Este artículo está escrito por Scott Seaward, investigador de usuarios de la Oficina de Estadísticas Nacionales del Reino Unido (ONS).

Eche un vistazo al diario de cualquier persona y estoy seguro de que encontrará un gran porcentaje de su tiempo dedicado a las reuniones. Por tanto, es muy importante aprovechar al máximo este tiempo. Hace poco estuve en una llamada de Skype y todos los asistentes, excepto el anfitrión, habían marcado temprano. La primera pregunta que todos tenían era "¿De qué se trata esta reunión?" Al instante, sentí que no había una verdadera razón para esta reunión y, en última instancia, me sentí significativamente menos comprometido con estar presente.

No tenemos que perder el tiempo así y tener una agenda no significa que estés siendo de la vieja escuela. El “somos un equipo ágil y genial que tiene stand-ups” es genial, pero como coordinador y participante de la reunión, aún necesita un objetivo y una comprensión clara del propósito: ¿Por qué estoy aquí? ¿Que voy a aprender? ¿Cómo puedo ayudar? Estas son algunas de las cosas típicas que me pasan por la cabeza en las reuniones junto con "¿Qué hay para el té?"

Evite organizar una reunión que debería haber sido un correo electrónico

Liberating Structures puede ayudarlo a responder estas preguntas y hacer que sus reuniones sean más significativas. Pero no son plantillas para una reunión perfecta. Me gusta pensar en ellos como herramientas para ayudarnos a llegar al corazón de lo que estamos tratando de lograr.

Tener un objetivo y un propósito claros para las reuniones es el punto de partida. La mejor manera de lograr los objetivos y propósitos deseados es donde Liberating Structures realmente ayuda; Hay 33 técnicas para hacer reuniones de manera diferente, compartidas libremente en su sitio web , con algunas otras en “desarrollo”.

En este artículo me gustaría presentar dos de las Estructuras que mis colegas y yo de la ONS hemos encontrado más útiles: 1/2/4 / Todo y Qué, Entonces Qué, Ahora Qué.

1/2/4 / TODOS

A primera vista 1/2/4 / Todo parece tan parecido al sentido común que es tentador pensar que es casi demasiado básico para llamarlo un enfoque, pero es simple pero profundo.

He organizado una reunión con ciertas personas que elegí / quiero que estén allí o, me han invitado a una reunión, ¿seguro que quieres otras opiniones? Incluso si se trata de una presentación, ¿seguramente les gustaría mis comentarios? Sin embargo, con demasiada frecuencia no hacemos tiempo para esto.

Es una construcción poderosa que ayuda a garantizar que la persona más ruidosa de la habitación no sea la única voz que se escuche. A medida que se desarrolla la estructura, ves las opiniones de los demás que se escuchan y adivinen qué, también tienen ideas y pensamientos sobre nuestro trabajo y es por eso que todos estamos invitados a esta reunión seguramente.

1/2/4 / Todo es un ...

No sonarás extravagante. Cuando presenta 1/2/4 / All a un grupo de personas, se acepta porque es lo correcto, proporciona un foro habilitador en el que las personas pueden sentirse cómodas e incluidas, tanto introvertidas como extrovertidas.

Entonces, ¿por qué funciona esta estructura de 12-15 minutos? Este comienzo de 1/2/4 / Todos es una forma sencilla de proteger el tiempo de las personas para pensar por sí mismas sobre el tema, el elemento de 1 minuto para 1 persona; luego los haces compartir con otro colega que esté presente, el paso de 2 minutos en parejas; y luego 4 minutos en grupos de cuatro si hay tantas personas presentes, terminando con 5 minutos todos juntos, lo que conduce casi inevitablemente a una discusión grupal mejorada.

Es una construcción poderosa que ayuda a garantizar que la persona más ruidosa de la habitación no sea la única voz que se escuche. A medida que se desarrolla la estructura, se ven las opiniones de los demás que se escuchan y adivinen qué, también tienen ideas y pensamientos sobre nuestro trabajo y es por eso que todos estamos invitados a esta reunión seguramente. Desafía al poder sin atacarlo directamente.

