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Bienvenue dans le guide d'Apolitical sur l'intégration du gouvernement. Que vous commenciez un nouveau poste ou que vous souhaitiez de nouvelles idées pour l'intégration de votre équipe, ce guide vous a couvert.

Avec cette ressource, vous pourrez:

  • Suivez une liste de contrôle étape par étape pour vos premiers jours dans un nouveau rôle
  • Trouvez des outils, des astuces et des conseils provenant directement des fonctionnaires, du piratage de la bureaucratie à la maîtrise de votre rôle
  • Construisez rapidement un système de support au sein de votre équipe et à travers votre département
  • Créez un plan d'apprentissage avec des ressources de carrière qui sont souvent manquées lors de l'intégration
  • Découvrez des conseils pour que les managers mettent en place de nouveaux employés pour réussir
  • Faites une bonne première impression avec des moyens d'aller au-delà

Nous mettrons continuellement à jour ce guide avec les nouveaux développements. Si vous avez une suggestion, faites-le nous savoir via ce formulaire Google .

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Meilleurs conseils | Mise en route | Maîtriser votre rôle | Construire un système de soutien | Ressources de carrière | Conseils aux gestionnaires | Aller au-delà et au-delà | Liste de lecture

1. Les meilleurs conseils

Dix pépites de sagesse, directement des fonctionnaires du monde entier:

1. Posez des questions!

2. N'oubliez pas qu'il est toujours possible

3. Concentrez-vous sur les premières victoires pour gagner la confiance de la nouvelle équipe

4. Sentez-vous comme un ambassadeur des citoyens - vous vous battez pour leurs droits

5. Écoutez ce que tout le monde a à dire. Vous pourriez ne pas être d'accord avec une idée au début, mais une fois que vous connaissez toute l'histoire, vous pourriez penser que c'est génial.

6. N'abandonnez pas, même s'ils vous disent que cela n'a jamais été fait auparavant ou que cela peut prendre trop de temps - prouvez que vous pouvez changer l'approche.

7. Cependant, ne présumez pas que votre façon de travailler est la meilleure pour la nouvelle équipe. Consacrez du temps et des efforts à comprendre la culture et les normes cachées avant d'essayer de l'adapter ou de l'améliorer. Il peut y avoir de bonnes raisons pour lesquelles «nous l'avons toujours fait de cette façon».

8. Prenez votre temps pour apprendre quelque chose de nouveau. Personne n'a commencé au sommet ou a tout compris, alors soyez patient avec vous-même. Les premiers pas sont toujours difficiles, mais ça se passe bien.

9. Vos actions et décisions seront soumises à l'examen du public, il est donc important de comprendre l'importance de cela dans votre travail. C'est une chose positive - cela vous permettra de vraiment qualifier vos justifications et d'examiner vos actions pour produire votre meilleur travail.

10. Et enfin, posez des questions!

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2. Pour commencer: pirater la bureaucratie

"Prenez le temps de comprendre l'organisation et votre place au sein de celle-ci - lisez les briefings et les soumissions. Apprenez les organigrammes. Allez prendre un café. Déjeunez avec des collègues / pairs. Le désir de livrer immédiatement sera naturellement là, mais vous gênera" à long terme lorsque votre compréhension de base du domaine politique est sous-développée. Comprenez que vous êtes un produit qui s'améliore, en termes de rendement et de compétence, au fil du temps - mais vous devez permettre que cela se produise. " - Russell Alexander, fonctionnaire, Royaume-Uni

✅ Que demander: les bases

La plupart d'entre elles commenceront par votre supérieur hiérarchique ou votre superviseur. Si aucun de ces éléments ne fait actuellement partie de votre intégration, quoi de mieux pour gagner tôt que d'en créer un pour votre équipe?

