Comment concevoir votre département comme un spécialiste du comportement

De temps en temps, les médias publient une liste des bureaux les mieux conçus au monde - tous issus invariablement du secteur privé.

Le modèle «holacracy» de Zappos débarrasse l'entreprise des rôles de direction, donnant aux employés plus d'autonomie dans leur travail. Les bureaux de Google sont conçus pour provoquer des rencontres occasionnelles entre les employés, ce qui peut améliorer la productivité de 15% . L' horticulteur à temps plein d'Amazon remplit ses espaces de travail de verdure pour améliorer le bien-être des employés.

Pendant ce temps, les bureaux du gouvernement ont peu changé. «Nous avons à peine effleuré la surface sur ce que les gouvernements peuvent faire pour responsabiliser et motiver leurs employés», a déclaré Robbie Tilleard, conseiller principal en productivité et croissance économique à la Behavioral Insights Team (BIT) du Royaume-Uni .

• Pour en savoir plus, consultez notre fil d'actualité du gouvernement sur l'innovation .

La recherche sur la conception organisationnelle n'en est encore qu'à ses débuts: la plupart des études sur le sujet ont été menées dans un laboratoire plutôt que dans des essais sur le terrain à grande échelle. Mais cela vaut toujours la peine d'envisager des changements - dont bon nombre ou à faible coût - qui pourraient améliorer la productivité et le bonheur des fonctionnaires . Nous avons parlé à des spécialistes du comportement pour savoir comment.

Rendez les réunions moins hiérarchiques

Les cadres supérieurs dominent les réunions, qu'ils le veuillent ou non: lorsqu'un cadre expérimenté exprime une opinion, les employés subalternes ont souvent le sentiment qu'ils doivent faire la queue.

Une façon d'éviter l'autocensure est de faire parler les gens dans un ordre hiérarchique inversé, a déclaré Kate Phillips, directrice des connaissances comportementales au Département du Premier ministre et du Cabinet à Victoria, en Australie. "Plus vous progressez dans la hiérarchie, plus vos connaissances s'élargissent et se réduisent, de sorte que cette approche fournit les informations de la meilleure qualité à prendre en compte", a déclaré Phillips.

Le BIT britannique, quant à lui, organise des «groupes de réflexion» lors des réunions: plutôt que d'avoir un leader debout sur un tableau blanc, les membres de l'équipe rejoignent un document Google de manière anonyme et réfléchissent en ligne pendant 15 à 30 minutes. Les employés ne peuvent pas dire si les suggestions proviennent de la personne la plus âgée ou la plus jeune de l'équipe. La pression de se conformer est plus facile à résister lorsque les gens ne sont pas face à face, a déclaré Tilleard.

Soyez stratégique face à la critique

Souvent, les gens sont aveuglés par leurs propres préjugés, ce qui rend difficile de voir comment une politique ou un programme pourrait échouer. Le BIT du Royaume-Uni utilise le «red-teaming collaboratif» - une stratégie empruntée à l'armée - pour examiner toutes les possibilités lors de l'élaboration des politiques. L'équipe rouge est chargée de trouver les faiblesses et d'examiner les pires scénarios.

L'Australian Behavioral Insights Unit adopte une approche similaire. Pour lutter contre les biais de confirmation, ils organisent des «pré-mortem»: des discussions dans lesquelles l'équipe imagine qu'un projet a horriblement échoué et demandent pourquoi et comment il aurait pu être évité. Ils demandent également aux membres de l'équipe de présenter des arguments contre leur propre position. "Cela normalise le partage d'informations qui ne seraient normalement pas diffusées, car les gens n'aiment pas s'écarter du groupe", a déclaré Phillips.

Changer de décor

De petits changements peuvent faire une grande différence pour le bien-être. Il a été démontré que les schémas de couleurs rouge, vert et bleu améliorent le bonheur des employés lors des premiers tests. Une étude basée sur une enquête réalisée en 2011 a révélé que les meubles plus incurvés et arrondis, plutôt que droits, sont associés à des émotions positives.

Selon les recherches des psychologues Alex Haslam et Craig Knight, la façon la plus simple de rendre les employés heureux est de les laisser personnaliser leur espace . Haslam et Knight ont étudié quelles décorations de bureau rendaient les travailleurs plus productifs et plus heureux. Ils ont testé quatre dispositions différentes - des os nus, des bureaux impeccables aux bureaux en désordre jonchés de photos et de bibelots. Ils ont constaté que ceux qui avaient le choix de leurs propres décorations produisaient 30% plus de travail que ceux qui avaient la disposition minimaliste.

Et attention à ne pas aliéner les employés avec nostalgie. Décorer un bureau avec des images d'anciens cadres - qui ont tendance à être des hommes blancs plus âgés - ou nommer des bureaux après eux peut laisser les gens à leur place, avertit Kate Glazebrook, PDG et co-fondatrice d' Applied, un outil de recrutement aveugle développé par le Royaume-Uni BIT. "Même ces petites choses inconscientes peuvent faire sentir aux gens que ce n'est pas le lieu de travail pour eux."

Encourager la collaboration - mais reconsidérer le bureau ouvert

«Certaines organisations tentent de faciliter davantage les interactions fortuites, autour de l'eau, car elles savent qu'elles peuvent déclencher la prise de conscience que l'autre personne a quelque chose à apporter à son travail», a déclaré Glazebrook. L'analyse des données du secteur privé a montré que faire en sorte que les employés «entrent en collision» de cette manière entraîne une plus grande créativité .

Une autre enquête auprès de 16 organisations a révélé que jusqu'à 78% des réseaux étroits des employés sont avec des personnes au même étage. «La distance compte, et la technologie n'est pas une panacée à cela. En règle générale, nous parlons davantage à ceux qui se trouvent dans un rayon de 20 mètres », a déclaré Tilleard. «La recherche montre que le fait de déplacer des employés au même étage augmente leurs chances de contact et de collaboration.»

Les bureaux ouverts et les espaces ouverts peuvent aider à éliminer ces différences, surtout si votre équipe est petite - la taille idéale est de neuf employés, a déclaré Glazebrook - et que vous offrez un accès à un espace calme. Mais il y a aussi des preuves qu'elles conduisent à une motivation réduite, à un stress accru et, chez certains employés, à l'aliénation de leur équipe.

Bon nombre de ces changements sont faciles à réaliser par les ministères. Mais s'ils veulent améliorer le bonheur - et la productivité - des fonctionnaires à plus grande échelle, ils pourraient envisager d'embaucher ou de travailler avec un expert en comportement de façon permanente. «Nous devons réfléchir davantage au rôle d'un spécialiste du comportement au sein des organisations gouvernementales», a déclaré Phillips. —Jennifer Guay

(Crédit photo: Unsplash / Yann Maigan)