Este artículo fue escrito por Laura Mousseau, Gerente de Comunicaciones, Ciudad de Guelph.

En estos días, un comunicado de prensa no es solo para la prensa. Dado que los medios de comunicación enfrentan recortes, incluida la pérdida de periódicos comunitarios, muchas personas obtienen información directamente del sitio web de su gobierno local . Si bien nuestra audiencia principal para un comunicado de prensa siguen siendo los periodistas, ya no son la única audiencia y los cambios en nuestro enfoque de redacción pueden ayudar a todos.

Dicho esto, no existe un formato de publicación único que funcione en todas las situaciones. Los anuncios más controvertidos requerirán un enfoque diferente al de las buenas noticias directas. Pero hay algunos conceptos básicos que ayudarán a que cualquier comunicado de prensa sea útil tanto para los periodistas como para otras personas que reciben actualizaciones directamente de fuentes gubernamentales.

Descubra y comprenda los impactos

Antes de comenzar su comunicado de prensa, y después de recopilar todos los hechos, deberá asegurarse de descubrir y comprender los impactos de la decisión o el cambio sobre el que está escribiendo en las personas a las que sirve. Idealmente, este trabajo se realiza antes de un comunicado de prensa para ayudar a informar las decisiones, pero esta puede ser su primera participación en el proyecto. Las noticias también pueden ser repentinas o inesperadas, por lo que es posible que deba hacer este trabajo sobre la marcha.

He tenido más dificultades para escribir comunicados de prensa cuando no está claro por qué a la gente debería importarle, por qué lo que compartimos les importará. El error más común que veo en los comunicados de prensa es un enfoque interno, simplemente declarar lo que estamos haciendo o enfocar lo que significa el trabajo para nosotros, en lugar del impacto de lo que estamos haciendo en las personas a las que servimos. En mi experiencia, cuando ese impacto no está claro, los medios de comunicación no lo cubren o, peor aún, se equivocan.

El peor de los casos para los comunicadores es que la jerga y la redacción compleja harán que un periodista se equivoque en su historia y usted estará luchando por las correcciones.

Para mí, descubrir y comprender los impactos podría incluir hacer un escaneo ambiental, especialmente cuando el tema es controvertido. ¿Qué se ha dicho antes, qué se dice ahora y quién lo dice?

Asegurarse de que comprende los impactos de las noticias que está anunciando le ayuda a escribir un comunicado de prensa que agrega un contexto útil o crítico y aborda los impactos. Si la información no cabe en el comunicado de prensa, es probable que sea útil para responder preguntas de seguimiento de los periodistas y el público.

Más claridad y transparencia

Dado el ritmo de las noticias y la reducción de recursos, los periodistas pueden tener menos tiempo para desentrañar información compleja y descifrar la jerga de la industria. Ayude a los periodistas a contar su historia y obtener la información correcta al proporcionar información clara y objetiva.

Mi carrera en comunicaciones comenzó con una organización científica y, en los primeros días, mis comunicados de prensa solían utilizar jerga o conceptos complejos que provocaban que la gente no entendiera y, por lo tanto, no se preocupara por lo que estábamos comunicando. El peor de los casos para los comunicadores es que la jerga y la redacción compleja harán que un periodista se equivoque en su historia y usted estará luchando por las correcciones.

Ayude a las personas a comprender y preocuparse por lo que les está diciendo brindándoles información en un idioma que todos puedan entender fácilmente. Si la información es lo suficientemente importante como para justificar un comunicado de prensa, no haga que la gente trabaje por ella. No significa que evite los conceptos difíciles; simplemente desglosarlos y explicarlos. La escritura clara beneficia tanto a los periodistas como a otras personas que leen sus comunicados de prensa, especialmente a aquellos cuyo primer idioma no es el que está escribiendo. Utilice aplicaciones en línea gratuitas como Up-goer Five Text Editor o Hemingway Editor para probar la legibilidad de su escritura .

Usa analogías y comparaciones

Otro error común con los comunicados de prensa es que los escribimos en abstracto. Incluso cuando declaramos claramente el impacto, a menudo escribimos sobre políticas y presupuestos y proyectos de construcción sin hacer que las noticias sean identificables para las personas afectadas.

