Les fonctionnaires sont informés à maintes reprises - souvent dans des articles sur Apolitical - que la collaboration est la clé de l'innovation . Mais les silos et les rivalités incrustés dans le système départemental empêchent trop souvent les fonctionnaires de travailler avec leurs voisins .

C'est un problème avec lequel de nombreux gouvernements sont aux prises. Maintenant, Taiwan a peut-être trouvé une solution.

Le Public Digital Innovation Space (PDIS), un laboratoire d'innovation qui réalise des travaux pour le ministère du numérique de Taïwan, a construit un réseau à croissance rapide de 63 fonctionnaires consacrés à la collaboration interdépartementale.

• Pour en savoir plus, consultez notre fil d'actualité du gouvernement sur l'innovation .

Jusqu'à présent, le succès a été prouvé: le réseau a entraîné un changement de politique, et les représentants de PDIS affirment qu'il fait tomber les barrières entre les départements. Mais le défi consistera à tirer parti du travail d'une petite cohorte de fonctionnaires pour stimuler le changement de culture dans l'ensemble du gouvernement.

Une nouvelle façon de travailler

Souvent, les problèmes auxquels le gouvernement est confronté n'ont pas un seul propriétaire. La conduite avec facultés affaiblies, par exemple, relèverait notamment des ministères de la justice, des transports et de la santé et du bien-être.

En réunissant des représentants de chacune de ces agences pour résoudre les problèmes, PDIS souhaite ancrer dans la fonction publique taïwanaise l'idée que la collaboration est nécessaire pour une politique efficace. Il espère également instaurer la confiance entre les citoyens et le gouvernement en renforçant la transparence.

«Il est très important de repenser la structure du fonctionnement du gouvernement»

Le réseau des agents de participation de Taiwan - fondé en 2016 par la ministre du numérique Audrey Tang - est composé d'agents de participation (OP), qui se réunissent chaque mois pour hacher les améliorations de la conception des services et organiser des ateliers avec les citoyens pour concevoir conjointement les services publics. Les 32 ministères du gouvernement de Taïwan sont représentés.

«Il est très important de repenser la structure du fonctionnement du gouvernement: comment les services sont fournis ainsi que la manière dont les politiques sont élaborées», a déclaré Fang-Jui Chang, concepteur de services au PDIS qui aide à gérer le réseau.

«Il s'agit moins de changer la législation que de générer une dynamique de groupe qui permet aux fonctionnaires de travailler de manière créative et ouverte. Nous essayons de les guider à travers une nouvelle façon de penser et de travailler », a déclaré Chang, qui avait auparavant travaillé sur l'élaboration de politiques ouvertes au Policy Lab du Cabinet britannique.

Refonte des services

Les problèmes sur lesquels le réseau se concentre sont soit soulevés par les citoyens via un site Web de pétition en ligne appelé Join , soit suggérés par les OP elles-mêmes. Les OP discutent ensuite des sujets et votent sur lesquels ils devraient se concentrer ce mois-ci.

L'un des premiers succès du réseau PO a été la refonte du régime fiscal du pays. Le portail de déclaration de revenus précédent était difficile à utiliser et les instructions étaient lourdes en jargon. Cela a fait perdre du temps - à la fois pour les citoyens qui ont dû remplir laborieusement des formulaires et pour les représentants du service client de première ligne, qui ont dû répondre aux mêmes questions encore et encore.

"Parfois, les fonctionnaires ont peur de parler avec les citoyens"

Pour s'attaquer au problème, le réseau PO a réuni des citoyens et un éventail d'experts, notamment des concepteurs, des stratèges informatiques et du personnel du ministère des Finances.

Les OP ont travaillé avec ces différentes parties prenantes pour déterminer leurs problèmes avec le système actuel: Quelle langue n'est pas claire? Comment mieux concevoir l'interface du portail? Après avoir identifié les difficultés, ils ont trouvé des idées de solutions, des prototypes et les ont testés. Le processus se déroule au cours de plusieurs ateliers.

La nouvelle version en ligne plus conviviale du système fiscal de Taïwan a été lancée en mai 2018. Actuellement, le réseau de PO travaille sur une nouvelle politique de service de carte de santé.

Perspectives externes

De 30 à 45 non-fonctionnaires participent aux ateliers des OP, qui sont essentiels au travail du réseau. Les fonctionnaires peuvent se mettre trop dans l'herbe quand il s'agit de services publics - cela peut aider à entendre les points de vue des étrangers. Les réunions et les ateliers sont accessibles à tous les citoyens grâce à des transcriptions consultables et certains ont des retransmissions en direct à 360 degrés.

«Parfois, les fonctionnaires ont peur de parler avec les citoyens, car parfois ils sont vraiment en colère», a déclaré Billy Lin, chercheur au PDIS. «Le processus est conçu pour aider les fonctionnaires à avoir une culture d'ouverture, où ils peuvent communiquer avec les citoyens.» PDIS annonce le processus du réseau d'OP comme une nouvelle façon pour les citoyens d'engager les décideurs, en dehors du vote, des protestations ou des plaintes en ligne.

Actuellement, le plus grand défi auquel le réseau est confronté, selon Chang, est l'engagement de temps. «Beaucoup d'OP estiment que c'est beaucoup de travail à faire. C'est un long processus », a-t-elle admis.

PDIS organise les réunions et forme les OP dans le processus, qui est guidé par un outil de recherche appelé cartographie des problèmes. La cartographie des problèmes est un moyen de visualiser un concept en rendant toutes les perspectives, problèmes et solutions possibles visibles sur un diagramme (voir un exemple ici ).

Le processus de cartographie des enjeux est intentionnellement complet, ce qui signifie que les fonctionnaires doivent passer au crible de nombreux documents à lire. Pour simplifier le processus, PDIS crée des documents Google avec différentes perspectives sur les questions couvertes par les bons de commande lors des réunions. Mais il n'est pas facile pour les fonctionnaires de parcourir des recherches approfondies en plus de leur travail quotidien.

"Les fonctionnaires doivent vraiment pouvoir parler des difficultés de la politique"

De plus, les OP devraient ramener les discussions de la réunion à leur département - mais il peut être difficile d'intégrer des méthodes et des solutions issues d'un processus délibérément perturbateur dans des ministères à l'ancienne.

«Il est difficile de conserver l'innovation», a déclaré Chang.

Mais malgré l'engagement impliqué, le réseau PO se développe à un rythme rapide. Les grands ministères envoient plus de représentants; le Ministère de la santé et des affaires sociales, le Ministère des finances et le Conseil de l'agriculture ont créé leurs propres réseaux internes; et la ville de Tainan prévoit de reproduire le modèle au sein du gouvernement local.

Tang a également organisé une session de formation pour les décideurs de la ville de New York souhaitant reproduire le processus en juin.

Selon Lin, l'un des résultats les plus importants du réseau est une confiance accrue entre les fonctionnaires de différents ministères. "Avant, ils ne se faisaient pas confiance et ne se portaient pas volontaires pour s'entraider", a expliqué Lin. Mais après de nombreuses séances de collaboration et des discussions franches sur les défis auxquels ils sont confrontés, les barrières ont commencé à tomber.

«Dans le réseau PO, ils sont obligés de travailler ensemble et de commencer à se faire confiance», a déclaré Lin. «Les fonctionnaires doivent vraiment être en mesure de parler des difficultés de l'élaboration des politiques.» - Jennifer Guay

(Crédit photo: Pixabay)