Cómo escribir un informe de políticas persuasivo

Esta publicación está escrita por Sandra Naranjo Bautista , directora ejecutiva y fundadora de Better Govs , una plataforma global para compartir ideas, herramientas y recursos para la implementación efectiva de políticas.

• El problema: Los informes de políticas deficientes son la pesadilla de los funcionarios públicos.
• Por qué es importante: Un buen informe de políticas es una oportunidad para influir en las políticas y generar cambios.
• La solución: Sé intencional. Empieza con tu objetivo en mente y tómate el tiempo para prepararlo bien. Estas pautas te guiarán por el buen camino.

Un informe de políticas te permite formular e influir en las políticas. Es la forma en que logras que las ideas políticas se transmitan desde arriba . La claridad, el tono y la agudeza de tus palabras te permitirán contribuir a resultados políticos positivos, incluso si no eres quien toma las decisiones. ¿Cómo elaborar un informe de políticas perfecto?

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Antes de escribir cualquier cosa, pregúntese por qué es necesario y qué desea que haga el ministro. Los mejores informes de políticas son aquellos que son necesarios y tienen un propósito. Empiece por ahí.

Las tres preguntas que un informe de políticas persuasivo debe responder

¿Para qué sirve? Este es el propósito o la intención del informe que estás redactando. Puede ser para informar sobre un tema, recomendar un curso de acción o informar a un ministro antes de una entrevista o reunión. Ten presente este objetivo como guía para tu documento.

Por qué es importante. Un ministro recibe múltiples documentos a diario. ¿Por qué debería importarle este informe en particular? ¿Por qué es importante para ellos? No para ti. Responder a estas preguntas te ayudará a adoptar la mentalidad adecuada y a ser persuasivo y útil.

Planifique su estructura y comience con lo más importante: la recomendación. Vaya directo al grano. Si hay alguna urgencia, explíquela explícitamente, indicando plazos y una razón para actuar antes de esa fecha. Si se debe tomar una medida, justifique el porqué y presente pruebas que la respalden.

¿Qué sigue? (El más importante) Esto es lo que desea que el ministro haga y la razón principal por la que debería leer su informe. La acción a tomar debe estar claramente indicada en la recomendación al inicio del documento (consulte las plantillas para obtener orientación aquí ).

Tres errores comunes que debemos evitar

Dar demasiada o muy poca información. Esta es una tensión común al redactar un informe de políticas. He estado en ambos lados, escribiendo y leyendo informes de políticas. Si es demasiado largo, el ministro no capta la idea principal. Si es demasiado corto, el responsable de la toma de decisiones solicita más detalles.

Como regla general, cuanto más corto, mejor. Lo ideal es incluir un recuadro de recomendaciones en una sola página con información relevante y anexos si es necesario. Parafraseando a Antoine de Saint-Exupéry, la extensión adecuada se logra no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar.

Suponiendo que quien lee el documento lo sabe todo. Proporcione suficiente contexto relevante para el punto que desea plantear. Recuerde que este sería uno de los muchos documentos que el ministro tendría que leer. Asuma un conocimiento general de los temas, pero no con el nivel de detalle que usted podría tener. Una sinopsis es suficiente. Limite su texto a cuestiones políticas de alto nivel, considerando las dimensiones políticas de su recomendación (regrese al triángulo estratégico como punto de referencia).

Ser ambiguo. Sea responsable de sus palabras. Tenga la seguridad de que está haciendo todo lo posible. Proporcione toda la información relevante para tomar una decisión de forma clara (evite la jerga), objetiva y concisa. Sea específico en su recomendación sobre la mejor manera de proceder y sustente su recomendación.

Cómo estructurar un informe de políticas persuasivo

Comience con la recomendación. Debe ser autoexplicativa para que, si no se lee nada más, el ministro sepa exactamente qué hacer, por qué y cuándo.

Las actas contendrán más información para sustentar la recomendación. Proporcione contexto al asunto, defina el alcance del problema, analice alternativas de política y ofrezca recomendaciones más detalladas sobre un curso de acción. Recuerde que esto no es un índice del documento adjunto. Es la esencia de lo que dice. Los documentos adjuntos proporcionarán detalles adicionales si es necesario, pero se asume que no se leerán.

Para facilitarlo, he preparado algunas plantillas que pueden ayudarte a estructurar tus informes de políticas y orientarte sobre cómo comunicar ideas clave. También he añadido recursos adicionales que podrían ser útiles. — Sandra Naranjo Bautista

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(Crédito de la imagen: Unsplash)