda, pelo menos na Dinamarca e eu também sei em vários países europeus, é “Mais por menos”. Temos que fornecer mais serviços por menos dinheiro porque o sistema de previdência está sob muita pressão, e acho que chegamos a um ponto em que se você quiser fazer mais por menos, a qualidade será pior.

'Eu acho que você deveria ser capaz de fazer diferente por menos, e isso requer uma nova maneira de pensar, uma nova cultura dentro da administração pública e uma liderança que nutra as diferentes ideias - não estou dizendo ideias malucas, apenas abordagens diferentes, e isso vai pelo menos deixá-los viver um pouco mais do que hoje. Caso contrário, você verá “Mais por menos”, mas também será “Pior por menos”. '

** Estrutura ruim leva à cultura ruim **

As barreiras para o amplo trabalho criativo e inovador, consistentemente mencionadas pelos líderes da área, são duas: estruturais e culturais.

O primeiro será familiar para qualquer pessoa que trabalhe para o estado: uma nova iniciativa precisa passar por tantos estágios de aprovação e passar por tantos níveis de supervisão que pode ser bloqueada pelo processo. Como diz Prehn, 'o fato de termos de ser contabilizados em tudo o que fazemos nos amarra na tentativa de experimentar coisas novas. E colocar esse processo experimental ou iterativo na maneira como trabalhamos vai ajudar, mas é muito contra-intuitivo para este sistema.

'Porque no momento em que você diz:' Isso não é real, é apenas algo que a gente está experimentando ', o cara que realmente tem que decidir, o secretário permanente ou o ministro, eles não vão se preocupar porque ainda não é real. E você não será capaz de lançá-lo no mundo. Mas para fazer um teste beta, você tem que torná-lo público, e então você já deve ser contabilizado. '

O sistema beneficia aqueles que o cumprem

A crença de Prehn é que a experiência e a compreensão necessárias para criar coisas novas muitas vezes existem na base da pirâmide administrativa. O problema estrutural é que essas pessoas não têm liberdade suficiente para agir fora do que é esperado. “Nunca será um experimento quando chegar ao topo, porque passou por tantos portões que cada pequena inovação é simplesmente puxada para fora. E então você tem algo muito simples, algo que se alinha totalmente com o que o secretário permanente provavelmente poderia ter feito por si mesmo.

](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/3C7nhWsbitE9sqhVswIXnb/8635a4de3ea5e96cc621ab3b81eddb08/mindlab_brenton.jpg) MindLab em discussão

O que cresceu em torno dessa estrutura é uma cultura que Prehn caracteriza por sua profunda aversão a erros. 'O medo do fracasso é dominante. E é porque a maneira como pensamos sobre o fracasso está errada. Se você tem um jornal circulando no governo e é apenas uma hipótese - podemos fazer isso de uma forma um pouco diferente do que fazíamos antes? - e não está certo, é visto como um fracasso. Mas para mim não é um fracasso, é apenas experimentar coisas novas.

'Mas é isso, ter experiências no centro da inovação, sabendo que é um processo iterativo. Se você tiver que fazer uma reforma completa, comece pequeno, tenha grande visão, mas comece pequeno e apenas obtenha alguns aprendizados e implemente-o gradualmente, em vez de apenas ter aquele grande evento único.

“E o sistema meio que beneficia aqueles que estão em conformidade com o sistema. Nesse sentido, se você for um jovem ou jovem ambicioso, você obedecerá. E uma vez que você cumpre, você perde pelo menos a inovação disruptiva e radical, e então você tem apenas uma pequena inovação evolutiva. '

** Os LabRats **

Prehn, cuja formação é em consultoria em inovação para clientes corporativos e também para o setor público, não acha que treinamento é muito útil. 'Eu não acho que você pode fazer um programa de treinamento e as pessoas são inovadoras depois. É realmente sobre uma mentalidade e uma abordagem ao invés de habilidades. '

Ele vê um claro desenvolvimento nessa mentalidade e sua disseminação. A primeira geração do MindLab foi ‘o lugar maluco. Você se tornou funcionário público, afrouxou a gravata, tirou o paletó e fez coisas malucas como ... brainstorming. O primeiro período foi sobre a introdução do lado criativo do trabalho. E então, com a inovação voltada para o usuário e o pensamento de design, tornou-se mais profissional, mais um processo do que um método. Essa é a segunda geração. E agora chegou a hora de se tornar uma cultura. '

](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/20XjRykgxuQFR2KpFD3FMR/1d586314d2bc931ba443aa7aa384373b/mindlab_egg.jpg) A MindLab de trabalho quarto, em forma de ovo

Seu novo protótipo, LabRats, visa propagar essa cultura conectando pessoas inovadoras em outros departamentos. O MindLab escolheu e convidou 25 pessoas até agora para esta rede, em parte devido à percepção de que um elemento crucial de qualquer projeto de sucesso é encontrar aliados dentro das organizações-mães.

Essas primeiras 25 pessoas recrutarão a próxima rodada de LabRats. Todos os LabRats serão alimentados com novos insights, palestras e reuniões, e compartilhando abordagens uns com os outros. Mas cada um também terá uma linha direta para o MindLab, para que possam pedir ajuda com o que estão trabalhando.

