Este artículo está escrito por Stacia Copple y Harry Webb , especialistas en adquisiciones digitales y ágiles de Curshaw , una consultora de adquisiciones digitales.

En la "Escuela de Adquisiciones" se nos enseña que la participación en el mercado es importante, pero ¿lo hacemos realmente bien?

Tradicionalmente, nosotros, la gente de compras, nos comunicamos con el mercado cuando necesitamos algo; esto a menudo se hace mediante un anuncio. Existe poca comunicación bidireccional con nuestros posibles proveedores.

Solicitamos a las partes interesadas que completen formularios en los “portales de eTendering”. Rara vez visitamos a un proveedor potencial para comprender cómo sus productos y servicios pueden ayudarnos.

A menudo le contamos al mercado nuestras intenciones futuras y cómo planeamos diseñar la solución. Hay poco aprecio por las nuevas ideas y la innovación.

Es un enfoque muy táctico y reactivo que pasa por alto el propósito principal: desarrollar relaciones y comprender cómo se pueden proporcionar los servicios en los términos comerciales correctos para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Creemos que los profesionales de adquisiciones pueden hacer más.

El mercado necesita gente de compras tanto como la misma gente de compras necesita el mercado de suministro. Es una simple conversación sobre oferta y demanda. Esperamos que al escribir esto lo haga pensar en esa dinámica y señalar las formas en que estas ventajas pueden incorporarse a su estrategia de participación en el mercado como una nueva oportunidad para el éxito comercial.

1. Publica tu documentación y publícala con regularidad.

Esto es realmente útil, especialmente si es probable que el documento sea contractual. Ayuda a las partes interesadas a comprender lo que podría necesitar de ellas en el futuro. Si se hace correctamente, no violará la confidencialidad ni la sensibilidad comercial.

Si la información cambia dentro de un documento, proporcione una versión actualizada tan pronto como sea posible. No haga esperar al mercado, solo los mantendrá adivinando. ¿Realmente desea que un futuro proveedor proporcione información basada en conjeturas?

Sea claro: use un enfoque estructurado y proporcione un contexto para sus próximos proyectos; piense en su caso de negocio general e incluya las dificultades potenciales. Puede utilizar blogs o publicaciones en redes sociales para brindar más información sobre los objetivos de su organización.

Sea informativo: informe a la industria cuándo planea lanzar la actividad de adquisiciones, cómo se verá el contrato y cuál será el contenido probable; si no puede publicar el contrato completo, proporcione un resumen ejecutivo. La apertura aumentará la competencia y alentará a las PYME a participar.

Conclusión clave: este enfoque también ayuda a preparar sus servicios para el futuro al permitir que los proveedores potenciales vean lo que ha hecho en el pasado y lo que está haciendo en el presente. La información histórica realmente ayuda a los proveedores a comprender sus necesidades.

2. Un ciclo constante de comentarios del mercado es fundamental

Lo más importante es tener un circuito de retroalimentación abierto y fácil de usar. Su ciclo de retroalimentación debe cubrir:

  • Que es lo que estas tratando de hacer

  • Cómo va a involucrar al mercado (en línea o en persona)

  • Cómo recopila y registra los comentarios del mercado

  • Cómo traes tus aprendizajes a tu proyecto (consciente del tiempo)

  • ¿Cómo puedes compartir esto?

Deberías repetir esto. Hacerlo permite el desarrollo y la iteración de documentos. También le brinda la oportunidad de considerar:

  • ¿Nuestro enfoque es correcto?

  • ¿Tenemos suficiente tiempo?

  • ¿Hay nuevas empresas en el horizonte?

  • ¿Existe un nuevo mercado para algo?

  • ¿Cuáles son las limitaciones candentes en el mercado?

Conclusión clave: pasar de pensar en mensajes de mercado unidireccionales a un compromiso bidireccional de la industria: se necesita más atención a los proveedores.

3. Realice eventos de participación

El método más productivo para la participación sostenible en el mercado es realizar un evento en el que los posibles proveedores y contribuyentes puedan compartir ideas, desarrollar sólidas relaciones de trabajo conjunto y trabajar en los problemas al ritmo.

Sin embargo, los aspectos prácticos de esto a veces no son posibles. Queríamos compartir contigo algunos consejos prácticos sobre cómo organizar un evento de participación.

Por supuesto, deberá tener en cuenta la confidencialidad y la sensibilidad comercial, pero según nuestra experiencia, cuanto más se pueda compartir, mejor será el resultado. La alternativa es pedir propuestas de calidad basadas en información limitada. ¿De verdad cree que obtendrá una?

Entonces, ¿cómo se lleva a cabo un evento exitoso de participación en el mercado? A continuación se muestra una guía paso a paso con nuestros / mis mejores consejos.

Paso 1: determina tu audiencia

Pregúntese, ¿a quién quiere en su evento y por qué?

Utilice todas las herramientas y tecnologías (compatibles) a su disposición para alcanzar su objetivo de la mejor manera: desde formas de publicidad hasta seminarios web. Describa con quién le gustaría interactuar mediante una "Expresión de interés", a la que los proveedores pueden responder.

El “ciclo de retroalimentación” de participación del mercado comienza en el Paso 2 y continúa en los Pasos 4, 5 y 8. Como puede ver, no es una discusión única, es continua. Impulsa un enfoque de asociación, un método de colaboración que continúa en la gestión de contratos. Lo que esto también le brinda a usted y a los demás es evidencia y, lo que es más importante, SEGURIDAD de su toma de decisiones.

