Este artículo está escrito por Oscar Hernández, Gerente de Programa de América Latina en la Asociación de Contratación Abierta.

Lo que alguna vez fue el centro de distribución de alimentos más grande de Santiago, el mercado de Vega Poniente en el distrito suroeste de la capital de Chile, es hoy un lugar más pequeño y especializado que vende hierbas y productos frescos procedentes de todo el país.

Si bien no está tan ocupado como lo estuvo antes, el vecindario circundante todavía alberga docenas de almacenes con tiendas de productos perecederos. Todos los días, los vendedores que transportan productos a sus tiendas dejan caer hojas, ramas, malezas y todo tipo de desechos orgánicos en su camino, un peligro de saneamiento para toda la ciudad.

Dado que la limpieza del área requiere múltiples servicios especiales (recolección de basura, barrer, quitar el polvo y lavar las calles), el municipio ha dependido tradicionalmente del sector privado para realizar el trabajo.

En 2016, Santiago enfrentó un triple desafío que se había acumulado en los años anteriores: el costo de sus contratos de saneamiento y mantenimiento urbano había aumentado notablemente, la calidad de los servicios prestados se había deteriorado y las restricciones fiscales se habían endurecido.

El aumento en los costos fue impulsado por una combinación de costos laborales más altos, una población transitoria más alta y costos ocultos persistentes de hacer negocios con el municipio.

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¿Qué es la contratación abierta?

Santiago tuvo la oportunidad de abordar estos problemas en 2017, cuando se renovaron sus contratos clave de saneamiento urbano y mantenimiento de parques.

Para mejorar la prestación de servicios y mantener los costos controlados, el municipio se propuso revisar su proceso de adquisición . En particular, buscó cambiar su enfoque para la redacción de solicitudes y las prácticas de gestión de contratos para alinear los incentivos de los contratistas con las necesidades de los ciudadanos y las prioridades políticas.

El municipio aplicó una estrategia de reforma de mejores prácticas que es útil para cualquier gobierno que quiera liberarse de una cultura de cumplimiento de casillas de verificación y garantizar que sus contratos alcancen los resultados deseados.

Desde las comidas escolares hasta la defensa nacional, la efectividad del sector público depende de tener procesos de adquisición que sean justos, eficientes y receptivos. Estas aspiraciones deben integrarse en los procesos de adquisición desde el principio.

Aquí, ofreceré algunos consejos para poner en práctica estrategias concretas de adquisición orientadas a resultados, centrándome en dos enfoques que ayudan a impulsar el rendimiento y mejorar la prestación de servicios: la contratación basada en resultados y la contratación abierta.

El enfoque de contratación basado en resultados es un conjunto de estrategias desarrolladas por el Laboratorio de rendimiento del gobierno de la escuela Kennedy de Harvard para mejorar la prestación de servicios al alinear el gasto contratado con las necesidades y prioridades de los gobiernos.

La contratación abierta promueve la transparencia al alentar a los gobiernos a publicar datos de contratación abiertos, accesibles y oportunos y usarlos para impulsar el rendimiento, abordar problemas de políticas y mejorar la prestación de servicios.

"La contratación abierta promueve la transparencia al alentar a los gobiernos a publicar datos de contratación abiertos, accesibles y oportunos y utilizarlos para impulsar el rendimiento, abordar problemas de políticas y mejorar la prestación de servicios"

La contratación abierta también involucra a varias partes interesadas, tanto dentro como fuera del gobierno, para identificar y solucionar problemas a lo largo del ciclo de adquisición.

Escape quo

Lo que estos enfoques tienen en común es la dependencia de los sistemas de adquisición que producen evidencia medible de lo que funciona y las prácticas de gestión que responden a los comentarios de las partes interesadas.

¿Cómo se ve esto en la práctica? La contratación centrada en los resultados comienza con la identificación de objetivos y resultados deseados. Los documentos de solicitud se centran en torno a los objetivos.

Esto le indica a la comunidad de proveedores qué es lo más importante de la adquisición. También asegura que la contratación resultante esté estructurada para cumplir con las prioridades del gobierno.

A continuación, los contratos están estructurados para fomentar la innovación al equilibrar los requisitos "imprescindibles" con flexibilidad para que los proveedores cumplan con los objetivos de adquisición. La clave es crear incentivos para que los proveedores realicen el contrato con calidad.

Finalmente, durante la fase de gestión de contratos, el comprador trabaja en estrecha colaboración con los contratistas para monitorear el progreso y detectar y resolver problemas en tiempo real. Esto implica el desarrollo de herramientas para rastrear la implementación, al tiempo que establece mecanismos para comunicarse regularmente con los contratistas para comprender sus necesidades y ajustarse en consecuencia.

Las reformas para mejorar los resultados del contrato a menudo enfrentan múltiples obstáculos y, desafortunadamente, la consecuencia es que el status quo se mantiene a lo largo del ciclo de adquisiciones, lo que sofoca la innovación. Las estrategias basadas en evidencia y asociaciones han demostrado ayudar a superar la inercia.