'Então, em vez de um consultor no MindLab ter talvez cinco projetos, você pode ter talvez dez ou quinze projetos. E então você pode realmente escalar. Então eu acho que ter mais pessoas trabalhando da maneira que trabalhamos, mais pessoas em contato com os processos de design-thinking, acho que é outra forma de disseminar a cultura como prática cultural e liderança. '

** Os ratos no exterior

**

O MindLab já possui uma rede de outras organizações com as quais trabalha em todo o mundo, e seu chefe de pesquisa, Jesper Christiansen, deseja aplicar um princípio semelhante de incorporar indivíduos para promover mais inovação.

No momento, colabora com organizações como a Cruz Vermelha, o PNUD e um grande número de laboratórios públicos de inovação. MindLab tende a trabalhar com essas organizações inculcando processos que fomentam a inovação, ao invés de projetos de linha de frente. Assim, por exemplo, realizou workshops para o Fundo de Desenvolvimento das Nações Unidas, que ajudaram os países do Leste Europeu a criar seus próprios laboratórios de inovação.

Diz Christiansen: 'Uma aprendizagem foi que nos encontramos com outros servidores públicos inovadores e profissionais de laboratório em todo o mundo - por exemplo, em conferências - e temos conversas interessantes, mas o que sempre acabamos concordando é que realmente queremos tornar isso possível para realmente fazer algo juntos.

'O que eu gostaria de ver a possibilidade de ter alguém a bordo por tempo suficiente para realmente incorporar suas ideias. Então imagine alguém trabalhando no Canadá na área de deficiência mental, fazendo um trabalho realmente interessante. Sim, podemos olhar para essa ideia e dizer, vamos tentar trazê-la para a Dinamarca. Mas em termos de realmente fazer isso acontecer, pensando em como isso funcionaria neste contexto, o que precisaríamos para escalar, o processo, tudo isso, sempre há uma subestimação dos recursos de que você precisa para fazer isso acontecer. '

Christansen, que passou apenas um mês com a agência de design InWithForward e anteriormente passou três meses com a NESTA no Reino Unido, diz: 'Uma coisa em que você certamente pode investir é liberar o tempo das pessoas para realmente trabalharem juntas.'

Projeto X

Cultura e mentalidade são, é claro, necessariamente amorfas, intangíveis e difíceis de definir. Portanto, o MindLab também está testando algo chamado Projeto X, que estimula os funcionários a se envolverem em ações específicas que cumulativamente correspondem a essa mentalidade diferente.

No momento, o Projeto X está sendo testado - experimentação na prática - nos próprios funcionários do MindLab. Ele elaborou uma lista dessas ações, como 'Forrest Gump: admita que você não sabe tudo e peça a um de seus colegas uma visão especial', 'Passageiro frequente: mude onde você se senta' ou 'Globetrotter: Reserve uma reunião fora das instalações do MindLab '.

Não é fazer um pôster ou slides em PowerPoint

A forma como funciona é que cada funcionário recebeu quatro tokens. Para marcar pontos, eles tinham que realizar as ações associadas aos tokens que lhes foram atribuídos. Isso lhes trouxe novos tokens, e seus pontos foram registrados em um gráfico.

Embora Prehn enfatize que este ainda é um protótipo muito novo, ele diz: 'Não é fazer um pôster ou slides em PowerPoint e dizer: você precisa ser mais inovador. Não acredito nessa forma de divulgação de cultura. Você tem que pedir às pessoas que façam algo muito concreto. Tem que ser algo que você não pode evitar reconhecer, então, "O que é essa coisa nova na minha mesa?" Pegue aquele telefone vermelho e você terá uma visão de um usuário, por exemplo. É algo que só vai ficar por uma semana ou duas semanas, depois você tira e repete, mas de uma maneira diferente, em uma nova forma física. '

O melhor trabalho do mundo'

Prehn ingressou no serviço público para assumir o MindLab há apenas dez meses. Antes disso, sempre que ele fazia treinamentos para servidores públicos e 'Eu falava sobre inovação, eles diziam ... você não conhece o mundo em que vivemos. E eu pensava, OK, então, vou tentar. '

Embora ele enfatize que seus experimentos ainda estão na infância e os desafios são enormes, ele diz: 'Eu adoraria mudar a forma como trabalhamos no setor público para ser muito mais ágil e adaptável e iterativo e experimental para ser muito melhor serviço público e ter um melhor sistema de previdência e proporcionar muito mais valor para os cidadãos e empresas. É realmente por isso que estou nele e isso é - acho que é justo dizer - uma ambição bastante grande. Mas pelo menos estou dando o meu melhor.

'Eu acho muito divertido. Acho que tenho o melhor emprego do mundo. Acho que fazemos coisas importantes todos os dias e é algo que se conecta com quase todos os cidadãos todos os dias. E eu acho isso muito gratificante. Claro que não é a tarefa mais fácil do mundo em termos de mudar a forma como o sistema funciona, mas para mim esse é o desafio. Veremos em alguns anos quem ganhou a batalha. '

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(Crédito da foto: MindLab)