Este artículo fue escrito por Sandra Naranjo Bautista , fundadora y directora ejecutiva de Better Govs y exministra y vicepresidenta interina de Ecuador.

Las reuniones de personal pueden desempeñar un papel clave para hacer las cosas en el servicio público. Son un espacio de coordinación, resolución de conflictos y compromiso.

Si trabaja en el sector público, sabe que hacer las cosas no siempre es fácil. Tratar de organizar un grupo de personas, cada una con sus propias prioridades, hacia el mismo objetivo puede ser un verdadero desafío.

Como exministro y vicepresidente interino de Ecuador, he visto los beneficios que las reuniones de personal bien administradas pueden aportar a los equipos del servicio público. Pueden mejorar la coordinación, resolver posibles conflictos y aumentar el compromiso y la motivación de los miembros de su equipo.

Aquí hay tres formas en que puede utilizar las reuniones de personal para involucrar a su equipo y orientarlos hacia el logro de resultados:

Alinear a todos hacia los mismos objetivos

Una parte importante del papel de un líder es coordinar el esfuerzo hacia un objetivo particular. Un objetivo claro es esencial para ese propósito. Puede comenzar definiendo, como equipo, sus metas anuales y trimestrales. ¿Qué es lo que desea lograr y cómo medirá su éxito?

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Utilice sus metas trimestrales para orientar sus reuniones y darles un sentido de propósito . Para objetivos complejos, divídalos en pedazos y controle el progreso en ellos. Su equipo sentirá que estos objetivos son más manejables.

Con eso en claro, en las reuniones de personal posteriores, puede hacer un control grupal del progreso hacia las metas trimestrales, según lo definido por el equipo anteriormente. Solía preparar una matriz de seguimiento con un recuadro para cada uno de los miembros de mi equipo: incluiría las cosas más importantes en las que estaban trabajando y los plazos en contra de ellas, así como otras tareas de la semana.

En nuestras reuniones de personal , hacíamos un breve resumen de las cosas en las que estábamos trabajando esa semana que formaban parte de la matriz de seguimiento . Informaríamos sobre el progreso realizado e identificaríamos los posibles problemas que afectarían nuestros objetivos. A veces se trataba de resolver problemas internos, otras veces significaba coordinarse con otras agencias. Esta fue la oportunidad perfecta para anticipar complicaciones.

Crear un espacio para la disidencia y la resolución de conflictos.

Cuando trabajas en equipo, dos cosas son seguras. Primero, necesitan la ayuda de los demás para lograr los objetivos del equipo. En otras palabras, deben coordinarse y trabajar juntos . Si bien esto es obvio, no lo hace fácil. Las prioridades de un miembro del equipo no son necesariamente las mismas que las de otro.

En segundo lugar, habrá tensiones y desacuerdos. Eso es normal. El papel del líder del equipo es crear un espacio para resolver estas tensiones lo más rápido posible y coordinar los esfuerzos para seguir avanzando.

Hablar de un desacuerdo con otro miembro del equipo nunca es agradable. Pero sin discusión, el problema no solo queda sin resolver: comienza a tener consecuencias más amplias.

Cuando conoce a alguien personalmente, hay más oportunidades para una interacción fructífera y un trabajo colaborativo.

Las reuniones de personal son la oportunidad perfecta para crear ese espacio. Debido a que es el lugar donde se establecen y monitorean las metas comunes, es más fácil reducir el conflicto al enfocarse en objetivos comunes que en asuntos personales. Las reuniones de personal también brindan a todos la oportunidad de discutir abiertamente las posibles tensiones y resolverlas.

En mi experiencia, a veces los problemas se discuten y resuelven en la reunión, pero a menudo se resuelven de antemano, por lo que no tienen que surgir cuando todos están presentes. En cualquier caso, la reunión ha cumplido su propósito.

En el sector público, siempre estamos ocupados. Es fácil quedar atrapado en las prioridades de nuestra propia área y perder de vista el panorama general y cómo somos parte de una organización más grande. Encuentro que las reuniones de personal son increíblemente efectivas para romper estas divisiones mentales. El hecho de que todos sepan en qué están trabajando los demás miembros del equipo también abre la posibilidad de más sinergias y trabajo conjunto.

Cree conexiones sólidas entre los miembros del equipo

Las personas son fundamentales para el éxito de cualquier organización. Tus resultados serán tan buenos como tu equipo.

Uno de sus roles principales como líder de equipo es coordinar y motivar a personas talentosas para lograr resultados como grupo. Esa no es una tarea fácil, ni algo que pueda hacer por su cuenta. La dinámica de un equipo es única y, a menudo, espontánea. Lo que puede hacer para construir un equipo más fuerte es crear oportunidades de conexión más allá del entorno profesional.

Puede intentar iniciar reuniones de personal con conversaciones informales que permitan que los miembros de su equipo se conozcan más entre sí. Las empresas exitosas, como Google, sobresalen en esto. En Google, comienzan las reuniones con un informe de viaje de cualquier persona que haya ido a algún lugar durante el fin de semana. Solía preguntarles a todos qué hicieron durante el fin de semana y cómo iban las cosas, por ejemplo.

Elija lo que funcione para usted. Si estás pensando que esto no es importante, te aseguro que, en mi experiencia, cambia por completo el tono de la reunión para mejor. Cuando conoce a alguien personalmente, hay más oportunidades para una interacción fructífera y un trabajo colaborativo.

Utiliza determinadas fechas como excusa para conocer mejor a tu equipo y para que se conozcan más. Mi favorito personal es celebrar cumpleaños juntos. También me gustaba organizar actividades grupales en fechas especiales como Navidad. Cuando es posible, desayunar o almorzar juntos también abre un espacio para la interacción y la socialización.

Las conexiones personales fortalecen al equipo y el potencial de lo que pueden lograr juntos. Recuerde, es más fácil trabajar con alguien que le agrada y en quien confía. - Sandra Naranjo Bautista

Better Govs publicó por primera vez una versión de este artículo.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)