1. Cómo planificar mejor las adquisiciones

Entonces, ¿cuál es el lugar correcto para comenzar? Los procesos de adquisición efectivos comienzan definiendo el problema que está tratando de resolver, lo que significa explicar la brecha entre dónde se encuentra ahora y dónde desea estar (los resultados deseados).

Con demasiada frecuencia, se emiten nuevos contratos y se renuevan contratos anteriores sin evaluar lo que funcionó bien en el pasado y sin definir las prioridades actuales.

Antes de redactar cualquier documento de solicitud, los gobiernos deben involucrar a los proveedores de servicios, usuarios finales y grupos comunitarios relevantes para recopilar comentarios y comprender sus necesidades.

En Santiago, para comprender qué podría mejorarse en sus contratos de saneamiento, el municipio estableció un grupo de trabajo interfuncional encargado de analizar el desempeño anterior y evaluar críticamente los requisitos del contrato.

Al analizar los datos de contratación de servicios similares de municipios vecinos, así como entrevistar a proveedores y servicios de inspección, el equipo descubrió problemas que inflan los costos del contrato y limitan la calidad en la prestación de servicios.

Los servicios de inspección municipales discutían frecuentemente con los contratistas sobre especificaciones menores del contrato, incluida la marca del agente de limpieza utilizado, el tamaño de los contenedores de basura o la antigüedad del equipo del contratista.

Sin embargo, las sanciones no se tradujeron en mejores estándares de limpieza ya que los proveedores de servicios, anticipando multas, simplemente aumentaron el precio de su oferta. Esto aumentó la frustración entre los servicios de inspección municipal, que se sintieron impotentes para garantizar el cumplimiento. Los nuevos contratos necesitaban estándares de servicio más claros y mejores mecanismos de responsabilidad.

La etapa de planificación de adquisiciones también ofrece una oportunidad única para capturar y avanzar las prioridades de la comunidad en las próximas solicitudes. Para usar otro ejemplo, la Ciudad de Filadelfia, con el apoyo de la Sunlight Foundation y la Open Contracting Partnership, implementó políticas de "buena comida" en sus compras de alimentos para poblaciones vulnerables .

La ciudad involucró a los beneficiarios finales, al personal de primera línea y a los trabajadores de la ciudad para comprender cómo comprar alimentos nutritivos, provenientes de la economía local y utilizando prácticas laborales justas, al tiempo que proporciona un mejor acceso y una mejor calidad de los alimentos a las personas alojadas en sus prisiones y centros de justicia juvenil. , así como a los niños que participan en los programas de verano de la ciudad.

A través de este proceso de consulta, la ciudad descubrió que el hecho de estar sujeto a las reglas de los licitadores más bajos limitaba la capacidad de los compradores para garantizar una calidad de alimentos consistente. Además, un proceso de pedido engorroso generó desafíos para asegurar la disponibilidad continua de productos frescos. El personal de cocina tuvo problemas con los procesos de entrega inconsistentes, que a su vez afectaron la calidad de los bienes proporcionados a los beneficiarios finales.

Los contratistas no tenían incentivos para responder a la entrega de alimentos o los problemas de calidad. Las mejoras en la prestación de servicios requirieron mecanismos que avanzaran la gestión de calidad y la retroalimentación.

2. Identificar asociaciones y objetivos

Identificar claramente los objetivos y resultados en un contrato es el primer paso para crear asociaciones efectivas para lograr estos objetivos, al tiempo que permite la rendición de cuentas.

Colocar los objetivos de adquisición en el centro del documento de solicitud le permite definir el alcance del trabajo requerido, estructurar el contrato para alcanzar esos objetivos y señalar las prioridades del gobierno a los vendedores y miembros de la comunidad. Como tal, alinea los incentivos entre las partes interesadas relevantes desde el comienzo del proceso de solicitud.

Centrarse en los resultados es una táctica efectiva para eliminar requisitos innecesarios que limitan la competencia e impulsan los precios al alza. Santiago logró generar ahorros del 24% del valor total del contrato en sus contratos de mantenimiento de parques al eliminar las especificaciones onerosas del contrato y proporcionar flexibilidad operativa.

Las solicitudes tienen una posición única para salvar las necesidades de las poblaciones objetivo.

Utilizando los aportes de su personal y la comunidad de proveedores, la Ciudad de Filadelfia desarrolló una Solicitud de Propuestas (RFP) de mejor valor dirigida a seleccionar proveedores capaces de entregar alimentos frescos de alta calidad y tener un servicio al cliente receptivo, en lugar de centrarse únicamente en el precio .

El RFP permitió que el personal de primera línea informara continuamente la calidad y el valor de los alimentos proporcionados y compartiera sus puntos de vista con los responsables de la toma de decisiones.