  • Paie
  • Formation logicielle de base
  • Informations sur les syndicats, y compris les conventions collectives
  • Site Web interne pour information
  • Lignes directrices sur le traitement des informations confidentielles, la conservation des informations et les politiques organisationnelles

✅ Que demander: les tenants et aboutissants de la bureaucratie

  • Contacts informatiques
  • Répertoire personnel
  • Organigrammes: répartition des pouvoirs et structure hiérarchique, avec les contacts clés répertoriés pour avoir un organigramme accessible de qui est qui dans le département
  • Le processus d'approbation: comment les demandes d'action sont distribuées et le nombre de jours prévus pour l'examen et les approbations
  • Normes des médias sociaux: ce que vous pouvez ou ne pouvez pas tweeter

✅ Que demander: une leçon de vocabulaire

  • Liste des acronymes pour votre équipe
  • Guide de navigation pour tous les dossiers partagés

Et enfin , demandez une visite du bâtiment pour vous orienter physiquement (y compris comment trouver la salle de bain)

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3. Maîtriser votre rôle

La plupart d'entre elles commenceront par votre supérieur hiérarchique ou votre superviseur. Si aucun de ces éléments ne fait actuellement partie de votre intégration, quoi de mieux pour gagner tôt que d'en créer un pour votre équipe?

✅ Que demander: attentes

  • Comprenez les attentes du rôle et quand vous devez dire «non». Vous devriez avoir une conversation explicite à ce sujet, même si vous avez confiance en votre rôle
  • Des contrôles réguliers empêchent la divergence des attentes
  • Il est également utile de demander à vos collègues comment fonctionne votre manager, pour avoir une perspective d'où vous serez assis

✅ Que demander: une présentation de ...

  • Le secteur (surtout si vous êtes nouveau)
  • Projets en cours en cours dans le département
  • Comment vous vous situez dans la hiérarchie

✅ Que demander: un briefing sur les personnes importantes à connaître

  • Qui sont les ministres et leurs antécédents, y compris les déclarations publiques sur votre région
  • Relations importantes à 360 degrés - pas seulement verticales, mais aussi homologues pertinentes dans d'autres équipes
  • Personnes clés, en particulier celles qui sont concernées par les procédures d'approbation, assistants exécutifs et programmateurs. Ils sont parmi les personnes les plus importantes et font circuler l'information dans les deux sens.

Et enfin , demandez des présentations aux principaux intervenants ou clients avec lesquels vous devriez vous connecter dès le début. Mettez ces dates dans le calendrier et respectez-les!

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4. Construire un système de support

«Construisez des systèmes de support. Certains secteurs du gouvernement sont hiérarchiques, tandis que d'autres sont plats. Quoi qu'il en soit, il est important de créer un réseau de soutien à tous les niveaux: des pairs dont vous pouvez faire rebondir les idées et vérifier votre compréhension, et des mentors ou des conseillers qui peuvent vous aider. » - Christos Gatsios, fonctionnaire, Australie

✅ Personnes à rencontrer: Autres nouveaux entrants

Connectez-vous avec d'autres nouveaux membres du personnel et trouvez un nouveau "copain" pour aider à l'apprentissage précoce

✅ Personnes à rencontrer: Chef de service et chefs de service

Programmer des séances d'introduction de 20 minutes sur les différents domaines de la fonction publique que le ministère exerce

✅ Personnes à rencontrer: Groupes transversaux

Il y a un certain nombre de groupes en dehors de vos équipes formelles qui dirigent à travers le département pour améliorer la santé mentale, le bien-être et les pratiques de travail. Ceux-ci élargiront votre réseau et votre compréhension de l'organisation. Il peut également y avoir un groupe spécifique pour les nouvelles personnes ou les leaders émergents.

✅ Personnes à rencontrer: Mentors

Concentrez-vous sur l'obtention de conseillers / mentors le plus rapidement possible. Les mentors peuvent vous guider avec beaucoup de choses, y compris comment naviguer dans les systèmes bureaucratiques, le développement de carrière, la gestion des conflits et les opportunités d'apprentissage / formation. Ils pourraient également être vos références lorsque vous postulez pour d'autres emplois.

