Nadie se propuso ser anfitrión de una mala reunión. Pero muchos convocadores bien intencionados fracasan porque no proporcionan la estructura adecuada para cumplir con el objetivo de su reunión.

Le pedimos a los miembros de Apolitical que explicaran cómo planifican y organizan sus reuniones para que pueda aprender de su experiencia. Esto es lo que nos dijeron, editado a la ligera para mayor claridad.

Prateek Buch, asesor senior de datos, Centro Nacional de Liderazgo, gobierno del Reino Unido

¿Cuáles son algunas de las cosas que hace al planificar reuniones para asegurarse de que sean fructíferas y eficaces?

  • ¡Invita a las personas adecuadas! Garantice una amplia gama de puntos de vista y, si es necesario tomar decisiones, coloque a los tomadores de decisiones en la sala (virtual)

  • Establezca expectativas y un resultado con anticipación, y confirme al comienzo de la reunión: "estamos reunidos aquí hoy para ... ¿Alguien quiere agregar / cambiar eso?"

  • Envíe tanta información con anticipación como sea práctico, sin abrumar a las personas ni disuadirlas de asistir. ¿Hay un documento que puedan leer, un enlace para hacer clic y qué les está pidiendo que hagan después de leerlo?

  • Planifique, pero sin demasiados detalles, cómo presidir. ¿Es formal / informal, son las introducciones necesarias / prácticas, preguntas al final / en todo momento?

¿Cuáles son algunos de los errores que comete o ve que cometen las personas al organizar y dirigir reuniones?

Lo admito, hago algunos de estos yo mismo:

  • Suponiendo que todos los asistentes sepan de qué se trata la reunión, con el objetivo de lograrlo y / o dónde terminaron las conversaciones anteriores. No asuma: es mejor repasar las cosas brevemente que excluir a las personas

  • No reconocer que las personas son diferentes y que la vida pasa. Programe reuniones que se adapten a las necesidades de las personas, utilice técnicas que se adapten a los estilos de los asistentes, siempre que sea posible

  • Abuso de la silla: esto ocurre cuando la silla se apaga en un Monólogo, excluye las voces con las que no están de acuerdo o no abordan tensiones o puntos de vista.

  • La tecnología falla, incluido pedirle a las personas que se unan usando un software que no pueden usar

  • Si se toman decisiones, no tomar nota de ellas y no reflexionar sobre el grupo.

  • La peor ofensa es tener una reunión cuando un correo electrónico / mensaje de Slack / WhatsApp sería suficiente, y su contraparte es confiar en los correos electrónicos cuando es necesaria una reunión.

¿Puede compartir uno o dos consejos muy útiles que haya aprendido para planificar (o ejecutar) mejor las reuniones?

  • Utilice tantas técnicas de facilitación de Liberating Structures como pueda, ¡son geniales!

  • Si es apropiado, use controles emocionales para determinar el estado de ánimo de la sala (virtual)

  • Al planificar una reunión, las encuestas de Doodle ayudan a encontrar los horarios adecuados, pero también trate de encontrar tecnología, resultados y rutas de facilitación comunes: una reunión en el momento oportuno, mal organizada, es tan mala como una reunión a la que nadie puede asistir.

Consejo: ¿Es una reunión la mejor forma de progresar? Si es así, pregúntese por qué y cómo. Cada persona necesita tener voz y la capacidad de hacer avanzar las cosas / contribuir. - Victoria Camp, directora de transformación, Caerphilly Council

Consejo : Tener una sola persona hablando durante toda la reunión es una forma segura de que las personas pierdan el interés y se distraigan, especialmente de forma remota. Asigne a los asistentes un papel dentro de la reunión para que se involucren o se asegure de que todos tengan la oportunidad de hablar. - Investigador de usuarios de Scott Seaward en la Oficina de Estadísticas Nacionales

Consejo: aclare los resultados que desea lograr, luego asegúrese de tener los participantes adecuados en la sala. Si está buscando tomar una decisión, comuníqueselo claramente a los participantes con anticipación para que puedan solicitar autoridad o enviar a alguien más alto . - Ericka Stephens-Rennie, agente libre, gobierno de Canadá

Hero Laird, Pathfinder, Escuela de Servicio Público de Canadá

Las opiniones expresadas aquí no necesariamente expresan las opiniones de mi empleador.

¿Cuáles son algunas de las cosas que hace al planificar reuniones para asegurarse de que sean fructíferas y eficaces?

  • Pregunte POR QUÉ: ¿se puede hacer esto sin reunirse? Sepa por qué se está reuniendo. Evite las reuniones regulares a menos que exista la cultura para usarlas de manera efectiva.

  • Pregunte QUIÉN: sea intencional con las invitaciones (¿quién puede tomar una decisión? ¿Quién contribuirá con el contenido?). No base las invitaciones en quién piensa que debería estar allí basado en el ego o el título. Si hay política, diríjase a los que están fuera de la reunión o programe una reunión para abordarlos.

  • SIGA: Reserve tres horas de su horario para cada reunión de una hora (esto variará según su función). Si no tiene tiempo para dar seguimiento a la reunión, no organice ni asista a la reunión.

  • Facilitación y otros asuntos de preparación, al igual que el foro. Sin embargo, si los tres primeros están en su lugar, estará al 90% del camino.