3. Rastree el rendimiento y habilite los bucles de retroalimentación

Establecer indicadores clave de desempeño para seguir el progreso hacia las metas permite una relación de colaboración durante la implementación del contrato.

La información recopilada debe analizarse y compartirse con los contratistas para mejorar continuamente la prestación de servicios.

Un enfoque, la gestión activa de contratos , puede permitirle hacerlo a través de reuniones de rendimiento de alta frecuencia con proveedores. El objetivo es superar las relaciones contractuales adversarias mediante la identificación de tendencias y buenas prácticas, y abordar cualquier desafío que surja en tiempo real.

Por primera vez en la historia del departamento de saneamiento, la nueva RFP de Santiago Poniente de Santiago introdujo métricas de resultados objetivos y requisitos de informes de contratistas. Para mejorar la responsabilidad, las nuevas especificaciones incluían tecnología de teledetección y pagos vinculados al desempeño del contratista.

En un esfuerzo por recopilar comentarios de los usuarios finales, las juntas comunitarias locales compartieron sus puntos de vista sobre la calidad del servicio anualmente.

"Reformar la gestión de contratos a menudo significa generar un cambio de comportamiento"

Reformar la gestión de contratos a menudo significa generar un cambio de comportamiento.

Después de simplificar los requisitos del contrato, los inspectores de parques de Santiago continuaron monitoreando las actividades en lugar de administrar los resultados.

Para cambiar las prácticas de implementación del contrato, el municipio desarrolló un formulario de inspección electrónica centrado en indicadores de rendimiento objetivos y cuantificables (limpieza, calidad del césped, riego, accesibilidad y mobiliario exterior). Completar un cuestionario simple permitió que la inspección se enfocara en áreas clave de desempeño.

El departamento también reformó las rutinas de inspección para recopilar datos significativos sobre la prestación de servicios. Los vendedores a menudo descuidaron las áreas verdes con menos supervisión oficial. La nueva rutina consistió en una encuesta diaria de alto nivel de los 520 acres completos cubiertos por múltiples contratos y una revisión detallada de todas las áreas semanalmente. Esto permitió al departamento analizar la prestación de servicios por zona a lo largo del tiempo.

4. Insertar y sostener la reforma

Los sistemas de adquisición deben estar diseñados para alcanzar las prioridades políticas más amplias de una jurisdicción. Esto significa establecer prácticas organizativas y marcos de gestión para establecer y realizar un seguimiento de los objetivos de rendimiento.

Para Santiago, esto requería desarrollar una estructura organizativa para gestionar contratos de alta prioridad, mejorar la planificación de adquisiciones y aumentar la colaboración interdepartamental.

Pero incluso las reformas exitosas corren el riesgo de ser logros únicos en lugar de generar un impacto más amplio. La contratación abierta puede elevar la función de adquisición para lograr su importancia estratégica. Los datos de contratación abierta pueden respaldar el proceso de toma de decisiones para cuestiones programáticas y de financiación clave.

En un nivel primario, proporciona los datos fundamentales para identificar las próximas adquisiciones y priorizar los recursos para las más importantes. Puede generar aún más visibilidad para los objetivos generales de adquisición y romper silos de información para permitir la colaboración entre departamentos.

Durante la implementación de las reformas de adquisiciones, los datos de contratación abiertos ayudan a comunicar el progreso en las prioridades de una jurisdicción.

Existen numerosas herramientas y tácticas que pueden establecer un sistema de adquisición para lograr sus objetivos. Ucrania publica los KPI en su herramienta de inteligencia empresarial pública, incluidos los ahorros, el número de licitantes, los licitantes por licitación, los procedimientos completos frente a los cancelados y sin éxito, y los procedimientos competitivos frente a los no competitivos.

La Agencia Nacional de Adquisiciones de Paraguay (DNCP) publica indicadores que sirven como banderas rojas para las adquisiciones , incluida una lista de las agencias que no publican sus planes de adquisiciones, el valor de adjudicación relativo al precio de referencia y los niveles de ejecución de los planes de adquisiciones.

La contratación representa una proporción tan significativa del gasto público que los gobiernos deberían aprovechar su potencial como vehículo para realizar sus políticas clave y las principales prioridades de las comunidades.

Al incorporar la toma de decisiones basada en la evidencia y la colaboración de múltiples partes interesadas en todo el ciclo de contratación, la contratación abierta puede ayudar a transformar los resultados del contrato e impulsar reformas efectivas y sostenibles de adquisición.

Santiago ha seguido introduciendo diferentes innovaciones en varios contratos de saneamiento y mantenimiento de parques. Estas estrategias han mejorado la prestación de servicios, creando vecindarios más limpios, seguros y habitables para sus ciudadanos.

Esto muestra el poder de la reforma de la contratación pública, que no siempre es una prioridad para muchas personas, pero tiene el poder de impactar a la sociedad de una manera transformadora.

- Oscar Hernández

Crédito de la imagen: Hobi Industri en Unsplash