1/2/4 / Todo es una excelente manera de recopilar opiniones y pensamientos de las personas, pero también crea el consenso de que así es como se llevará a cabo esta reunión, todos podemos hablar y opinar, seremos respetuosos con los demás y entenderemos todos tienen voz en esto.

¿Qué, y qué, ahora qué?

Tengo una insignia un poco sarcástica pero verdadera en mi cordón que dice "Acabo de estar en una reunión que debería haber sido un correo electrónico". Si somos honestos, estoy seguro de que todos hemos estado en una reunión en la que, mientras la gente sale por la puerta, se produce una discusión ahogada. “¿Cuál fue el significado de esta reunión? “Esa es una hora que nunca volveré”. "¿Qué querían decir con esto y aquello?"

Liberating Structures me ha salvado del terrible escenario en el que 20 personas se sentaron alrededor de una mesa durante demasiado tiempo y apenas recordaban lo que se discutió en la reunión una semana después.

Ciertamente, algo que se ha vuelto evidente a medida que todos trabajamos de forma remota es que los horarios de las reuniones se están respetando más estrictamente. Aquellos “saliendo de las conversaciones del pasillo de la reunión” se han convertido en “bueno tengo otra llamada, adiós”. ¿Tener un qué? ¿Y qué? ¿Ahora que? (WWW) cerca del final de una reunión es una excelente manera de garantizar que todos tengan claros sus próximos pasos y responsabilidades.

Al igual que con 1/2/4 / All, WWW intuitivamente tiene sentido, ya que ayuda a su equipo a reducir la velocidad y reflexionar. ¿De qué hemos hablado, qué significa eso, por qué es importante lo que hemos hablado y, por último, ahora qué vamos a hacer al respecto? Si bien no es ciencia espacial, es una estructura a seguir para generar consenso, comprensión y propiedad del grupo sobre los resultados y los pasos a seguir. Asegurarse de que los asistentes hayan entendido lo que se ha discutido, los impactos y la importancia, y delinear los posibles pasos siguientes ayuda a impulsar el progreso.

Libera tu reunión

Liberating Structures me ha salvado del terrible escenario en el que 20 personas estuvieron sentadas alrededor de una mesa durante demasiado tiempo y apenas recordaban lo que se discutió en la reunión una semana después.

Aprender, probar y aplicar Liberating Structures nos ha movido a mí y a mi equipo hacia reuniones centradas en “cómo logramos este objetivo” y formas claras y tangibles de avanzar, junto con acciones al final del mismo.

¿Cómo puedes hacer todo esto, preguntas? Es realmente simple: literalmente voy al sitio web con objetivos y acciones de la reunión y los relaciono con las descripciones de las estructuras. Incluso hay un " menú " para ayudarte. Todo el material es gratuito bajo licencia de creative commons; incluso hay un Manual de la Comunidad Virtual Liberating Structures . También estoy involucrado en un grupo de usuarios local en Cardiff donde probamos estructuras juntos e intercambiamos experiencias y recursos. Te animo a que encuentres tu propio grupo local o que inicies uno tú mismo. Te lo prometo, no te arrepentirás.

Aprender sobre nuevas estructuras es genial y tener espacio para practicarlas, en reuniones regulares, es esencial. Sin embargo, verlos tener beneficios en tiempo real para los equipos es donde obtiene la mayor satisfacción.

La realidad es que no soy un facilitador lo suficientemente seguro como para hacer estas cosas con 50 personas y probarlo. Construyo mi confianza y comprensión de lo que la estructura puede lograr principalmente a través del grupo de usuarios. Hay mucha sustancia y pensamiento en cada una de las estructuras. No siempre te das cuenta de eso hasta que los practicas. Aprende dónde tendrán y dónde no tendrán un gran impacto.

Sé que esto puede parecer abrumador. Pero te pregunto: ¿cuál es la alternativa? Al atreverse a sugerir algo nuevo, puede salvarlo a usted y a sus colegas de una vida de malas reuniones. - Scott Seaward

(Crédito de la imagen: Unsplash)

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