Consejo : los líderes comen al final. La persona con mayor influencia en el resultado de la reunión debe hablar en último lugar. Solo deben hacer preguntas y proporcionar contexto antes de eso. Limite el papel en la habitación. Si les da folletos a las personas, no prestarán tanta atención a los oradores. - Scott Edwards, analista de negocios y líder de innovación, gobierno de Manitoba

Consejo : las reuniones eficaces son reuniones atractivas. Diseñar una reunión desde cero, ya sea en persona o en línea, me gusta pensar en ella como una experiencia para los participantes. Esta lente me ayuda a pensar y prestar atención a detalles que de otra manera no consideraría. - Isabella Gady, Estratega de Diseño e Investigación, Diseño 3x3 y ex funcionaria pública

Consejo : asegúrese de que cada elemento de acción de la reunión esté asignado a alguien al finalizar la reunión. - Ryan Lutz, subdirector de investigación y estrategia; El Kennedy Center

Maddi MacDonald, estratega de participación corporativa, provincia de Nueva Escocia

Reuniones virtuales: ¿Cuáles son algunas de las cosas que hace al planificar las reuniones para asegurarse de que sean fructíferas y eficaces?

  • Cuando se reúnen virtualmente, es mucho más probable que los participantes dejen de prestar atención. Para mantener la atención de la sala, sea conciso, no balbucee y use soportes visuales cuando sea apropiado (por ejemplo, comparta en pantalla sus notas de actualización).

  • Siempre permita que los primeros 10 minutos de la reunión sean improductivos. Es simplemente la realidad de la reunión virtual que numerosos elementos pueden evitar que un grupo comience a tiempo (por ejemplo, conexiones de red, wifi deficiente, auriculares descargados, actualizaciones de software, bebé llorando, entregas a domicilio, etc.). Incorpore este tiempo de reserva en el tiempo de su reunión.

  • Si está dirigiendo una reunión, debe ser proactivo para mantener a la gente comprometida. Hay varias formas de hacer esto, incluido llamar a las personas al azar para que contribuyan a la conversación o den una actualización. Es más probable que los participantes se concentren si saben que su participación se facilita de esta manera.

  • Utilice la mensajería instantánea cuando esté en una reunión de grupo. Si está facilitando una sesión, pregunte a todos si la están siguiendo enviando un pulgar hacia arriba o escribiendo "sí" en el chat.

Consejo : Yo diría que el error más grande que cometen las personas es pensar que si se unen más personas a la reunión, será más eficaz. Por lo general, es lo contrario. Cuando hay demasiadas personas en la reunión, no solo se pueden generar malentendidos, sino que invitar a las personas a una reunión donde no son necesarias es una pérdida de tiempo para ellas. - Claudia Rivas, Consultora de la Unidad de Educación del Banco Mundial

Consejo : El mayor error que veo que cometen las personas es la convocatoria transaccional. Un convocante calificado debe llevar a cabo el proceso de codiseño. He visto a muchos facilitadores perder la confianza y el compromiso de un grupo de personas, al reunirse transaccionalmente, por ejemplo, al concentrarse en completar una lista y tareas planificadas previamente, estar demasiado ansiosos por el tiempo, adoptar un tono paterno y regañar a la gente. por ir demasiado lento y pasar de una actividad cuando se acaba el tiempo, ya sea que las personas y los grupos estén preparados o no - Kelly Ann McKercher, Design Lead NSW Health Pathology

Consejo: las reuniones que no funcionan a menudo no tienen objetivos claros. Es importante que los participantes sepan lo que se les pide. También es importante tener a alguien que dirija la reunión. Sin una persona que desempeñe el papel de facilitador, la conversación puede derivarse y salirse del tema rápidamente. - Jordana Globerman

Jennifer M. Miller, PhD, académica independiente

¿Cuáles son algunos de los errores que comete o ve que cometen las personas al organizar y dirigir reuniones?

  • Evite el uso de rompehielos y presentaciones para grandes reuniones virtuales en las que las personas no trabajarán en estrecha colaboración. Encuentre otras formas de comunicar quién es quién, como mostrar un organigrama o una lista de equipo.
  • Inicie y finalice las reuniones a tiempo, incluso si son virtuales. Ponga un tema al comienzo de la agenda que podrá cubrir incluso si algunos participantes llegan tarde.

¿Puede compartir uno o dos consejos muy útiles que haya aprendido para planificar (o ejecutar) mejor las reuniones?

  • Para reuniones de negocios o profesionales, tenga una agenda, incluso si solo se está reuniendo con otra persona. Para reuniones pequeñas, la agenda puede ser tan informal como una lista de viñetas.
  • Como asistente, puede ser mucho más eficaz en las reuniones si viene preparado. Lea la agenda y los documentos previos a la reunión. Haga un plan para lo que quiere lograr y contribuir.

Gracias a todos los miembros de Apolitical que compartieron sus consejos con nosotros: Victoria Camp, Jennifer M. Miller, Scott Edwards, Claudia Rivas, Kelly Ann McKercher, Scott Seaward, Maddi MacDonald, Ericka Stephens-Rennie, Prateek Buch, Ryan Lutz, Jordana Globerman , Hero Laird e Isabella Gady.

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(Crédito de la imagen: Nappy.co)