Por Carol Gravelle, MPR y Asesora Estratégica Interina, Gobierno de Ontario.

A medida que los cursos tradicionales de relaciones con los medios continúan cayendo del plan de estudios de las escuelas de comunicación corporativa, no es de extrañar que existan brechas de conocimiento sobre cómo escribir un comunicado de prensa efectivo. No importa en qué país trabaje o la forma estilística, el propósito del comunicado de prensa es contarle a su audiencia una historia.

Con más de 15 años de experiencia en comunicación gubernamental y una Maestría en Relaciones Públicas de la Universidad Mount Saint Vincent, Carol ha escrito varios comunicados de prensa en Canadá y Australia. La intención de este artículo es brindar consejos útiles sobre cómo escribir un comunicado de prensa del gobierno para profesionales de la comunicación de nivel junior a intermedio.

Haz que el contenido sea fácil de digerir

Tenga en cuenta quién, qué, cuándo, dónde y por qué mientras escribe sus primeras líneas. Esta información es clave para incluir en el comunicado de prensa en el primer párrafo para captar la atención del lector.

Un comunicado de prensa no debe ser demasiado promocional. Debe ser fáctico, utilizando datos para comunicarse. También debe ser conciso, evitando el lenguaje superfluo. La mayoría de los comunicados de prensa tienen una extensión de una página.

Prepárate para los cambios

Un proceso de revisión de varios niveles es esencial para desarrollar un comunicado de prensa que sea preciso, refleje los tecnicismos de la legislación en un lenguaje simple y fácil de entender y refleje la posición de la organización sobre los problemas.

Comprender el entorno actual de los medios de comunicación en el gobierno es una parte importante de saber cómo redactar un comunicado de prensa eficaz.

A medida que el comunicado de prensa pasa por las revisiones, los expertos técnicos pueden sugerir cambios en la forma en que se comunican los detalles de las políticas para garantizar que reflejen el lenguaje legislativo. Considere estas sugerencias y realice cambios si es necesario. Es posible que otros redactores deseen modificar su texto. Recuerde, usted es el comunicador profesional.

Considere si esos cambios de redactor de palabras son necesarios y, de no ser así, comunique por qué.

Las cotizaciones son imprescindibles

Habiendo trabajado en el gobierno de Ontario durante más de una década, he recibido solicitudes de la alta dirección para no incluir citas en los comunicados de prensa. Como comunicador profesional, la pregunta es si un comunicado de prensa es realmente el formato que se debe utilizar.

Las citas son una parte esencial de un comunicado de prensa porque brindan una oportunidad para que un portavoz le cuente al público sobre un tema y por qué es importante a su manera.

Si la alta dirección no quiere que se le cite o si el problema es polémico, es posible que desee considerar la posibilidad de utilizar una declaración. Las citas son típicamente dos oraciones y no deben parecer demasiado escritas o demasiado cargadas con datos estadísticos. En su lugar, use comillas para agregar color al comunicado de prensa, resalte la personalidad única del portavoz.

Las citas son una parte esencial de un comunicado de prensa porque brindan una oportunidad para que un portavoz le cuente al público sobre un tema y por qué es importante a su manera.

Cíñete a los mensajes clave

Los mensajes clave son breves fragmentos de sonido que reflejan los mensajes principales que desea que sus audiencias retengan.

Para desarrollar mensajes clave, considere los problemas asociados con su tema, así como las medidas de mitigación asociadas. Una vez que tenga esta información, se pueden desarrollar mensajes clave para indicar estratégicamente qué riesgos existen, si los hay, y cómo los manejará el gobierno. Por ejemplo: "El gobierno propone enmiendas a la legislación para habilitar XYZ, de acuerdo con la legislación relacionada". Los mensajes clave también pueden incluir un llamado a la acción, resultados de encuestas, breves estudios de casos, narrativas y otra información para agregar credibilidad a la información en su comunicado de prensa.

El uso de mensajes clave en materiales como comunicados de prensa y discursos permite:

  • Mensajes coherentes en todos los materiales y en las entrevistas con los medios de comunicación con los portavoces

  • Comunicación abierta y transparente con las audiencias

  • Información detallada que es memorable.

Haga que los comunicados de prensa se puedan compartir

Dado que los comunicados de prensa rara vez se imprimen en papel o se utilizan en kits de medios, asegúrese de que se publiquen a través del portal de comunicados de prensa del gobierno y en los canales de redes sociales relacionados de manera oportuna.

La idea es hacerlos lo más compartibles posible. Incluya identificadores de redes sociales, enlaces web asociados, recursos, videos y otros materiales para audiencias dentro del cuerpo del comunicado de prensa. A medida que la tecnología continúa evolucionando, considere cómo se accederá y verá su comunicado de prensa en computadoras de escritorio y teléfonos inteligentes (es decir, publicar comunicados de prensa como archivos PDF no se considera una buena práctica debido a los pellizcos necesarios para leer el texto en los teléfonos inteligentes).

Conoce a tu audiencia

Comprender el entorno actual de los medios de comunicación en el gobierno es una parte importante de saber cómo redactar un comunicado de prensa eficaz.

Si bien he asistido a cursos tradicionales de relaciones con los medios, gran parte de mi conocimiento se ha generado al trabajar en este entorno como único profesional de relaciones con los medios.

Independientemente de si ha tomado un curso tradicional de relaciones con los medios o no, los aspectos clave de la redacción de comunicados de prensa incluyen conocer a su audiencia y sus plazos, estar listo para hacer ediciones y tener en cuenta esto en su línea de tiempo de noticias, incluidas citas para ayudar a su audiencia a relacionarse a su contenido, utilizando mensajes clave y redactando el comunicado de prensa con el objetivo de compartirlo fácilmente en varias plataformas de redes sociales. Conéctese conmigo en LinkedIn y cuénteme cómo funcionan estos consejos para usted. - Carol Gravelle

Queremos saber lo que piensa sobre este artículo. Envíenos un artículo o envíenos sus comentarios a [hello@apolitical.co](mailto:hello@apolitical.co)

(Crédito de la imagen: Unsplash)