Le laboratoire d'innovation du Danemark s'étend à l'ensemble du gouvernement

Le chef du laboratoire d' innovation gouvernemental le plus ancien au monde affirme que les idées à la mode actuelles de conception , d'expérience utilisateur et de prototypage rapide sont déjà dépassées - et, sous leur forme actuelle, ne permettront pas à l'État de faire face à la pression croissante sur nos sociétés.

Dans une interview incisive et simple, Thomas Prehn, responsable de l'innovation au MindLab au Danemark , a déclaré à Apolitical: `` Si la chose que nous faisons est d'avoir un sens ou un impact, cela devrait être beaucoup plus important. Et je ne parle pas d'un budget plus important. »

Plus grand, dans l'esprit de Prehn, signifie les gens: changer les mentalités et la culture des hommes et des femmes à travers le gouvernement. "J'essaie de voir s'il y a plus d'alliés", a-t-il déclaré en parlant de son dernier projet expérimental, LabRats, lancé il y a quinze jours. Son objectif est de mettre en relation les fonctionnaires innovants des départements traditionnels et de les utiliser comme têtes de pont pour propager une culture institutionnelle totalement nouvelle.

Si un changement radical ne se produit pas, a-t-il dit, les gouvernements tendus se retrouveront à fournir non pas «plus pour moins» mais «pire pour moins».

Prehn veut fournir «différent pour moins». Il a l'intention de MindLab, qui a fait œuvre de pionnier en introduisant les outils de l'innovation au sein du gouvernement, pour être le pionnier de la diffusion de l'état d'esprit de l'innovation au sein du gouvernement. Pour situer ce défi dans son contexte, le sondage annuel mené auprès des employés du gouvernement américain constate régulièrement que seulement 35% environ pensent que leurs agences récompensent la créativité et l'innovation.

Les leçons et les limites du laboratoire

Depuis que le Danemark a créé MindLab en 2002, des dizaines d'équivalents ont vu le jour à travers le monde, depuis l'OPM Innovation Lab à Washington au Laboratorio Para La Ciudad à Mexico, La 27e Région en France et The Human Experience Lab à Singapour.

Le travail de ces laboratoires consiste généralement à développer rapidement des solutions à un problème particulier en collaboration avec le département principal qui en est responsable.

Par exemple, MindLab a travaillé sur l'initiative `` Away With Red Tape '' du gouvernement danois, qui vise à simplifier et à numériser les relations avec l'État, telles que les déclarations de revenus ou les demandes de prestations après un accident du travail.

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Les méthodes qu'ils ont utilisées sont typiques de ces laboratoires: ils ont d'abord interrogé les gens sur les raisons pour lesquelles ils n'utilisaient pas les services en ligne, même quand ils étaient assez jeunes pour être des natifs du numérique. Ce faisant, MindLab a identifié les changements qui amélioreraient l'expérience de ces personnes sur le service. Loin de se rapporter aux métriques traditionnelles - comme le temps pris ou le nombre de règles - MindLab a constaté que ces changements consistaient à donner aux gens une idée plus claire de la façon dont leurs cas seraient traités; améliorer la convivialité des sites Web; et coordonner tous ceux qui travaillent sur un cas particulier afin que le citoyen ne soit pas dérouté en passant d'un fonctionnaire à l'autre.

Nous avons atteint un point où si vous faites plus pour moins, la qualité sera moindre

La réorientation vers l'expérience utilisateur et le prototypage itératif est manifestement efficace. Mais MindLab ne compte qu'une vingtaine d'employés, alors que les ministères et les municipalités avec lesquels il travaille en comptent environ 20 000. Sa capacité à effectuer des changements est donc fortement limitée. Prehn désigne les méthodes du Lab comme des idées de «deuxième génération». Les prochains changements de gouvernement - la troisième génération - devraient venir, selon Prehn, en inculquant les méthodes et les approches de MindLab à ces ministères afin qu'ils puissent le faire par eux-mêmes.

Cela est nécessaire de toute urgence parce que «L'ordre du jour, au moins au Danemark et je le sais aussi dans divers pays européens, est« Plus pour moins ». Nous devons fournir plus de services pour moins d'argent parce que le système de protection sociale subit tellement de pression, et je pense que nous avons atteint un point où si vous voulez faire plus pour moins, la qualité sera pire.

`` Je pense que vous devriez être capable de faire différemment pour moins, et cela nécessite une nouvelle façon de penser, une nouvelle culture au sein de l'administration publique et un leadership qui nourrit les différentes idées - je ne dis pas des idées folles, juste des approches différentes, et cela leur permettra au moins de vivre un peu plus longtemps qu'aujourd'hui. Sinon, vous verrez «Plus pour moins» mais ce sera également «Pire pour moins».

Une mauvaise structure entraîne une mauvaise culture

Les obstacles à un travail créatif et innovant répandu qui sont constamment mentionnés par les leaders dans le domaine sont doubles: structurels et culturels.

