Cet article est écrit par Catherine Clasadonte, étudiante MPP, Munk School of Global Affairs and Public Policy, Université de Toronto et Jonathan Craft, Phd. Professeur agrégé et directeur fondateur de Policy Ready, Munk School of Global Affairs and Public Policy, Université de Toronto.

En janvier, Policy Ready et l'Institut d'administration publique ont lancé une nouvelle série d'études de cas sur le gouvernement numérique. Notre premier cas , dont nous avons parlé dans Apolitical , portait sur la transformation numérique du Programme d'aide aux étudiants de l'Ontario, où nous avons souligné l'importance du leadership politique, des équipes interdisciplinaires et souligné les multiples facettes de la transformation du gouvernement numérique, y compris les interactions entre les technologies, politiques, programmes, réalités politiques et opérationnelles.

Comme le savent tous ceux qui font du travail numérique au gouvernement, ce n'est pas sans défis. Notre deuxième cas, qui sera publié plus tard ce mois-ci, examine la refonte numérique primée du Registre environnemental de l'Ontario (ORE).

La plateforme ERO originale a été créée en 1994, ce qui en fait l'un des premiers services de consultation publique numérique au monde. En 2017, le système sur lequel reposait l'ORE est devenu très dépassé et le gouvernement de l'Ontario a entrepris une reconstruction ambitieuse.

Repenser le numérique

Basée sur des entretiens et un groupe de discussion avec des responsables clés impliqués dans la refonte de l'ORE, l'étude de cas met en évidence les hauts et les bas de la première application complète de la norme de service du gouvernement numérique de l' Ontario . Il démontre à la fois la valeur et les défis de l'expérience utilisateur et place les personnes au cœur d'un processus itératif de résolution de problèmes où les programmes et services sont conçus et testés en temps réel, avec de vrais utilisateurs.

En se concentrant sur les politiques, les lois et les règlements, et en laissant les instruments (permis et approbations) et la migration du contenu existant jusqu'à plus tard, l'équipe a pu livrer un MVP mettant rapidement le site à la disposition du public en février 2018

Dans le cas de l'ORE, "l'utilisateur" n'était pas une entité singulière mais était plutôt composé d'utilisateurs publics et internes du gouvernement, tous deux des groupes divers, dont les préférences n'étaient pas bien connues à l'avance. Pendant la phase de découverte, par exemple, les résultats de la recherche d'utilisateurs auprès d'une grande variété d'utilisateurs potentiels du registre ont aidé l'équipe à prendre des décisions importantes en matière de conception et d'accessibilité.

Ils ont souligné que les utilisateurs étaient frustrés non seulement par l'interface et les fonctionnalités du système ERO daté, mais également par la qualité générale et la cohérence des publications publiques des registres. De plus, les participants internes ont expliqué que la conception du registre existant était biaisée par les processus et les priorités du ministère de l'Environnement et n'était pas facilement adaptable à d'autres ministères.

Cela souligne la nécessité pour le travail numérique de tenir compte des besoins et des expériences multiples et souvent concurrents des utilisateurs des programmes et des services.

Faire participer votre équipe

Le cas offre une perspective plus riche sur la façon dont les unités gouvernementales numériques comme le Service numérique de l'Ontario (SAO) travaillent avec des partenaires dans les ministères et les départements. Dans le cas, nous décrivons comment une équipe multidisciplinaire composée de membres de l'ODS et du ministère de l'Environnement et du Changement climatique de l'Ontario (MECC) a été formée et déployée.

Le modèle de déploiement confère des rôles d'équipe à des membres organisationnels spécifiques en fonction des compétences individuelles et des domaines d'expertise des connaissances qui sont nécessaires pour la création d'un produit numérique spécifique. De cette façon, les membres de l'équipe MECC et ODS sont entrés dans le projet avec des perspectives différentes des processus de travail, des attentes et des résultats des produits numériques.

L'équipe intégrée a utilisé des méthodes de travail agiles qui n'étaient pas sans difficultés compte tenu des institutions, des processus et des cultures de gouvernement traditionnels.

Les pratiques, techniques et approches réelles au cœur du numérique coexistent désormais dans le secteur public au sens large qui, pour le meilleur et pour le pire, a ses propres traditions et modes de fonctionnement.

Travailler dans des sprints, avec un chef de produit, et utiliser des stand-up et des show-shows ont été la clé du succès de l'équipe. En suivant les méthodologies agiles, l'équipe a pu publier plus de 20 itérations de l'ORE sans frais supplémentaires, partageant leur travail lors d'une émission bihebdomadaire et de présentations.

En se concentrant sur les politiques, les lois et les règlements, et en laissant les instruments (permis et approbations) et la migration du contenu existant jusqu'à plus tard, l'équipe a pu livrer un MVP mettant rapidement le site à la disposition du public en février 2018.

Prêt à évoluer?

Cette étude de cas fournit une analyse des résultats finaux et des principales leçons apprises pour l'organisation d'équipes numériques, la collaboration avec des partenaires au sein et autour du gouvernement, et les contraintes et limites du gouvernement numérique. Cependant, d'importantes questions demeurent quant à la mesure dans laquelle ces approches et techniques sont évolutives compte tenu de l'intensité de leurs ressources et de la discrétion et de l'autonomie que les cadres et les gestionnaires doivent accorder aux équipes qui effectuent le travail.

Alors que les gouvernements du monde entier investissent des ressources dans le gouvernement numérique, notre objectif en publiant ce cas et l'ensemble de la série d'études de cas Policy Ready / IPAC, est de mettre en évidence ce qui est nécessaire pour faire fonctionner le numérique. Les pratiques, techniques et approches actuelles au cœur du numérique coexistent désormais dans le secteur public au sens large qui, pour le meilleur et pour le pire, a ses propres traditions et méthodes de travail.

Nous vous invitons à approfondir cette refonte numérique primée. L'affaire sera en accès libre et nous continuons également à inviter les gouvernements et les fonctionnaires à continuer à nous contacter s'ils souhaitent s'engager dans la série d'études de cas du gouvernement numérique. - Catherine Clasadonte et Jonathan Craft

(Crédit photo: Death to the stock photo)