Cómo presentar la estrategia al gobierno

Este artículo está escrito por Sheila Bennett , jefa de estrategia y entrega de bibliotecas del Departamento de Digital, Cultura, Medios y Deporte del Reino Unido, y ex líder de políticas del Grupo de Trabajo de Bibliotecas

La próxima vez que se le pida que presente su estrategia para lograr un objetivo específico en el gobierno, recuerde esto: nada es más importante que tener un plan de acción sólido coordinado en torno a responsabilidades claras dentro de su equipo.

En este artículo, voy a explicar cómo mi equipo y yo logramos reunir a las partes interesadas de un sector fragmentado para acordar una estrategia que finalmente fue respaldada por el gobierno central y local. Nuestro enfoque y la estrategia resultante inspiraron y apoyaron a los involucrados para aumentar la promoción, impulsar el perfil de las bibliotecas y desarrollar buenas prácticas.

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Espero que la lectura sobre nuestra experiencia le resulte útil y que se lleve algunas ideas que pueden ayudarlo en su propio trabajo como servidor público.

Sea claro sobre el propósito de su estrategia

Cuando el Grupo de Trabajo sobre Bibliotecas fue creado por el Departamento de Cultura, Medios, Medios y Deporte (DCMS) del Reino Unido y la Asociación de Gobiernos Locales en 2015, una de las tareas era desarrollar una estrategia para el futuro de las bibliotecas a la que todas las partes interesadas pudieran suscribirse.

El desafío consistía en encontrar un terreno común. Hay 151 autoridades bibliotecarias solo en Inglaterra. Aunque hay organizaciones del sector que representan a las bibliotecas públicas, nunca se les había pedido que se unieran, ni habían trabajado con socios importantes fuera de su núcleo, como los de salud pública, para desarrollar una estrategia.

Por muy bueno que crea que es su documento de estrategia, piénselo de nuevo.

Al principio, fue un desafío explicar lo que hace el sector de las bibliotecas públicas. Necesitábamos cultivar una comprensión colectiva de los resultados positivos a los que contribuye desde la perspectiva del gobierno central y local, así como de sus socios secundarios.

Decidimos que nuestra estrategia debía basarse en las buenas prácticas existentes. El sector de las bibliotecas públicas ya estaba haciendo cosas impresionantes. No se trataba de empezar desde cero, sino de reunir los principios de las mejores prácticas de una manera más coherente.

También reconocimos que esto debía hacerse con reconocimiento de la responsabilidad democrática local. Los ayuntamientos toman decisiones sobre los servicios bibliotecarios locales basándose en su conocimiento de las necesidades locales. La estrategia no se podía imponer a quienes gestionaban los servicios bibliotecarios; sus ideas tenían que ser lo suficientemente persuasivas para que la gente optara voluntariamente por adoptarlas.

Entender lo que quieren todas las partes

El grupo de trabajo reconoció que reunir a los principales interesados alrededor de la mesa no era suficiente para crear un cambio duradero. Nos propusimos involucrar a una amplia gama de personas y organizaciones con un interés identificable en ayudar a las bibliotecas públicas a prosperar. El grupo de trabajo viajó por el país y aprendió sobre diferentes enfoques. Esto nos brindó la oportunidad de escuchar una amplia gama de perspectivas diferentes, desde la del personal de la biblioteca hasta los ciudadanos y socios.

Preparando nuestro puesto

Una vez que terminamos de recopilar información, redactamos un marco destinado a ser discutido con el sector de las bibliotecas y aquellos con un interés personal en su éxito. Utilizando nuestra experiencia trabajando como editores para el sitio web del gobierno del Reino Unido, GOV.UK, redactamos el marco en un lenguaje sencillo, lo que significa que fuimos concisos y evitamos la jerga.

Para recopilar comentarios, publicamos un borrador en línea e incluimos un formulario de respuesta estructurado. Le dimos a la gente la opción de responder por correo postal o correo electrónico. También usamos un tablero de Trello para registrar y organizar los comentarios para que correspondieran a la sección relevante del borrador.