Le premier sera familier à toute personne travaillant pour l'État: une nouvelle initiative doit passer par autant d'étapes d'approbation et passer par tant de couches de contrôle qu'elle peut être entravée par le processus. Comme le dit Prehn, «que nous devons être pris en compte dans tout ce que nous faisons, nous lions les mains pour essayer de nouvelles choses. Et mettre ce processus expérimental ou itératif dans notre façon de travailler aidera, mais c'est tellement contre-intuitif pour ce système.

«Parce que le moment où vous dites:« Ce n'est pas quelque chose de réel, c'est juste quelque chose que nous essayons », le gars qui doit décider, le secrétaire permanent ou le ministre, ils ne s'en soucieront pas parce que ce n'est pas encore réel. Et vous ne pourrez pas le mettre dans le monde. Mais pour faire un test bêta, vous devez le rendre public, puis vous devez déjà être pris en compte.

Le système profite à ceux qui le respectent

La conviction de Prehn est que l'expertise et la compréhension nécessaires pour trouver de nouvelles choses existent souvent à la base de la pyramide administrative. Le problème structurel est que ces personnes n'ont pas assez de liberté pour agir en dehors de ce qui est attendu. `` Ce ne sera jamais une expérience une fois qu'elle atteindra le sommet, car elle a traversé tellement de portes que chaque petite innovation est juste retirée. Et puis vous avez quelque chose de très simple, quelque chose qui correspond totalement à ce que le secrétaire permanent aurait probablement pu trouver lui-même.

](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/3C7nhWsbitE9sqhVswIXnb/8635a4de3ea5e96cc621ab3b81eddb08/mindlab_brenton.jpg) MindLab en discussion

Ce qui s'est développé autour de cette structure est une culture que M. Prehn caractérise par sa profonde aversion pour les erreurs. «La peur de l'échec est dominante. Et c'est parce que la façon dont nous pensons à l'échec est mauvaise. Si vous avez un document qui circule au sein de l'administration, et c'est juste une hypothèse - pouvons-nous le faire d'une manière qui est un peu différente de ce que nous faisions auparavant? - et il s'avère que ce n'est pas vrai, c'est vu comme un échec. Mais pour moi, ce n'est pas un échec, c'est juste d'essayer de nouvelles choses.

«Mais c'est tout, avoir expérimenté au cœur de l'innovation, sachant que c'est un processus itératif. Si vous devez faire toute une réforme, commencez petit, ayez une grande vision mais commencez petit et obtenez juste quelques apprentissages et ensuite mettez-le en œuvre progressivement au lieu d'avoir simplement un gros coup.

«Et le système profite en quelque sorte à ceux qui le respectent. En ce sens, si vous êtes une jeune femme ou un homme ambitieux, vous vous conformerez. Et une fois que vous vous conformez, vous perdez au moins l'innovation perturbatrice et radicale, puis vous avez juste une petite innovation évolutive.

Les LabRats

Prehn, qui a une expérience dans le conseil en innovation pour les entreprises et le secteur public, ne pense pas que la formation soit très utile. «Je ne pense pas que vous puissiez faire un programme de formation et ensuite les gens innovent. Il s'agit vraiment d'un état d'esprit et d'une approche plutôt que de compétences. »

Il voit un développement clair dans cet état d'esprit et sa diffusion. La première génération de MindLab était «l'endroit fou. Vous êtes descendu en tant que fonctionnaire, vous avez desserré votre cravate, vous avez enlevé votre veste et vous avez fait des choses folles comme ... le brainstorming. La première période a consisté à introduire le côté créatif du travail. Et puis, avec l'innovation et la pensée de conception axées sur l'utilisateur, elle est devenue plus professionnelle, davantage un processus qu'une méthode. Voilà la deuxième génération. Et maintenant, le temps est venu pour qu'elle devienne une culture.

](https://images.ctfassets.net/txbhe1wabmyx/20XjRykgxuQFR2KpFD3FMR/1d586314d2bc931ba443aa7aa384373b/mindlab_egg.jpg) Une salle de travail MindLab, en forme d'oeuf

Son nouveau prototype, LabRats, vise à propager cette culture en connectant les personnes innovantes des autres départements. Jusqu'à présent, MindLab a sélectionné et invité 25 personnes dans ce réseau, en partie parce qu'il s'est rendu compte qu'un élément crucial de tout projet réussi est de trouver des alliés à l'intérieur des organisations mères.

Ces 25 premières personnes recruteront la prochaine série de LabRats. Tous les LabRats seront nourris de nouvelles idées, discussions et réunions, et en partageant leurs approches. Mais chacun aura également une hotline pour MindLab lui-même afin qu'ils puissent demander de l'aide sur ce sur quoi ils travaillent.

«Ainsi, au lieu qu'un consultant de MindLab ait peut-être cinq projets, vous pouvez avoir dix ou quinze projets. Et puis vous pouvez réellement évoluer. Je pense donc que plus de personnes travaillent comme nous, plus de personnes en contact avec les processus de conception, je pense que c'est une autre façon de diffuser la culture en tant que pratique culturelle et leadership.

**Les rats à l'étranger

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MindLab dispose déjà d'un réseau d'autres organisations avec lesquelles il travaille dans le monde entier, et son responsable de la recherche, Jesper Christiansen, souhaite appliquer un principe similaire d'intégration des individus pour favoriser plus d'innovation.

