Cette pièce a été rédigée par Amanda Bernardo, conseillère principale, RH et paye de prochaine génération - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Pour en savoir plus, consultez notre fil d'actualité gouvernemental sur l'innovation .
L'engagement des utilisateurs dans l'ensemble de la fonction publique est utilisé pour élaborer des programmes, des politiques et des services plus efficaces. Il s'agit d'une occasion de sensibiliser, d'obtenir des commentaires et de corriger les cours au besoin afin de transformer les besoins des utilisateurs en résultats tangibles.
Quel est le bon moment pour commencer vos efforts d'engagement? Une petite équipe gouvernementale au Canada estime que l'engagement devrait avoir lieu à toutes les étapes. Pour le prouver, ils se sont engagés à engager avec les fonctionnaires une nouvelle solution RH et paye dès le tout début de leur initiative. Voici leur histoire.
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Le 14 janvier 2019, l'équipe des RH et de la rémunération de la prochaine génération (NextGen) - établie sous l'égide du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - a entrepris de sensibiliser, d'obtenir des commentaires et de mener des recherches sur les utilisateurs grâce à une série d'expositions pratiques sur les utilisateurs. L'équipe a tenu 15 séances de mobilisation dans sept villes, dont Ottawa, Gatineau, Montréal, Dartmouth, Victoria, Edmonton et Winnipeg.
Depuis sa création en 2018, l'équipe NextGen s'est engagée à placer l'utilisateur au centre de son travail en vue d'identifier des options pour une solution de nouvelle génération en matière de RH et de rémunération pour la fonction publique fédérale du Canada. L'équipe a compris l'importance de tirer parti des commentaires des utilisateurs et des parties prenantes afin d'appliquer les leçons apprises et les meilleures pratiques à toutes les étapes du travail, y compris dès le début.
Les User Expos, qui se sont terminées le 14 février 2019, ont prouvé pourquoi l'engagement précoce est si important. Voici ce qu'ils ont appris.
- Les utilisateurs apprécient l'engagement précoce
Lorsque l'équipe NextGen a rencontré des fonctionnaires de partout au Canada, une chose est apparue haut et fort: les fonctionnaires appréciaient l'occasion de participer et de s'engager tôt.
Un engagement précoce a permis aux fonctionnaires de découvrir qui est l'équipe NextGen, leur mandat et comment ils prévoyaient atteindre des résultats. Cela leur a permis d'être directement impliqués dans une initiative qui les affecte directement, plutôt que d'accepter un produit final sans contribution.
À l'autre extrémité, cela a permis à l'équipe d'obtenir des informations précoces sur le travail qu'elle fait progresser, y compris une analyse des sentiments des commentaires des utilisateurs, ainsi qu'une compréhension de l'adéquation des solutions potentielles du point de vue de l'utilisateur final.
- L'engagement développe l'empathie
Ils disent que l'empathie, c'est voir avec les yeux d'un autre, écouter avec les oreilles d'un autre et ressentir avec le cœur d'un autre. Grâce aux expositions d'utilisateurs NextGen, l'équipe a pu rencontrer des fonctionnaires, entendre directement leurs commentaires et ressentir ce que des centaines de fonctionnaires ont vécu en termes de ressources humaines et de rémunération.
Le greffier du Conseil privé a dit un jour: «Vous ne pouvez pas vous asseoir dans une salle de conférence à Ottawa et trouver une solution pour les Canadiens.» Cela ne pourrait pas être plus vrai.
Un engagement précoce, que ce soit en ligne ou en personne, permet et permet aux voix des gens d'être entendues. Il aide à briser les silos et nous permet de développer un produit final, un programme, un service ou une politique avec empathie. L'engagement est ce qui nous permet de placer l'utilisateur au centre, mais l'empathie est ce qui aide à le maintenir.
- S'il s'agit de l'optique, vous avez échoué avant de commencer
L'engagement ne doit pas être pour le plaisir des apparences. Si vous vous engagez pour le plaisir des apparences, votre engagement a échoué avant même d'avoir commencé. Les résultats de votre engagement doivent être déterminés par le but plutôt que par l'optique.
À toutes les étapes de votre engagement, vous devez être clair sur la façon dont vos efforts serviront un objectif. Si vous essayez de sensibiliser le public, vos résultats devraient éclairer votre stratégie de communication sur les personnes que vous avez ou non atteintes. Si vous recueillez des commentaires, vous devez savoir clairement comment ces commentaires seront exploités. Pour NextGen, les commentaires sur les solutions possibles ont été exploités pour comprendre les besoins et les préférences des utilisateurs en ce qui concerne l'interface et les fonctionnalités de la solution.
Si la base de votre engagement est l'optique et non le but, il lui manquera l'empathie et la transparence pour réussir.
Après cinq semaines d'engagement significatif, l'équipe NextGen a pu entendre plus de 2 000 fonctionnaires. Non seulement ils ont pu s'engager en personne, mais ils ont également pu mettre la conversation en ligne en utilisant leur hashtag (#NextGenHRPay).
Un engagement précoce nous aide à poser la question dès le début: pourquoi? C'est une question importante que nous devons continuer à nous poser à toutes les étapes, avec un engagement continu qui nous rappelle pourquoi nous avons développé, lancé ou même financé un projet, un service ou un programme.
De notre initiative au Canada à la vôtre, continuez à vous engager! - Amanda Bernardo
(Crédit photo: NextGenHRPay)
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