Este artículo está escrito por Sandra Naranjo Bautista, consultora independiente, fundadora de Better Govs y ex ministra y vicepresidenta interina de Ecuador. Better Govs publicó por primera vez una versión de este artículo.

¡Felicidades! Es 2021 y te has ganado la insignia de malabarista profesional.

Ha trabajado de forma remota a tiempo completo, educado en casa y cuidado de sus hijos, ha hecho todas las tareas domésticas habituales, todo mientras se mantiene tranquilo y sereno. Cada paso del camino ha sido urgente y ni un solo paso fácil. Por otra parte, trabaja en el sector público, ¿qué hay de nuevo?

Como funcionarios públicos, constantemente apagamos incendios. Rara vez hay tiempo para planificar o pensar antes del próximo gran evento. Todo debe hacerse ayer. Las circunstancias actuales solo amplifican las condiciones en las que ya operamos.

En este artículo, comparto tres trucos que puedes utilizar para aumentar tu productividad en el trabajo y recuperar la motivación. Para complementar este blog, he creado una guía paso a paso de acciones que puede comenzar a tomar hoy.

Establezca sus prioridades semanales y diarias

Sé que sé. Quizás piense que su problema no es una falta de prioridades claras, sino más bien una falta de tiempo. Créame, lo entiendo.

Sin embargo, consideremos ese otro recurso escaso que se relaciona mucho con las prioridades de la vida: el dinero.

He descubierto que cuanto más intencional sea acerca de cómo distribuye su tiempo, más eficaz será en su trabajo.

Piense en cómo funcionan los presupuestos nacionales. El contenido de la cartera de un país a menudo refleja las prioridades de un gobierno. La tesorería decide qué proyectos recibirán recursos durante un período determinado, basándose en un presupuesto equilibrado. Hacemos prácticamente lo mismo cuando asignamos nuestro tiempo en función de un período limitado de 24 horas. La diferencia es que generalmente es más fácil llevar un registro de dólares y centavos que minutos y horas. Los bonos del Tesoro tienden a ser muy específicos sobre a dónde va el dinero y con qué propósito.

He descubierto que cuanto más intencional sea acerca de cómo distribuye su tiempo, más eficaz será en su trabajo. Empiece por planificar su semana y anotar las cosas que necesita hacer. Registre no solo lo que cree que debe hacer, sino también cuáles son sus intenciones para lograrlo. Descargar esto de tu mente en una hoja de papel puede ser un motivador muy poderoso.

Una vez que tenga sus prioridades semanales establecidas de esta manera, úselas para guiar sus actividades diarias. Me gusta planificar mi próximo día la noche anterior. Ayuda a reducir mi ansiedad por tener demasiadas cosas que hacer. Mi parte favorita es tachar lo que he logrado. La sensación de logro que esto proporciona solo aumenta su motivación en el siguiente día, semana, mes, etc.

Reemplaza tu interminable lista de tareas pendientes

Un cambio que hice recientemente en mi rutina de planificación, uno que ha funcionado realmente bien, se produjo después de leer sobre el concepto de los “Tres Grandes” del CEO y bloguero Michael Hyatt. La idea es que una persona estructura su día en torno a las tres "grandes cosas" que desea lograr en una semana o en un día para obtener la mayor satisfacción de sus esfuerzos. Cuando la escuché por primera vez, me pareció imposible reducir mi lista a solo tres cosas. Sin embargo, esta estrategia lo obliga a concentrarse realmente y priorizar las tareas más importantes que no sabía que tenía. (Puede descargar mis notas del libro de Hyatt ' Free to Focus').

Espacio bloqueado para trabajar

Todos necesitamos algo de tiempo para trabajar solos. Sin reuniones, sin interrupciones, sin distracciones. Sí, esto incluye su teléfono y redes sociales. La forma de hacer las cosas no es solo tener más tiempo, sino más tiempo para concentrarse realmente.

Diferentes cosas me han funcionado en diferentes etapas de mi carrera. Cuando trabajé en la oficina del presidente Rafael Correa entre 2007 y 2012 , a menudo trabajaba hasta altas horas de la noche. Como ministro, el mejor momento para trabajar era entre las 4 y las 7 de la mañana. Esto no era ideal, pero me permitió tener algo de tiempo para hacer las cosas antes incluso de llegar a la oficina. Trabajar tan temprano también significó que todos en mi equipo tuvieron mis respuestas cuando comenzaron su día. Averigüe qué momentos del día funcionan mejor para que sea más productivo, teniendo en cuenta su situación familiar o personal.

Cuídate, cinco minutos a la vez

No era muy bueno en esto, por eso espero que puedas hacerlo mejor. Mi jornada laboral promedio era de 16 horas y podía extenderla fácilmente hasta 20 cuando fuera necesario. Como puedes imaginar, esto no es genial en este momento ni sostenible a largo plazo. Ahora desearía que alguien me hubiera advertido que no me esforzara tanto antes, pero, lamentablemente, los “consejos de productividad” no incorporaron los mismos mensajes de salud mental y física que tienen hoy.

Con ese fin, es posible que haya encontrado algo parecido a la "fórmula mágica", una que desearía conocer cuando estaba en el cargo.

' Feel Better in Five' del Dr. Rangan Chatterjee (si aún no lo ha leído, lo recomiendo mucho), se basa en dos principios fundamentales:

  1. Que para que suceda un cambio positivo, debe planificar hacerlo en su nivel más bajo de motivación, no en su nivel más alto.
  2. Que una persona necesita estar bien en su mente, cuerpo y corazón.

Especialmente dada la pandemia de Covid-19, hablar de nosotros y de nuestras vidas como “totalidades” unificadas es más importante que nunca.

Si quieres ser productivo, haz más y haz que sucedan cosas importantes: encuentra mejores formas de cuidarte

El libro le ofrece una serie de “refrigerios saludables” de cinco minutos para ayudarlo a calmar su mente, ejercitar su cuerpo y fortalecer sus conexiones con los demás. Para cada uno de los tres pilares (mente, cuerpo y espíritu) hay ejercicios de cinco minutos para elegir. Puede comenzar con un pilar y aumentarlo gradualmente a tres.

Piense en estos cinco minutos como un regalo para usted. La duración de los ejercicios los hace fáciles de encajar en nuestra ajetreada vida. Para mí, se siente como pausar una película de acción con la seguridad de que puede presionar reproducir nuevamente y seguirá ahí.

Estos son algunos ejemplos para cada pilar. Para la mente, puede hacer algo que le guste o algo que requiera su atención, como tocar música o colorear. Para el cuerpo, simplemente puedes bailar durante cinco minutos. Para el espíritu, puede escribir cinco cosas por las que está agradecido. Como puede ver, los ejercicios son muy simples y divertidos (puede descargar mis notas del libro con ejemplos adicionales aquí ).

Trabajar como servidor público es muy exigente, sin duda. Por eso a menudo le digo a mi equipo: “Tu país necesita la mejor versión de ti”. Si quieres ser productivo, haz más y haz que sucedan cosas importantes: encuentra mejores formas de cuidarte.

Te necesitamos a largo plazo. - Sandra Naranjo Bautista

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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