¿Necesita solo asistentes del mercado o necesita asesoramiento de la industria?

Conclusión clave: considere la economía y la eficiencia de su evento en escala con los requisitos de su proyecto.

Paso 2: anuncia tu evento.

Ahora que conoces a tu audiencia, quieres una buena participación para tu evento.

La publicidad les da a los asistentes potenciales tiempo para considerar si su asistencia les es útil. Les permite planificar su propia logística y considerar los gastos generales financieros necesarios (especialmente importante para las pymes).

Piense en sus canales de comunicación y, como en la Parte 1, "Sea claro" y "Sea informativo" con el enfoque que está adoptando, el proceso que seguirá, etc. El ciclo de retroalimentación debe comenzar en esta etapa para garantizar que las partes interesadas puedan contribuir a la próxima iteración de documentos.

Conclusión clave: considere una dirección de correo electrónico separada o un buzón de correo grupal para esto y asegúrese de que esté monitoreado.

Paso 3: comparta información antes del evento.

Debe pensar qué información puede compartir abiertamente antes del evento.

Esto podría estar en su anuncio o en otro lugar. Creemos que el mejor lugar para su "compromiso suave" inicial es un blog en un formato abierto y tiene un alcance más amplio. Este es el escaparate de la persona de compras. Debe ser gratuito y fácil de navegar para los posibles proveedores.

Deje tiempo suficiente para que las partes interesadas (personas) lean esto antes del evento. Hagas lo que hagas, asegúrate de colocar la palabra "BORRADOR" en todas partes. Cúbrase.

Conclusión clave: considere la posibilidad de promover y publicitar mediante las redes sociales.

Paso 4: período de preguntas previo al evento.

Pida a los proveedores que envíen preguntas antes del paso 5 (celebrar un evento preliminar)

Considere utilizar un enfoque estructurado con un cuestionario en línea o un foro interactivo.

¿Podría utilizar la tecnología para recopilar y difundir todas las preguntas en un solo lugar en lugar de utilizar el correo electrónico y las hojas de cálculo?

Comparta y discuta las preguntas tanto con su grupo de trabajo interno como con los asistentes antes del evento (esto se puede hacer a través del blog).

Paso 5: Realice un evento preliminar.

Este estilo informativo le permite compartir las ideas, los documentos y la dirección que ha creado hasta ahora. Este evento es para que los proveedores potenciales vean y escuchen sus necesidades y el trabajo que ha realizado (hasta la fecha) con respecto a lo que se necesita de la industria.

Esta es una oportunidad para hablar sobre el problema a resolver. Hace unos años era una práctica común realizar estos eventos con la asistencia de personas. Sin embargo, el trabajo remoto y con los cambios forzosos en la tecnología de las prácticas laborales deben considerarse en primer lugar.

Hacer que la participación del mercado sea lo más abierta posible mejorará las adquisiciones

Si prevé una gran asistencia de proveedores, un software de webinar específico puede ser más adecuado para gestionar el evento (silenciamiento automático, registro, anonimato del proveedor y presentación de documentos visuales). Zoom o Webex son servicios de software eficaces para grandes seminarios web.

Deje 20-25 minutos para articular el proyecto. Explique su enfoque actual y los plazos para el proyecto. Luego permita preguntas. Usar la función de cuadro de chat en el software que está utilizando es útil para capturar todo lo que se le pide.

Mantenga el evento por un máximo de dos horas y permita un descanso cómodo.

Conclusión clave: tenga un anfitrión, un presentador y un tomador de notas como parte de su equipo interno. Esto ayudará a administrar a los asistentes en la llamada y a capturar todas las preguntas y respuestas.

Paso 6: actualice la información de las preguntas del evento.

Recopile los datos y actualice su estrategia para reflejar sus hallazgos. Esta podría ser una oportunidad para retroalimentar a las partes interesadas internas y ajustar los casos comerciales o buscar la aprobación.

Conclusión clave: recuerde ser abierto con lo que ha descubierto.

Paso 7. Facilite un evento formal.

Utilice “mesas redondas” para pedir consejo al mercado sobre aspectos clave del proyecto (por ejemplo, su enfoque y plazos).

Areas clave:

  • necesidades

  • requerimientos técnicos

  • desarrollo

  • ciclo de vida de entrega

  • comercial

  • legal

  • documentos de licitación

Conclusión clave: considere si el espacio físico es limitado, está bien restringir una organización para tener solo dos representantes.

Paso 8: estrategia final y comentarios

Centrarse en la transparencia; envíe a los asistentes a la participación del mercado un documento de su estrategia de adquisiciones actualizada. Es posible que desee crear un blog actualizado para articular esto.

Conclusión clave: tenga claro lo que está haciendo en el futuro y por qué, proporcione fechas indicativas a los proveedores.

En conclusión

Hacer que la participación del mercado sea lo más abierta posible mejorará las adquisiciones. Interactuar estratégicamente con su mercado reducirá el riesgo y le permitirá eliminar problemas potenciales de antemano.

En última instancia, un buen compromiso con el mercado mejorará todas las áreas de su proyecto; estrategia, enfoque, requisitos y relación calidad-precio.

Curshaw ayuda a las organizaciones a transformar la forma en que brindan servicios comerciales mediante el uso de formas ágiles de trabajo para satisfacer las necesidades de los usuarios de los servicios a lo largo del ciclo de vida comercial, desde la adquisición hasta el vencimiento del contrato y hasta la readquisición. - Stacia Copple y Harry Webb

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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