Di lo que quieres decir: la parte más difícil de una comunicación eficaz

__David Blair es un servidor público que trabajó en el gobierno digital y actualmente está promoviendo la cooperación regulatoria con el Gobierno de Canadá. En una vida pasada, fue remero paralímpico del equipo de Canadá. Ambos trabajos le enseñaron a ser directo. __

Mira, lo que debes saber sobre la comunicación directa es que prioriza la confianza y la honestidad.

A veces, la parte más difícil de la comunicación es decir lo que queremos decir, especialmente cuando queremos ser minuciosos. A menudo, sabemos lo que queremos decir. La dificultad surge cuando también conocemos todo el contexto, las consideraciones y otros detalles calificativos que nuestra audiencia necesita saber para comprender el tema tan bien como nosotros.

__ • ¿Quiere escribirnos? Eche un vistazo a la [guía para colaboradores] de Apolitical (https://apolitical.co/opinion-writing-becoming-an-apolitical-contributor/ (se abre en una pestaña nueva)) __

Más de una vez, me he sorprendido al final de una oración que se ha convertido en un monólogo. He visto los ojos de mis colegas vidriosos, y sus rostros se encierran en una sonrisa resuelta que parece decir, "no te preocupes, tiene que hacer una pausa para respirar en algún momento".

A nadie le gusta verse atrapado en ese escenario, y mucho menos al hablante. Saben que, a pesar de su esfuerzo por compartir todo el contexto importante, su mensaje no llega.

Nuestro primer error es pensar que nuestra audiencia necesita entender nuestro trabajo tan bien como nosotros. No lo hacen. Necesitan entenderlo lo suficientemente bien como para permitir que nuestras ideas informen su trabajo. Nuestro segundo error es enfatizar el contexto sobre el contenido. Los servidores públicos a menudo piensan que dar contexto indica su competencia. Esto puede llevar a que la comunicación se convierta en un acto performativo: nos preocupamos más por demostrar nuestra diligencia y la amplitud de nuestro conocimiento que por asegurarnos de que nuestra audiencia tenga lo que necesita para hacer su trabajo.

En este punto, es posible que esté pensando que este es un gran contexto y antecedentes para alguien que aboga por la comunicación directa. La cuestión es que compartí el consejo más importante al comienzo de este artículo.

Cuando necesite transmitir su mensaje, diga: "Mira, lo que necesitas saber acerca de _ es ...".

Me gusta esta frase porque demuestra confianza. Estructura lo que estamos diciendo no solo como información, sino como un argumento que se puede usar y reutilizar. Esta frase le da permiso al hablante para abordar solo el punto más destacado. Una vez que se establece ese punto, somos libres de proporcionar un contexto adicional para respaldar nuestra conclusión, pero nadie en la audiencia confundiría ese contexto adicional con el punto principal.

La frase nos anima a adaptar nuestro mensaje a nuestra audiencia. Aborda lo que necesita saber específicamente, no lo que todo el mundo necesita saber. Este mensaje nos facilita la elaboración de argumentos concretos que se relacionen con el trabajo en cuestión. Además, limita nuestra comunicación a lo más importante, no a varias cosas variadas, que nuestra audiencia necesita comprender sobre este tema.

La comunicación eficaz se caracteriza por la cantidad de información que se absorbe, no la cantidad que se comparte. Ayudas a tu audiencia a absorber información al proporcionar límites (especificidad y prioridad) que la hacen más identificable.

__ “Mira, lo que necesitas saber acerca de _ es…” te ayudará a construir una oración de apertura sólida y el impulso que genera te llevará a través de las uhs iniciales .__

Probemos algunos ejemplos. Primero con, luego sin, nuestro indicador. ¿Qué es el gobierno digital?

“La palabra 'digital' tiene una definición bastante vaga entre las jurisdicciones y dentro de ellas y puede ser fuente de confusión. El gobierno digital es una iniciativa para sacar más provecho del gobierno, impulsada por grupos como Digital Nations, que impulsa a las naciones a trabajar en colaboración, con datos, para apoyar a los usuarios ”.

No hay nada incorrecto en esa respuesta. Todo lo que se comparte allí sería bueno para que un gerente o un colega lo supiera. El problema es que no es particularmente relevante. No puedo tomar esas dos oraciones y usarlas para respaldar un argumento. Intentémoslo de nuevo, esta vez usando nuestro mensaje:

“Mire, lo que necesita saber sobre el gobierno digital es que permite que el servicio público brinde servicios más rápidos y confiables a nuestros clientes. Hacemos un mejor uso de la mejor información a través de la tecnología. Las barreras al gobierno digital incluyen marcos legales y de políticas obsoletos y una importante inversión temprana ".

Ambas respuestas utilizan el mismo número de palabras, pero ¿cuál cree que será de mayor ayuda para los responsables de la toma de decisiones?

Usar la frase tiene el beneficio adicional de generar impulso. La comunicación directa sufre cuando usamos demasiadas palabras de relleno, como uh, um y like. Decir "Mira, lo que necesitas saber acerca de _ es ..." te ayudará a construir una oración de apertura sólida y el impulso que genera te llevará a través de los uhs iniciales. Ahora, en la mayoría de los lugares de trabajo, no es apropiado dirigirse a nuestros colegas y jefes de esta manera, así que por el bien de las relaciones en el lugar de trabajo, recomiendo decir la oración en su cabeza.

Cuando te comunicas directamente, muestras confianza y honestidad a tu audiencia. Incluso el trabajo que no está terminado se puede comunicar directamente con buenos resultados. Solo piense en lo que su audiencia específica necesita saber, haga argumentos concretos y concéntrese en lo más importante. — David Blair

Queremos escuchar lo que piensa sobre este artículo. Envíenos un artículo (se abre en una pestaña nueva) o envíenos sus comentarios a discusion@apolitical.co

(Crédito de la imagen: Unsplash)