Il existe généralement trois types de mentors:

  • Technique : fournir des analyses d'experts, des stratégies et des informations
  • Culturel : vous aider à comprendre la nouvelle culture, l'histoire de l'équipe et le développement (pour comprendre les tendances futures)
  • Politique : vous aide à comprendre le paysage et permet la mise en œuvre de vos idées, projet et stratégie. Ils répondent «alors quoi?» et "et si?" des questions

Et enfin , un conseil de pro: utilisez un démarreur de conversation (par exemple, «Quels sont nos principaux objectifs et cibles pour l'année?» Ou «Comment en êtes-vous arrivé à ce poste?»). Demander aux autres de raconter leur propre histoire de la fonction publique et leurs conseils leur donne l'occasion de se sentir utiles, alors n'hésitez pas à ce que ces conversations soient du «réseautage» tant que vous respectez leur temps.

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5. En continu, à mesure que vous grandissez: Ressources professionnelles

"les ressources de carrière sont souvent manquées dans l'intégration, mais montrer aux gens que vous vous souciez de leur évolution de carrière les aidera grandement à faire de leur mieux!" - Jenny Ge, fonctionnaire, Canada

✅ Créer un plan d'apprentissage avec des objectifs

Rappelez-vous le principe 70:20:10. Seulement 10% de votre apprentissage devrait être formel; 20% devraient passer par des pairs / réseaux; 70% devraient être au travail.

✅ Recherche et DEMANDE de cours et de formation

Votre manager sera enthousiaste mais occupé. Les gens arrivent souvent à l'étape où ils planifient leur apprentissage, mais tout le monde ne demande pas une formation spécifique.

Si vous avez fait la recherche et trouvé un cours particulier et comment il vous sera bénéfique, assurez-vous de demander à votre gestionnaire. Le plus souvent, c'est possible.

Vous seriez surpris du nombre de personnes qui ne demandent pas de cours car elles sont prises au piège au quotidien.

✅ Comprendre les voies de progression

Ce sont les processus permettant d'accéder à des niveaux supérieurs dans la fonction publique, y compris les échelles salariales et les repères de rendement

✅ Développez vos compétences et votre boîte à outils politique

Profitez de ces ressources gratuites pour garder une longueur d'avance. Choisissez un mélange de compétences solides - des choses comme la science des données qui vous permettent de mieux gérer les problèmes - et des compétences générales - des choses comme la négociation qui vous permettent de mieux gérer les problèmes.

Et enfin , gérez les attentes. Le vieil adage de la sous-promesse / sur-livraison ne peut pas être surestimé. Dans la fonction publique, où la réputation est la devise, votre capacité à gérer les attentes (de haut en bas) est une compétence fondamentale.

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6. Conseils pour les gestionnaires de gestionnaires

«Si vous avez pris le temps et êtes prêt à consacrer les ressources à de nouveaux employés ou à de nouvelles capacités, alors il n'y a aucune excuse pour ne pas passer une matinée à intégrer directement de nouveaux fonctionnaires. - Christos Gatsios, fonctionnaire, Royaume-Uni

✅ Aider les nouveaux employés à comprendre l'organisation au sens large et leur place au sein de celle-ci

Fournir des ressources sur le rôle de l'organisation, son interaction avec le monde politique et la responsabilité de la fonction publique envers le gouvernement ainsi que le peuple.

✅ Assurez-vous de réserver du temps au début du mandat de l'employé pour répondre aux questions

Utilisez ce temps pour discuter de leurs préoccupations et partager les attentes du poste.

✅ N'oubliez pas que le nouveau personnel peut être en transition d'un autre secteur

Il peut s'agir d'une organisation privée à but lucratif ou d'une autre organisation du secteur public (par exemple, municipale à fédérale). Comprenez qu'il y aura des questions sur les étapes d'approbation, le sentiment de bureaucratie inutile et les calendriers d'examen.

✅ Avoir un guide bien développé avec des détails sur le fonctionnement de votre équipe

Incluez ce que vous pouvez considérer comme banal, comme qui rend compte à qui, comment les demandes d'action sont distribuées, les jours prévus pour l'examen et les approbations).