Al final de un período de consulta de 10 semanas, habíamos realizado talleres en 12 bibliotecas en todo el país, viajamos más de 2,200 millas e involucramos a unas 300 personas directamente. Cambiamos nuestro enfoque de los talleres a medida que avanzábamos. Inicialmente, presentamos los resultados propuestos y cómo los mediríamos. Sin embargo, estas discusiones se sintieron limitadas y dieron lugar a respuestas genéricas. Decidimos hacer nuestros talleres más interactivos, invitando a la gente a poner sugerencias en hojas de rotafolio alrededor del salón y luego comentar las sugerencias hechas por otros participantes.

En cada discusión, cada miembro del equipo organizó una mesa. Aquí, trabajamos a través de las propuestas y, una vez más, nos aseguramos de registrar cada comentario en nuestro tablero de Trello. Escribimos en un blog sobre nuestros hallazgos provisionales para mantener a todos comprometidos con el proceso. El resultado fue mucho más rico y colaborativo.

Según los comentarios que recibimos, hicimos cambios a la propuesta original. Identificamos áreas de consenso y divergencias, reflexionando sobre cuáles eran las áreas problemáticas y por qué eran un obstáculo.

Esto le dio al grupo de trabajo más con qué trabajar, al tiempo que enfatizó los problemas más complicados que exigían una discusión en profundidad. Después de un par de sesiones de grupo intensivas para reflexionar sobre todo lo que aprendimos, elaboramos nuestro borrador final. No todo el mundo estuvo de acuerdo en todos los detalles, pero finalmente elaboramos un documento que todas las organizaciones estaban dispuestas a respaldar.

Presentación y seguimiento

Entonces, finalmente, tuvimos un texto pulido. Sin embargo, no serviría de nada si no descubriéramos cómo comunicarlo de forma eficaz.

La lección aquí es: no asuma que todo se trata de las palabras, por importantes que sean.

Tuvimos la suerte de contar con un gran líder de comunicaciones, que tuvo la previsión de buscar un diseñador . Juntos, desarrollaron una poderosa infografía que muestra los siete resultados estratégicos respaldados por las bibliotecas:

La infografía utilizada por Sheila Bennett y su equipo

Hemos utilizado esta infografía para abogar por la financiación y la inclusión. Inspiró más publicaciones y se ha reproducido (de manera muy gratificante) en muchas estrategias de bibliotecas locales.

Esta imagen vale miles de palabras.

Después de que se publicó la estrategia, volvimos a la carretera, organizando foros abiertos y gratuitos y organizando talleres en los que se explicaba lo que estábamos planeando hacer. Seguimos pidiendo comentarios.

La estrategia es la entrega

Resumimos la estrategia de cinco años en un plan de 25 puntos de acción agrupados en temas. Esto se convirtió en la base del trabajo del grupo de trabajo durante los años siguientes y se adaptó periódicamente para reflejar los cambios. Decidir sobre acciones específicas desde el principio significó que era más fácil medir el progreso.

Seguimos siendo abiertos sobre lo que estábamos haciendo, informando sobre nuestro progreso cada seis meses y publicando sobre ello en GOV.UK.

En resumen, aprendimos que es invaluable obtener tantas perspectivas como sea posible. Nos esforzamos por lograr un equilibrio entre ellos y respondimos a cada uno. Escribir todo en un lenguaje sencillo nos obligó a aclarar nuestro pensamiento y el uso de gráficos ayudó a transmitir algunos de los puntos principales a las partes interesadas.

Por muy bueno que crea que es su documento de estrategia, piénselo de nuevo. A menos que se asiente junto con un plan de acción cohesivo, claramente definido y rigurosamente probado que pueda ser referenciado durante todo el proceso y que pueda adaptarse a situaciones cambiantes, la estrategia no cobrará vida y no será procesable. Asegúrese de ser abierto sobre lo que está haciendo y lo que ha logrado (y las barreras que ha golpeado) para mantener el diálogo. - Sheila Bennett

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(Crédito de la imagen: Pexels)