Proporcionar analogías tanto para temas cotidianos como complejos puede ayudar a los periodistas a crear historias sólidas con las que sus lectores se relacionarán o, al menos, comprenderán su importancia.

Podríamos afirmar el impacto de un proyecto de construcción como el cierre de una carretera, y podemos ayudar a las personas a identificarse con la necesidad de esto proporcionando una analogía. Entonces, en lugar de hablar de mantenimiento de activos en abstracto, hable de mantenimiento y reemplazo de tuberías de agua subterránea y alcantarillado en relación con la plomería de la casa: cuidar las tuberías de su hogar y reemplazarlas antes de que se rompan evita problemas más costosos.

Si está citando medidas, proporcione una comparación para ponerlo en contexto, como el número equivalente de piscinas de tamaño olímpico para volúmenes de agua o campos de fútbol para área terrestre. El sitio web Measure of Things le permite ingresar una medida para obtener comparaciones de la vida real de peso, altura, volumen y área. ¿Su comunidad limpió 3.300 kilogramos de basura o el valor de un hipopótamo?

Escriba para las personas a las que sirve, no para su organización

Los comunicados de prensa no son para nosotros, son para personas fuera de nuestra organización. Como servidores públicos estamos orgullosos de nuestro trabajo y, naturalmente, queremos compartir los detalles que son importantes para nosotros, pero realmente debemos considerar si esta información es importante para nuestra audiencia.

Para ser efectivos, los comunicados de prensa primero deben abordar lo que significa el anuncio para las personas a las que sirve. No podemos simplemente compartir lo que hemos decidido y lo que significa para nuestras organizaciones; necesitamos explicar el impacto de las decisiones gubernamentales en nuestras comunidades.

Realizar sesiones regulares de capacitación en relaciones con los medios para los líderes de proyectos y programas de su organización lo ayuda a preparar al personal para ser excelentes portavoces de su organización

Cuando aprobamos nuevos parques, estamos creando más lugares para que la gente juegue o explore; cuando anunciamos proyectos de construcción de carreteras, facilitamos el desplazamiento de la gente; y cuando aprobamos los presupuestos, estamos asignando el dinero de los contribuyentes a los servicios que apoyan las necesidades de nuestras comunidades.

Si las personas necesitan cambiar algo que están haciendo, o si hay un llamado a la acción, ese debería ser el titular, no nuestra decisión. El cambio de comportamiento necesario es la noticia; la decisión y cómo llegamos a ella es la información de fondo.

Y, en el mundo digital, aún puede compartir lo que desea que la gente sepa a través de enlaces desde su comunicado de prensa a su sitio web. Aquellos que quieran más información la revisarán y, como mínimo, su comunicado de prensa les dará a las personas lo que necesitan saber.

Deje que sus expertos en la materia hablen con los periodistas

Las personas que dirigen y realizan el trabajo que se comparte en un comunicado de prensa son las mejores personas para responder las preguntas de los periodistas, siempre que cuenten con la capacitación y el apoyo de los profesionales de las relaciones públicas y la comunicación. Tener un intermediario puede ralentizar la investigación de los medios, lo que afecta tanto la capacidad de un periodista para escribir dentro de los plazos como, si no pueden obtener respuestas a todas sus preguntas a tiempo, la historia que pueden contar.

Realizar sesiones regulares de capacitación en relaciones con los medios para los líderes de proyectos y programas de su organización lo ayuda a preparar al personal para ser excelentes portavoces de su organización. La capacitación lo ayuda a identificar quién es un portavoz natural y quién necesita más capacitación y apoyo para sentirse cómodo en esta función. No todo el mundo se destacará en esto, y puede trabajar con las habilidades y capacidades de su personal para encontrar el portavoz adecuado para cada anuncio.

Eso no significa que nunca use un intermediario como contacto con los medios. Habrá situaciones en las que será crucial que alguien procese y organice entrevistas con los medios. De lo contrario, deje que su personal se apropie, comparta y celebre el arduo trabajo que realizan. - Laura Mousseau

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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