À l'heure actuelle, il collabore avec des organisations comme la Croix-Rouge, le PNUD et un grand nombre de laboratoires publics d'innovation. MindLab a tendance à travailler avec ces organisations pour inculquer des processus qui favorisent l'innovation, plutôt que sur des projets de première ligne. Ainsi, par exemple, elle a organisé des ateliers pour le Fonds de développement des Nations Unies, ce qui a permis d'aider les pays d'Europe orientale à créer leurs propres laboratoires d'innovation.

Dit Christiansen, `` L'un des apprentissages a été que nous rencontrons d'autres fonctionnaires innovants et praticiens de laboratoire du monde entier - par exemple lors de conférences - et avons des conversations intéressantes, mais ce sur quoi nous finissons toujours par nous mettre d'accord, c'est que nous voulons vraiment le rendre possible de faire quelque chose ensemble.

«Ce que j'aimerais voir la possibilité d'avoir quelqu'un à bord pendant assez de temps pour concrétiser ses idées. Imaginez donc quelqu'un qui travaille au Canada dans le domaine de la déficience mentale et qui fait un travail vraiment intéressant. Oui, nous pouvons examiner cette idée et dire, essayons de la concrétiser au Danemark. Mais en termes de concrétisation, de réflexion sur la façon dont cela fonctionnerait dans ce contexte, de ce dont nous aurions besoin pour le faire évoluer, du processus, tout cela, il y a toujours une sous-estimation des ressources dont vous avez besoin pour y arriver. ''

Christansen, qui vient de passer un mois avec l'agence de design InWithForward et a déjà passé trois mois avec NESTA au Royaume-Uni, déclare: `` Une chose dans laquelle vous pouvez certainement investir est de libérer du temps pour travailler réellement les uns avec les autres. ''

Projet X

La culture et la mentalité sont, bien sûr, nécessairement amorphes, intangibles et difficiles à définir. MindLab teste également quelque chose appelé Project X, qui incite les employés à s'engager dans des actions spécifiques qui correspondent cumulativement à cet état d'esprit différent.

À l'heure actuelle, le projet X est testé - l'expérimentation en pratique - sur les propres employés de MindLab. Il a établi une liste de ces actions, telles que «Forrest Gump: admettez que vous ne savez pas tout et demandez à un de vos collègues un aperçu spécial», «Frequent Flyer: Change where you sit» ou «Globetrotter: Book une réunion en dehors des locaux de MindLab ».

Il ne s'agit pas de faire une affiche ou des diapositives PowerPoint

La façon dont cela fonctionne est que chaque employé a reçu quatre jetons. Pour marquer des points, ils devaient effectuer les actions associées aux jetons qui leur avaient été attribués. Cela leur a apporté de nouveaux jetons et leurs points ont été enregistrés sur un graphique.

Bien que Prehn souligne qu'il s'agit encore d'un tout nouveau prototype, il déclare: «Il ne s'agit pas de créer une affiche ou des diapositives PowerPoint et de dire: vous devez être plus innovant. Je ne crois pas à ce genre de façon de diffuser une culture. Vous devez demander aux gens de faire quelque chose de très concret. Il faut que ce soit quelque chose que vous ne pouvez pas éviter de reconnaître, alors: «Quoi de neuf sur ma table?» Décrochez ce téléphone rouge et vous obtenez un aperçu d'un utilisateur, par exemple. C'est quelque chose qui ne restera qu'une semaine ou deux semaines, et ensuite vous le retirerez et le répéterez, mais d'une manière différente, sous une nouvelle forme physique.

Le «meilleur travail du monde»

Prehn a rejoint la fonction publique pour reprendre MindLab il y a seulement dix mois. Avant cela, chaque fois qu'il organisait des sessions de formation pour les fonctionnaires et «je parlais d'innovation, ils disaient… vous ne connaissez pas le monde dans lequel nous sommes. Et je me disais, OK alors, je vais essayer. "

Bien qu'il souligne que ses expériences en sont encore à leurs balbutiements et que les défis sont énormes, il dit: `` J'adorerais changer notre façon de travailler dans le secteur public pour être beaucoup plus agile et adaptatif et itératif et expérimental pour être beaucoup mieux. service public et ont un meilleur système de protection sociale et de fournir beaucoup plus de valeur pour les citoyens et les entreprises. C'est vraiment pourquoi j'y suis et c'est - je pense que c'est juste de dire - une assez grande ambition. Mais au moins, je fais de mon mieux.

«Je pense que c'est très amusant. Je pense que j'ai le meilleur emploi du monde. Je pense que nous faisons des choses importantes tous les jours et c'est quelque chose qui rejoint presque tous les citoyens chaque jour. Et je pense que c'est tellement satisfaisant. Bien sûr, ce n'est pas le travail le plus facile au monde pour changer le fonctionnement du système, mais pour moi, c'est le défi. Nous verrons dans quelques années qui a gagné la bataille.

Suivez Thomas Prehn sur Twitter .

(Crédit photo: MindLab)