Este artículo está escrito por Abby Semple, consultora principal de Public Procurement Analysis, una consultora con sede en Londres.

Aquellos de nosotros que anunciamos los beneficios de la participación en el mercado de precontratación a menudo nos dicen: "Me encantaría, pero esta licitación debe publicarse mañana / la próxima semana y no hay tiempo" o "no tenemos el personal / recursos / experiencia para hacerlo correctamente ".

Si bien muchos organismos públicos se relacionan regularmente con los proveedores, la calidad del compromiso varía ampliamente. Con las normas normales de adquisición [temporalmente relajadas](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52020XC0401(05%29&from=EN) por la pandemia de COVID-19, existe la posibilidad de repensar esto, junto con otros aspectos de la adquisición.

Irónicamente, cuando estamos bajo presión, a veces encontramos tiempo para hacer cosas que normalmente sentimos que no tenemos tiempo, e incluso hacerlas bien. La prisa por comprar máscaras faciales, guantes, kits de prueba, ventiladores, así como todas las necesidades menos obvias impulsadas por la pandemia, como la mayor capacidad de las TIC y los servicios públicos sin contacto, han resaltado la importancia de comprender la capacidad de los proveedores, las limitaciones y motivaciones, y las trampas de no hacerlo.

Entonces, ¿cómo deberían los organismos públicos comprometerse con los proveedores ahora y en el futuro (con suerte 'normal')?

Capacidad

Muchos compradores piensan que tienen una comprensión razonablemente buena de la capacidad de sus proveedores existentes.

No solo nos informan de todo en las licitaciones, sino que con el tiempo aprendemos lo que pueden y no pueden hacer, y lo que hacen los subcontratistas. Pero esto casi siempre está condicionado por el contrato que tenemos con ellos y por la relación establecida durante el proceso de adjudicación del contrato y las primeras etapas de implementación, que a menudo es un poco amarga. Así como los compradores pueden descubrir que tienen la capacidad de hacer cosas en una crisis que normalmente piensan que no pueden, lo mismo ocurre con los proveedores.

¿Pueden las empresas sin experiencia previa en la fabricación de dispositivos médicos construir ventiladores ? ¿Pueden las destilerías hacer desinfectante de manos ? Parece que pueden, y lo harán, en las circunstancias correctas. Ahora piense en la capacidad no solo de sus proveedores existentes, sino de todo el mercado, incluidos aquellos sin experiencia específica en la categoría de producto o servicio que está comprando. Ser capaz de aprovechar esto fuera de una situación de crisis podría aumentar la innovación y reducir los costos. También podría reducir la dependencia de un único proveedor en las categorías de gasto estratégico.

Los enfoques formales para la participación en el mercado, como eventos de proveedores o cuestionarios, a veces pueden ser menos útiles que los informales: llamadas telefónicas, intercambios de correo electrónico o reuniones sobre temas específicos con proveedores individuales.

Puede encontrar que obtiene una cuenta más sincera de la capacidad y las limitaciones de los licitadores utilizando este enfoque, especialmente si habla con las personas que realmente estarán involucradas en la entrega del contrato

Mientras la misma información esté disponible para todos para garantizar la igualdad de trato, no hay nada que impida que los organismos públicos hagan esto. Puede encontrar que obtiene una cuenta más sincera de la capacidad y las limitaciones de los licitadores utilizando este enfoque, especialmente si habla con las personas que realmente estarán involucradas en la entrega del contrato. La participación en el mercado no debe ser una calle de sentido único. Compartir información detallada sobre sus necesidades y aspiraciones como organismo público es igualmente importante. Esto significa que es posible que deba escribir un blog o artículo, usar las redes sociales o hablar en eventos de la industria sobre los desafíos específicos que enfrenta en el sector público para correr la voz.

Restricciones

También es poco probable que las licitaciones le den una idea de las limitaciones que enfrenta una empresa o consorcio en particular. En una crisis de toda la sociedad, las empresas son más abiertas sobre sus limitaciones financieras, técnicas, logísticas y de recursos humanos. Fuera de esta situación, tales detalles son a menudo secretos muy bien guardados.

Como muestran los colapsos de las principales empresas de subcontratación, como Carillion , los compradores a veces no son conscientes de la grave tensión a la que se enfrenta una empresa, o se sienten incapaces de actuar sobre esta información. Entonces, ¿cómo puede tener una idea real de si un posible postor está sobrecargado o dónde pueden estar sus puntos débiles? Una técnica que se puede adaptar del mundo del desarrollo de software es la planificación del póker , donde los proveedores están invitados a estimar los recursos necesarios para completar tareas específicas que formarán parte de un contrato.

Al comparar las estimaciones de diferentes compañías, obtiene una idea realista de los costos y el tiempo necesarios, lo que puede evitar la subcontratación o la subcontratación de un contrato.

Motivaciones

Así como las personas tienen diferentes motivaciones para hacer cosas, lo mismo ocurre con las empresas. Para las empresas que ofertan por contratos públicos, la ganancia de reputación puede ser un factor clave, es decir, poder incluirlo en su lista de clientes o materiales promocionales. En otros casos, la motivación será más estrictamente financiera.

Detrás de las motivaciones corporativas se encuentran muchas motivaciones individuales diferentes, y estas pueden ser aún más influyentes para determinar qué tan bien se realizará un contrato. Comprender estas motivaciones debería ser parte de la participación en el mercado, como lo han descubierto los compradores que quedaron decepcionados por los proveedores de máscaras o equipos de emergencia que respondieron a mejores ofertas.

Idealmente, debería hablar con una variedad de personas en el sector. Sus respuestas pueden sorprenderte

Si bien la confianza y la lealtad tardan en desarrollarse, desde el principio puede crear una imagen de las estructuras de promoción y pago (incluidas las bonificaciones), así como las trayectorias profesionales típicas en la industria en la que está comprando. ¿Qué valoran las personas acerca de sus trabajos y cuánto tiempo tienden a permanecer en un puesto antes de continuar? Esto variará dependiendo de si está comprando servicios de limpieza, diseño web o vehículos. La investigación en línea puede ser un comienzo, pero idealmente debería hablar con una variedad de personas en el sector. Sus respuestas pueden sorprenderlo; por ejemplo, la flexibilidad en los arreglos de trabajo e incluso la satisfacción de participar en proyectos significativos del sector público pueden ser motivaciones clave.

Al aplicar algunas de las lecciones aprendidas de las adquisiciones durante una pandemia, los organismos públicos pueden colocarse en una posición más sólida frente a sus cadenas de suministro y evitar la excesiva dependencia de proveedores únicos, fallas inesperadas del mercado y un bajo rendimiento. - Abby Semple

(Crédito de la imagen: Unsplash)