Este artículo está escrito por Shannon McHarg, especialista en innovación, Oficina de Ingresos de Recursos Naturales del Departamento del Interior de los Estados Unidos. Este artículo fue preseleccionado en la Competencia de escritura de servidores públicos estadounidenses 2020 de Apolitical .

¿Cómo llevas el talento digital al gobierno cuando las restricciones de contratación lo hacen difícil? Entrenas personas que ya tienes.

Trabajo para la Oficina de Ingresos de Recursos Naturales (ONRR) del Departamento del Interior de los Estados Unidos como especialista en innovación centrado en la experiencia del usuario para un sitio web de datos abiertos . En este sitio web puede ver cómo el gobierno de EE. UU. Gestiona los recursos energéticos y minerales, los ingresos y los desembolsos de tierras y aguas federales.

El sitio web es utilizado por periodistas y académicos que cuentan historias utilizando nuestros datos y servidores públicos a nivel federal, estatal y del condado, que usan los datos para comprender y responder preguntas sobre los dominios de los que están a cargo. Nuestro sitio web fue iniciado por 18F, una consultora digital dentro de la Administración de Servicios Generales de los EE. UU., Quienes fueron los primeros en aportar habilidades de diseño centradas en el usuario a nuestra agencia.

Empezando

Cuando llegó el momento de que su equipo abandonara el sitio web, nuestra agencia quería contratar personas con habilidades similares para continuar trabajando en el sitio web. Sin embargo, contratar empleados permanentes del gobierno puede ser un desafío ya que existen varios obstáculos.

Estos incluyen la dificultad de atraer a personas con las habilidades digitales adecuadas debido a un engorroso proceso de solicitud y requisitos de currículum vitae, pago que no siempre es competitivo con el sector privado, aplicaciones de custodia de los departamentos de recursos humanos basadas en calificaciones declaradas de las que podrían no saber mucho , revisiones requeridas para puestos técnicos y políticas de teletrabajo para empleados permanentes.

Para sortear estos obstáculos, nuestra agencia contrató a un equipo de tres especialistas en innovación de duración limitada que se centran en la estrategia de contenido, el desarrollo y la experiencia del usuario.

Nuestra experiencia muestra cuánto se puede hacer con un enfoque creativo.

Además de los especialistas en innovación de duración limitada, nuestro equipo cuenta con cuatro empleados gubernamentales de carrera: un gerente de producto y tres analistas de programas que son expertos en la materia en los datos del sitio y tienen experiencia en economía y gestión financiera. Para garantizar que el sitio pueda vivir después de que los especialistas en innovación terminen en cuatro años, estamos capacitando a los empleados de carrera en el equipo para que realicen algunas de las tareas digitales.

La investigación de los usuarios parecía una opción natural para nuestra primera incursión en la capacitación de analistas del programa. Es fundamental para los procesos de diseño centrados en el usuario que son necesarios para que el sitio sea útil a largo plazo, adecuado para personas ya capacitadas en análisis, los analistas del programa ya habían estado participando en los estudios tomando notas, y dos de ellos quería aprender la habilidad. También pensamos que podríamos extender aún más la alfabetización digital en la organización al aumentar la capacidad de investigación de los usuarios porque otros equipos de nuestra agencia habían expresado interés.

Enseñar nuestro proceso de investigación de usuarios

Antes de comenzar la capacitación, documenté nuestro proceso de prueba de usabilidad y los analistas del programa leyeron Una guía práctica para las pruebas de usabilidad de Joseph S. Dumas y Janice (Ginny) Redish para aprender las habilidades esenciales involucradas.

Los analistas ya estaban familiarizados con algunas partes del proceso, pero desarrollé los detalles, incluido el reclutamiento de participantes, la preparación para entrevistas y el análisis de los resultados. Después de enseñar el proceso, decidimos que la mejor manera para que los analistas aprendieran era haciendo y realizando un simulacro de estudio ellos mismos.

Figura 1: Nuestro proceso de investigación de usuarios Figura 1: Nuestro proceso de investigación de usuarios

Planificación del estudio simulado

Utilizando el proceso documentado, los analistas elaboraron un plan de estudio para probar un prototipo de un nuevo diseño que aún no habíamos probado con los usuarios. Ambos presentaron sus planes de retroalimentación y luego combinamos las mejores partes de ambos para crear la versión que usaron para las entrevistas simuladas.

Luego, los analistas crearon una guía de estudio para las entrevistas de los usuarios y practicaron entrevistarse entre sí. Recluté a colegas para que sirvieran como nuestros usuarios y les pedí que hicieran un juego de roles con las personas que se ajustan a nuestros tipos de usuarios típicos para brindarles a los analistas experiencia al tratar con diferentes usuarios y escenarios. También hice que los participantes representaran problemas técnicos comunes, para que los analistas pudieran obtener experiencia en la solución de problemas.

Realizando el estudio

Nuestro equipo es principalmente remoto, por lo que realizamos entrevistas a través de Hangouts de Google. Un analista realizó cada sesión y el otro tomó notas, por lo que ambos estuvieron allí durante todas las sesiones. Los analistas y yo realizamos una sesión informativa después de cada entrevista para asegurarnos de que todo fue capturado, y proporcioné comentarios sobre la facilitación.

Analizando los hallazgos

Después de completar las entrevistas, los analistas consolidaron los hallazgos utilizando una plantilla que usamos para todos nuestros estudios, identificaron tendencias entre los participantes y formularon recomendaciones para mitigar los problemas. También destilaron los hallazgos en un resumen de hallazgos para compartir con el equipo. Proporcioné comentarios a lo largo de este proceso.

Lecciones aprendidas

Nuestra experiencia muestra cuánto se puede hacer con un enfoque creativo. Además, esta también ha sido una oportunidad para que nuestro equipo crezca. La capacitación de los analistas del programa ha fomentado el compromiso y la empatía del equipo con los usuarios al involucrar a más del equipo en los detalles.

Maroya Faied, analista del programa que participó, dijo: “Aprender las pruebas de usabilidad fue fascinante y revelador. La experiencia de realizar una entrevista y analizar los resultados estimuló mi interés por abordar proyectos futuros observando problemas y encontrando soluciones al considerar diferentes perspectivas ”.

Ahora tenemos procesos estandarizados y documentados que están siendo repetidos por varias personas. Aumentar nuestra capacidad de investigación de usuarios también nos permite construir puentes con otros equipos de nuestra agencia que estén interesados ​​en el diseño centrado en el usuario.

Si no puede contratar talento tecnológico en su agencia, piense en las oportunidades para capacitar a las personas que tiene. Puede obtener más de lo que espera. - Shannon McHarg

(Crédito de la imagen: Muerte a la foto de archivo)