El tiempo vuela, para nunca volver. A continuación, le indicamos cómo aprovecharlo al máximo

Este artículo fue escrito por Signe Hanson, analista senior de políticas de Manitoba Justice.

Como servidores públicos, el tiempo es nuestro recurso más preciado y finito. Es el hilo que teje intrincadamente el tejido de nuestros días de trabajo juntos. Y aunque el tiempo es una constante, siempre parece escasear. ¿Alguna vez se ha sorprendido imaginando lo que podría lograr, los problemas que podría ayudar a resolver, las conexiones con la comunidad que podría hacer, si tuviera un poco más de tiempo?

Virgil lo dijo mejor cuando escribió: “El tiempo vuela, para nunca volver”. Si bien todavía no podemos recuperar el tiempo invertido o perdido (Stephen Hawking nunca descartó por completo el viaje en el tiempo , así que tengo esperanzas), podemos elegir ser conscientes de cómo administramos nuestro tiempo en el futuro. Aquí hay tres consejos que le ayudarán a conseguirlo.

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Establece una prioridad diaria

Comience cada día identificando una prioridad. Esta es una tarea importante de la que, contra viento y marea, te asegurarás de que se haga.

Para seleccionar su prioridad estratégicamente en función de la urgencia, el valor y el tiempo, hágase algunas preguntas rápidas: ¿Tengo alguna fecha límite próxima? ¿Qué apoyará mejor a mi proyecto y a mi equipo? ¿Qué puedo lograr hoy de manera realista según mi calendario?

La gestión del tiempo se trata tanto de encontrar tiempo para hacer todo como de encontrar tiempo para no hacer nada (relacionado con el trabajo)

Reflexione sobre cuándo trabaja mejor y programe un tiempo ininterrumpido para hacerlo. Al final de la semana, habrá completado al menos cinco prioridades estratégicas para avanzar en su trabajo.

Trabajando en el servicio público , algunos días puede parecer que todo es una prioridad. Durante mucho tiempo, luché con largas listas de tareas pendientes que nunca parecían terminar. Cuando se tachó una tarea, se agregaron tres más. Este enfoque me dejó sintiéndome incompleto, desarticulado y abrumado. Me estaba ahogando en una paradoja de prioridades de mi propia creación: resulta que cuantas más prioridades tienes, menos valiosa y alcanzable se vuelve cada prioridad individual. Como era de esperar, este enfoque no hizo el mejor uso de mi tiempo. Así que cambié mi sistema y nunca miré hacia atrás.

Diseñar un tablero de tareas

Con una pizarra física o digital, cree un tablero de tareas que lo ayude a mantenerse organizado y al tanto de sus responsabilidades laborales. Desafíese a ir más allá de una lista de verificación tradicional a un espacio que lo inspire a completar su trabajo de manera efectiva.

Encontrar el formato correcto para su placa requerirá prueba y error; es importante darse permiso para explorar qué funciona y qué no. Ésta es la belleza de las pizarras blancas: no son comprometidas y siempre pueden volver a ser una pizarra en blanco.

Diseñar mi primer tablero de tareas me ayudó a liberarme de la interminable lista de tareas pendientes. Tomando prestado de la metodología ágil , creé un tablero Kanban simplificado con tres categorías: Tareas pendientes, En curso, Hecho. Utilizo notas adhesivas para capturar información importante sobre cada tarea, como el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, a quién se debía y con quién necesitaba colaborar para realizarla.

Mi tablero Kanban a principios de junio de 2020

Trabajo en una tarea, muevo físicamente la nota adhesiva por la pizarra. Para mí, este movimiento físico se siente como una representación simbólica de piezas en movimiento de proyectos complejos hacia adelante. Al final de cada semana, me tomo unos minutos para revisar todas las tareas en la categoría de hecho antes de borrarlas para configurar el tablero para la próxima semana. También utilizo este tiempo para encontrar una nueva cita o imagen para la parte inferior de mi tablero que me conectará la semana siguiente.

Usé este modelo durante un par de años, pero descubrí que la columna "Tareas pendientes" se deslizaba lentamente hacia el territorio de la lista interminable de tareas pendientes. Cambié esta columna por una versión modificada de una matriz de Eisenhower . El enfoque me permite capturar más información sobre la tarea que solo el nombre en sí y mantiene las tareas organizadas de una manera que me ayuda a estar consciente de lo que es realmente importante. Mi tablero ahora es más dinámico y hace que sea aún más fácil identificar mi prioridad diaria.

Encuentra tiempo para la quietud

La gestión del tiempo se trata tanto de encontrar tiempo para hacer todo como de encontrar tiempo para no hacer nada (relacionado con el trabajo). Dedique tiempo durante el día para dejar de trabajar, encontrar la tranquilidad y recargar energías.

Esto se verá diferente para cada persona y es probable que varíe de un día a otro y con las estaciones. Tal vez sea un rompecabezas en la sala de descanso, libros para colorear para adultos, meditación de atención plena, un paseo por la cuadra o una taza de café con un amigo. La idea es encontrar el equilibrio con acciones deliberadas que compensen períodos intensos de productividad.

En el verano de 2019, tomé tres semanas de descanso y viajé por Asia y Oceanía. En Singapur, me topé con esta pequeña tienda de regalos que se especializaba en todo lo sueco. Cogí un libro llamado "Lagom: (Ni demasiado poco, ni demasiado) El arte sueco de vivir una vida feliz y equilibrada" de Niki Brantmark. Además de explicar las idiosincrasias de mi familia escandinava-canadiense y su educación, terminé el libro con una revelación: necesitaba encontrar el equilibrio durante mi jornada laboral.

Antes de mi viaje, estaba trabajando en un proyecto de ritmo rápido y con plazos determinados. Los descansos se sintieron como un lujo que no podía permitirme. Rara vez me detenía para almorzar y, a menudo, trabajaba hasta tarde. A mi regreso, estaba en el mismo proyecto, pero conscientemente construí tiempo a lo largo del día para presionar la pausa y encontrar la quietud. Tengo programado "Lagom" en mi calendario durante 15 minutos dos veces al día, me detengo para almorzar y termino mi día a una hora razonable. Encontrar tiempo para estar quieto ha tenido el mismo impacto, si no mayor, en la mejora de mi productividad, al igual que establecer una prioridad diaria y diseñar un tablero de tareas.

Sí, el tiempo vuela, para nunca volver. Pero podemos asegurarnos de que nuestro vuelo se desarrolle sin problemas eligiendo conscientemente cómo administramos nuestro tiempo. - Signe Hanson

(Crédito de la imagen: Unsplash)