✅ Vérifiez régulièrement avec le nouveau personnel

Utilisez ce temps pour identifier les problèmes ou les préoccupations dès que possible pendant la transition.

✅ Tenir compte des aspirations professionnelles

Assurez-vous d'être à jour avec les plans de développement professionnel de tous les employés. Utilisez ces informations pour configurer l'observation ou un système de jumelage pour le nouveau personnel.

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7. Aller au-delà des limites

"Saisissez les opportunités qui se présentent à vous" - Joseph Maltby, fonctionnaire, États-Unis

En tant que nouvel employé ...

✅ Fonctionnaires de première ligne fantômes

Cela vous donnera une idée des personnes que vous servez

✅ Planifiez beaucoup de thés du matin et enregistrez-vous

Cela facilite les conversations qui vont sous la surface et sont un peu plus significatives que les petites conversations

✅ Aidez les autres à vous connaître

Utilisez des tests de personnalité comme Myers Briggs ou Manual of Me pour comprendre le type de leader que vous êtes - et aider votre nouvelle équipe à vous connaître

✅ Accepter qu'il y aura un travail fastidieux

Comme dans tout travail, il y aura un travail fastidieux - faites-le bien et joyeusement

✅ Apprenez pourquoi les choses ont été faites comme elles l'ont fait

Avant de proposer une nouvelle façon de faire, assurez-vous de comprendre pourquoi elle n'a pas été adoptée auparavant

En tant que gestionnaire...

✅ Créez une charte d'équipe qui décrit la vision et les principes de votre équipe

Chaque nouveau démarreur comprendra ce que vous faites et pourquoi vous le faites.

✅ Créez une application pour aider vos collègues à se mettre au courant

Un moyen intelligent de s'engager avec de nouvelles recrues, l'application peut inclure les derniers organigrammes et conseils RH.

✅ Soyez créatif pour soutenir les employés handicapés

L'employé a-t-il une déficience visuelle? Créez une structure 3D de l'espace physique sur votre sol afin qu'il ou elle puisse sentir où se trouvent certaines choses!

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8. Liste de lecture

Lecture indispensable, notamment pour les professionnels confirmés:

"Les 90 premiers jours: des stratégies éprouvées pour accélérer et gagner en vitesse" par Michael Watkins

"Les sept habitudes des gens très efficaces" par Steven Covey

"Équiper 101: ce que chaque leader doit savoir" par John C. Maxwell

"Les 21 lois irréfutables du leadership" par John C. Maxwell

"Le leader à 360 degrés: développer votre influence de n'importe où dans l'organisation" par John C. Maxwell

"Leadership stratégique: comment penser et planifier stratégiquement et fournir une orientation" par John Adair

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Ce guide a été créé conjointement par des fonctionnaires du monde entier, notamment:

🇵🇱 Justyna Orłowska - Directrice, GovTech Polska
🇺🇸 Joseph Maltby - spécialiste de la gestion du changement, gouvernement fédéral des États-Unis
🇨🇦 Amanda Bernardo - Responsable de la communauté et de l'engagement, Digital Academy, Canada
🇨🇦 Saief Mahmood - Agent des politiques, Innovation, science et développement économique, Canada
🇦🇺 Christos Gatsios - Analyste principal des politiques, gouvernement victorien, Australie
🇧🇼 Ogotseng Phatswane - économiste adjoint, MFDP Botswana
🇬🇭 Emmanuel Gyan - Fellow, Leaders publics émergents
🇬🇭 Vasco Ayere Avoka - Administrateur adjoint, Bureau du chef de la fonction publique, Ghana
🇨🇦 Jenny Ge - Analyste des politiques, fonction publique de l'Ontario
🇨🇦 Christina Demeter - Coordonnatrice exécutive, ministère du Procureur général de l'Ontario
🇬🇧 Russell Alexander - Stratège des services d'enquête sur la fraude, HMRC, Royaume-Uni

(Crédit photo: Unsplash)

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