¿A qué viene todo el alboroto sobre Liberating Structures?

Este artículo está escrito por Alexis Pala, investigador asociado en Y Lab, el laboratorio de innovación de servicios públicos de Gales, con contribuciones de funcionarios públicos y profesionales (ver agradecimientos al final del artículo).

Este artículo también aparece en el microcurso de mejores reuniones de Apolitical .

¿Por qué estás leyendo este artículo?

Probablemente porque usted, como muchos otros servidores públicos, reconoce que solo escuchamos a una fracción de las personas en la mayoría de las reuniones. Como explica Karen Bradley, consultora principal de la Unidad de Estrategia del NHS, Liberating Structures "crea un antídoto para que la opinión de la persona mejor pagada sea la única en la sala".

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Este artículo está diseñado para desmitificar la jerga detrás de estas 33 técnicas de “Estructuras liberadoras” (aprobadas) fáciles de usar que ayudan a las personas a obtener mejores resultados de las reuniones . Estas estructuras son completamente gratuitas para usar, aplicar y obtener más información (haga clic aquí ).

Pero, ¿qué hacen?

Liberating Structures proporciona formas alternativas de trabajar juntos al interrumpir los estilos de reunión habituales, que a menudo son ineficientes, secos y en gran medida de rendimiento en el sector público.

Cada técnica desafía el status quo de maneras sutiles, respetuosas y mutuamente beneficiosas para invitar a nuevas perspectivas, conexiones y formas de avanzar. Las instrucciones que acompañan a cada estructura proporcionan una plantilla para reducir la velocidad, profundizar y crear un espacio para la reflexión y la escucha, que generalmente se pasa por alto hasta que surge un problema.

Liberating Structures ha impactado a personas de muchos sectores y disciplinas. Los entrenadores ágiles los utilizan, los profesores los han integrado en el aula, los servidores públicos de todo el mundo los practican y algunos en el sector de la salud los han adoptado para abordar los desafíos de la atención integral. La lista continua. ¿Pero por qué? ¿Qué tienen de bueno ellos? ¿Cómo se adaptan a tantos contextos?

Qué: la anatomía que hace una estructura liberadora

La forma más sencilla de comprender el objetivo final de una sola Estructura liberadora es examinar el gráfico siguiente.

"Liberating" se centra en aprovechar la inteligencia colectiva de la sala, en la participación de muchos en lugar de unos pocos. La “estructura” se centra en pasar de formatos de reunión que limitan el intercambio de ideas / próximos pasos a formatos que crean espacio para la diversidad y la fertilización cruzada de ideas.

Presentaciones, actualizaciones de estado, debates abiertos, sesiones de intercambio de ideas y debates moderados (como paneles) son lo que la comunidad de Liberating Structures llama los "5 grandes": las formas típicas que elegimos para estructurar cómo las personas se involucran, intercambian y aprenden. Aunque son útiles en determinadas circunstancias, en última instancia, todos limitan la participación, lo que puede sofocar la creatividad, mantenernos atrapados en malos hábitos y pasar por alto oportunidades de crecimiento. Liberating Structures amplía su kit de herramientas y proporciona formatos alternativos.

Las instrucciones que componen el ADN de cada Estructura Liberadora se dividen en secciones que llamamos "elementos de diseño". Cada uno de los seis elementos de diseño que se describen a continuación son ingredientes clave para involucrar a las personas. En última instancia, no se puede obligar a las personas a participar. En cambio, concentre su energía en crear las condiciones adecuadas para su participación contemplando los siguientes seis elementos.

La pregunta que haces y cómo lo haces importa ... mucho

En Liberating Structures llamamos a la pregunta o pregunta planteada al grupo una “invitación” porque puede intrigar a las personas, invitándolas a compartir, o puede hacer lo contrario. Si un mensaje no es claro, está mal redactado o se considera descuidadamente, puede descarrilar una reunión parcial o totalmente, o peor aún, apagar el interés de las personas.

Configuración, ¿qué tan íntimos o grandes deben ser los grupos / compromisos?

