Este artículo fue escrito por Lewis S. Eisen, director de Perfect Policies y ex funcionario público del gobierno canadiense.
La mejora de las habilidades y el aprendizaje continuo son beneficiosos para todos los servidores públicos , e identificar aquellos temas que serán críticos en los próximos años es definitivamente la forma de comenzar.
Un artículo reciente en Apolitical recomendó una serie de habilidades técnicas que son valiosas para que adquieran los servidores públicos, por ejemplo, el pensamiento de sistemas y el diseño centrado en el usuario. Aunque la lista contenía mucha información útil, se pasó por alto una habilidad importante: la redacción de políticas.
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Sí, la redacción de políticas es una habilidad. Demasiadas organizaciones gubernamentales toman a sus expertos en la materia y les asignan la tarea de redactar políticas, estándares y procedimientos sin siquiera brindarles capacitación sobre cómo hacerlo realmente. Como resultado, muchos documentos de políticas están escritos exactamente de la misma manera que hace 20 años, por lo que ni la estructura ni el lenguaje reflejan los tiempos cambiantes.
En los 17 años que pasé en el gobierno federal, muchos de ellos redactando políticas, se ofreció poca capacitación sobre este tema. Afortunadamente, habiendo ejercido la abogacía muchos años antes, estaba bastante familiarizado con cómo se redacta la legislación. Pude extraer algunas lecciones de ese mundo que son aplicables a la redacción de políticas.
En este artículo, analizo algunos de los beneficios que podríamos obtener si esta habilidad obtuviera la atención que merecía, y ofrezco algunas sugerencias de temas en los que la capacitación puede enfocarse.
Beneficios operacionales
Las declaraciones de política bien redactadas invitan al cumplimiento. Son más fáciles de administrar, mantener y hacer cumplir, lo que reduce en general la cantidad de tiempo que una organización necesita dedicar a esas actividades.
Además, facilitan el proceso de auditoría interna porque los auditores pueden averiguar exactamente cuáles son los resultados esperados.
Desde un punto de vista económico, una política bien redactada cuesta mucho menos de producir, porque puede acelerar el proceso de consulta y aprobación mucho más rápido que una mal redactada.
Contenido apropiado
La queja demasiado común de que las políticas son demasiado extensas no carece de fundamento. Demasiadas políticas continúan llenas de procedimientos, estándares, principios, declaraciones explicativas, ejemplos y orientación, todos los cuales pertenecen a otros documentos.
Sin las habilidades para reconocer las diferencias entre esos tipos de declaraciones, los escritores con demasiada frecuencia las arrojan todas en una sola pila. Como un cajón de cocina que no separa los tenedores, cuchillos, cucharas y utensilios de cocina entre sí, la combinación de reglas nuevas y reglas existentes en el mismo documento produce un lío enredado. Como resultado, se pierde un tiempo valioso editando, discutiendo y reformulando declaraciones que no pertenecen a la política en primer lugar.
Escribir reglas neutrales e informativas es una habilidad y muy importante si su objetivo es el compromiso y el cumplimiento en lugar de la resistencia.
Esta desorganización se puede prevenir con una base sólida en un marco de políticas adecuado. Desafortunadamente, esta pieza a menudo falta o es deficiente, y la capacidad de reconocer las brechas en el marco de políticas actual es muy escasa.
Fraseo
Demasiadas políticas administrativas y operativas suenan como un sargento que grita órdenes a las tropas. Las declaraciones de política que deben establecer requisitos obligatorios son especialmente susceptibles a esta deficiencia y, a menudo, suenan demasiado agresivas y dictatoriales.
Escribir reglas neutrales e informativas es una habilidad y muy importante si su objetivo es el compromiso y el cumplimiento en lugar de la resistencia.
La mayoría de las políticas gubernamentales vigentes utilizan una redacción claramente anticuada. El estilo autoritario es representativo de la forma en que la gerencia hablaba a los empleados hace 30 años, lo que podría haber sido aceptable en ese momento. Ese estilo se considera incompatible con la cultura y los valores corporativos modernos, y hoy nadie habla de esa manera con sus empleados. Sin embargo, muchos todavía escriben de esa manera y se debe a la falta de capacitación.
Tono de voz
Demasiados redactores de políticas no prestan atención al tono de voz de sus reglas. Como resultado, el lenguaje a menudo suena mucho más duro para el lector que para el escritor.
En ausencia de cierta conciencia sobre este tema, la mayoría de las personas adoptan el tono autoritario de la elaboración de reglas que escucharon de sus padres y maestros al crecer. Ese tono nace de un paradigma padre-hijo, como se llama en Análisis transaccional, y no es apropiado en una situación laboral. La capacidad de dar instrucciones de una manera que refleje una relación Adulto-Adulto requiere algo de práctica, pero se vuelve más fácil cuanto más lo haces, como cualquier otra habilidad.
La redacción de políticas y directivas no es ciencia espacial, pero requiere conocimientos y habilidades específicos que deben adquirirse deliberadamente.
La ironía es que muchas organizaciones gubernamentales están haciendo grandes avances en sus esfuerzos por fomentar un ambiente de trabajo respetuoso. Declaran que el "respeto por los demás" es uno de sus valores fundamentales y desean sinceramente mejorar las relaciones laborales entre la dirección y los empleados. Qué vergüenza, entonces, cuando todo ese arduo trabajo aparentemente se contradice con el tono de voz de sus instrumentos políticos. En esos casos, parece que la organización no está predicando.
Este es un buen ejemplo de la facilidad con la que se puede mejorar una regla mal redactada:
"No se reembolsarán los gastos de viaje enviados con un formulario incorrecto".
Esa declaración está escrita en negativo, usando el formato tradicional de “Malo + castigo”. Suena ... bueno, mandón. Hay un trasfondo sutil, pero claramente perceptible, como "Ya hemos tenido suficiente de demasiada gente que no usa la forma correcta".
Vamos a arreglarlo dándole la vuelta:
"Los gastos de viaje se reembolsan cuando se envían utilizando el formulario adecuado".
Ahora la declaración es informativa, útil y no suena como un padre enojado regañando a un niño travieso.
No es ciencia espacial
La redacción de políticas y directivas no es ciencia espacial, pero requiere conocimientos y habilidades específicas que deben adquirirse deliberadamente. La calidad del producto terminado paga con creces el tiempo invertido en mejorar esas habilidades.
Agreguemos la redacción de políticas a la lista de habilidades esenciales para los servidores públicos en los próximos años. - Lewis S Eisen
Lewis S Eisen JD CIP CVP es el autor del bestseller internacional Cómo escribir reglas que la gente quiera seguir : una guía para redactar políticas y directivas respetuosas. Combina su experiencia como abogado con 20 años de consultoría empresarial y 15 años de experiencia trabajando en IM / IT en el Gobierno de Canadá. Recibió en 2020 el Premio Literario Britt de ARMA International.
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(Crédito de la imagen: Unsplash)
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