Simplemente, la cantidad de personas que trabajan en una tarea afectará el resultado.

Existe un delicado equilibrio entre el tiempo y las personas que debe tenerse en cuenta al colocar a las personas en grupos. Los números influyen en cosas como la intimidad o la profundidad de lo que se comparte y cuánto tiempo tienen las personas para compartir. Cuantas más personas presente a un grupo, menos tiempo tendrán los demás para hablar. ¿Son diez minutos realmente suficientes para que diez personas trabajen juntas en la tarea que tienen entre manos? ¿O es mejor dividirlos en dos grupos de cinco personas? ¿Cómo afecta su plataforma o espacio de reunión a la (re) configuración del grupo?

Piense en cómo participará la gente

La configuración y la participación van de la mano. La participación es pensar en cuándo y cómo se distribuye la participación.

El tamaño no tiene por qué significar que participamos menos, pero sí afecta la forma en que nos involucramos y lo cómodas que pueden sentirse las personas al hablar. Si tuvieras que ver hablar a Bill Gates, la probabilidad de que le hagas una pregunta probablemente disminuirá cuanto mayor sea la audiencia. Las configuraciones grandes son más o menos abrumadoras para algunos. Pero puede dividir una gran audiencia y reconfigurarla en grupos más pequeños para distribuir esa participación en la generación de preguntas para el Sr. Gates.

A través de Liberating Structures aprendes a estar al mando, no al control

Al colocar las configuraciones en capas (diferentes tamaños de grupo), construye participación. Un ejemplo es el uso de una Estructura básica llamada 1/2/4 / Todos , que asigna tiempo para la autorreflexión, luego habla en parejas y luego en cuatro para finalmente nominar su pregunta principal al grupo. Esto brinda una oportunidad para que las personas combinen, abandonen y / o agudicen sus preguntas.

¿Cómo puedes arreglar un espacio? ¿Cómo interactuará la gente con ese espacio?

La teoría de la negociación habla mucho sobre la psicología y el poder del espacio y cómo influye consciente e inconscientemente en la forma en que las personas piensan y se involucran. Por ejemplo, si coloca las partes en lados opuestos de la mesa en lugar de en un círculo o en equipos de mezcla, de modo que interactúen entre sí en lugar de con sus propios colegas.

Con un taller puede ser más práctico pensar en la cantidad de mesas y cómo se pueden espaciar para que los grupos no tengan que gritarse unos a otros. Sin embargo, la pregunta nos invita a hacernos preguntas como: ¿Son necesarias las tablas? ¿Es necesario disponer las sillas en estilo teatro? ¿Deben ser flexibles los asientos? Para las reuniones virtuales, se trata de pensar en preguntas como ¿Cuál es el mejor flujo de eventos? ¿Debo poner a las personas en salas / grupos para grupos con anticipación? ¿Cómo podemos crear un espacio de soporte técnico para conectar tranquilamente a los participantes con el apoyo?

El tiempo importa

A veces necesitamos límites de tiempo para enfocar nuestra atención. Los tiempos pueden ser una forma útil de escapar de una mala discusión o de hacer que un grupo deje de quejarse.

A veces, Liberating Structures puede hacer que los participantes sientan que los están moviendo demasiado rápido, pero es por una razón. Los pequeños actos y las discusiones dinámicas pueden ayudarnos a avanzar juntos en lugar de congelar el progreso intentando hervir el océano. Siempre puede probar y seguir refinando qué superficies, pero quizás eso sea para otra reunión.

Los tiempos también pueden ayudar a promover que todos compartan. Por ejemplo, en Conversation Cafe, las rondas duran cinco minutos y cada grupo consta de cinco personas. Si alguien decide hablar por más de un minuto, claramente le quita la capacidad de compartir de otras personas.

Los materiales son extremadamente importantes. Las herramientas nos ayudan a comunicarnos, escuchar y participar claramente

Para los talleres presenciales, esto podría significar proporcionar a las personas materiales simples como lápiz y papel o visualizar los pasos a través de videos, gráficos o viñetas. Un ejemplo favorito, simple pero de gran impacto, es el video de 18 segundos del funcionario público del Reino Unido James Cattell que muestra cómo completar correctamente una tarjeta de puntuación, lo que eliminó la tasa de error habitual.

Deje que la Estructura le libere y siga la corriente. Si se queda atascado o no está seguro de cómo hacer que sus colegas prueben algo nuevo, comuníquese con

Prácticamente, esto puede significar combinar su reunión con otras opciones digitales como sondeos, encuestas Mentimeter, utilizando plataformas como GSuite (GoogleDocs / Sheets / Slide) Miro y MetroRetro, para que las personas puedan trabajar juntas de forma remota. Solo asegúrese de preguntarle a su equipo con cuál se sienten más cómodos para que la plataforma sea un facilitador, en lugar de una barrera.

Entonces, ¿qué: qué valor crea esto y por qué es importante?

A través de Liberating Structures aprendes a estar al mando, no al control.

En cambio, el control se distribuye: usted se transforma en un punto de apoyo, equilibrando el compromiso para dejar espacio para el crecimiento, nuevas conexiones, voces diversas y motivación intrínseca (vea el gráfico a continuación). La mejor parte es que, aunque pueden parecer desalentadores, están diseñados intencionalmente para que sean fáciles de usar por casi cualquier persona, independientemente de su experiencia.

El compromiso y cómo se siente la gente habla por sí solo. Sin compartir el propósito, los principios o el uso de Liberating Structures en un compromiso reciente con los funcionarios públicos, lo dijeron: "les da a todos la oportunidad de contribuir más fácilmente" y que "realmente les gustó cómo les dio a todos una voz igual" Otros dijeron que " disfruté escuchando dónde estaban los demás con su experiencia ”y que el proceso se sintió como“ capturar la innovación en tiempo real ”. Un participante dijo que entregó “lo más parecido que he tenido a una reunión virtual real”.

Ahora qué: ¿qué valor crea esto y por qué es importante?

La mejor manera de comprender realmente "por qué" y "cómo" debe utilizar Liberating Structures es experimentarlas. En el siguiente artículo, Scott Seaward, un funcionario público del Reino Unido, explica cómo utiliza dos de las estructuras más populares y ofrece algunos consejos para ayudarlo a comenzar.

Spoiler: acabas de experimentar Qué, Entonces Qué, Ahora Qué - Qué (hechos / datos), Y Qué (análisis / interpretaciones / significado), Ahora Qué (acciones, conclusiones).

Simplemente lánzate a la arena: riff, remezcla y encadena estructuras como mejor te parezca.

Primero, pruébelos en espacios seguros, como internamente en reuniones de equipo o con amigos críticos, antes de implementarlos en una situación de mayor riesgo o con un número mayor. Confíe en que hay algo caótico en el proceso. Puede sentir que no está funcionando o que no va bien, pero no se preocupe, todos hemos estado allí.

Deje que la Estructura le libere y siga la corriente. Si se queda atascado o no está seguro de cómo hacer que sus colegas prueben algo nuevo, comuníquese con ellos. Hay un número cada vez mayor de personas familiarizadas con Liberating Structures, así que conéctese a través de Twitter, únase a un grupo de usuarios (el grupo de usuarios del Reino Unido organiza reuniones virtuales mensuales con participantes globales), agréguese al canal de Slack o, si lo prefiere explore solo primero, puede descargar la aplicación gratuita o pedir el libro .

En serio, no mordemos y apoyamos mucho, a menudo practicamos juntos y compartimos generosamente nuestro tiempo y experiencia.

Gracias a todos los que contribuyeron con sus pensamientos, aportes e ideas a este artículo:

• David Heath, desarrollador principal del Servicio Digital del Gobierno (GDS) del Reino Unido
• Leah Lockhart, diseñadora independiente y coordinadora del nodo escocés de Design Justice Network
• Dan Harley, Gerente de Evaluación y Mejora de la Calidad, NHS Escocia
• Karen Bradley, la Unidad de Estrategia, NHS Midlands y Lancashire

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(Crédito de la imagen: Unsplash)