Este artículo fue escrito por John Duffy , PhD, CM, AICP, quien se desempeña como profesor adjunto en la Universidad de Alaska, Anchorage College of Business and Public Policy y como profesor invitado en la Universidad Nacional de Mongolia. John también sirvió en el gobierno local durante más de 30 años. Puede ser contactado en [jduffy@alaska.edu](mailto:jduffy@alaska.edu) .

El liderazgo tiene que ver con el pensamiento estratégico: identificar la necesidad de cambio y determinar el proyecto estratégico más apropiado para adaptarse al cambio necesario. La participación de las partes interesadas es uno de los métodos más importantes disponibles para los líderes para generar el apoyo necesario para enfrentar el desafío del cambio y lograr proyectos estratégicos. Este trabajo de liderazgo es un componente difícil pero necesario para el éxito organizacional.

Durante mi servicio como director ejecutivo de un gobierno local , la población de mi comunidad creció a un ritmo superior al promedio durante más de una década. Este crecimiento de la población requirió grandes inversiones de capital para nuevas escuelas, carreteras, servicios de emergencia y más. El crecimiento también requirió un cambio organizacional con el fin de adquirir nuevas capacidades para emprender los proyectos, como agregar personal, asegurar el financiamiento y crear un espíritu organizacional positivo de “se puede hacer”. Lograr estos cambios necesarios requirió la participación de las partes interesadas tanto dentro como fuera de la organización, no solo para obtener apoyo para el cambio, sino también para restablecer las prioridades de mi gobierno local.

Sabía que la participación de las partes interesadas era necesaria porque en un intento anterior por lograr un cambio organizacional importante, había fallado, en gran parte debido a la falta de participación de las partes interesadas. Al no involucrar a las partes interesadas, sin saberlo, había creado un proceso de toma de decisiones "de arriba hacia abajo"; por lo tanto, nadie más tenía interés en ayudar a alcanzar la meta. Además, al no informar a los grupos de interés, la desinformación se propagó por toda la comunidad y generó desconfianza. Mi esfuerzo finalmente fracasó. Aprendí por las malas que la participación de las partes interesadas es vital para el éxito.

Una respuesta a tu pregunta

Comencemos por definir primero qué se entiende por proyecto estratégico. Un proyecto estratégico es un esfuerzo que está íntimamente ligado al éxito y la viabilidad futuros de la organización. Los proyectos estratégicos tienen la capacidad de alterar la comunidad durante períodos de tiempo muy largos o buscar mejoras a largo plazo para el bienestar socioeconómico de la comunidad.

Es una empresa que responde a la pregunta: "¿Cuál es el propósito de nuestro objetivo estratégico?"

Si puede alcanzar su objetivo estratégico es, al final del día, una cuestión de personas. Necesita las personas adecuadas en su equipo, que hagan el trabajo, pero también debe asegurarse de que sus partes interesadas estén a bordo o, al menos, no trabajen en su contra.

Los esfuerzos de participación de las partes interesadas deben emprenderse solo después de una consideración cuidadosa y establecer la voluntad de asignar los recursos humanos y financieros necesarios al esfuerzo.

La participación de las partes interesadas brinda una oportunidad importante para comunicar el propósito de su proyecto, generar soluciones y resultados creativos, al mismo tiempo que identifica los posibles obstáculos y cómo pueden evitarse.

La participación de las partes interesadas también tiene el potencial de generar confianza, brindar transparencia y crear una oportunidad para el aprendizaje social, todo lo cual puede mejorar la capacidad de una organización para lograr el éxito. La participación de las partes interesadas logra estos importantes propósitos porque proporciona un lugar para incorporar los diversos intereses y conocimientos de los participantes.

Diseñar e implementar un esfuerzo significativo de participación de las partes interesadas lleva mucho tiempo y requiere un trabajo detallado. Como tal, los esfuerzos de participación de las partes interesadas deben emprenderse solo después de una cuidadosa consideración y establecer la voluntad de asignar los recursos humanos y financieros necesarios al esfuerzo.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de involucrar, gestionar y comunicarse con las partes interesadas sobre proyectos estratégicos?

Elementos de la participación estratégica de las partes interesadas

Es fundamental que se desarrolle un plan bien pensado que aborde cómo se gestionará todo el proceso de las partes interesadas de principio a fin, porque la participación de las partes interesadas es una tarea compleja con muchos elementos interrelacionados.

Para hacer esto, primero determine el propósito de invitar a la participación de las partes interesadas. En el caso de proyectos estratégicos, las partes interesadas pueden ayudar a determinar si la meta del proyecto es apropiada, la capacidad del proyecto para lograr la meta, al mismo tiempo que evalúan el mejor método para lograr el propósito de la meta. Sin embargo, algunos elementos deberían estar fuera del alcance de la consideración de las partes interesadas. Por ejemplo, identificar la necesidad de cambio no es una tarea para las partes interesadas; más bien, es la tarea del liderazgo porque la mayoría de los individuos y grupos (es decir, las partes interesadas) se resisten al cambio. En esencia, las partes interesadas se involucran para determinar la mejor manera de lograr un proyecto estratégico, no para determinar si el proyecto debe lograrse; ese es un proceso diferente en verdad.

Cuando se planifica e implementa cuidadosamente, la participación de las partes interesadas ofrece la capacidad de mejorar los esfuerzos estratégicos, mejorar la confianza y la responsabilidad y mejorar el éxito

Además, el plan de las partes interesadas debe incluir un elemento de evaluación para articular lo que salió bien, lo que no fue favorable y lo que debería revisarse en los esfuerzos futuros.

Aunque los esfuerzos de participación de las partes interesadas son muy complejos, existen pautas básicas que deben seguirse. En pocas palabras, estos incluyen:

  1. Identifique a todas las partes interesadas al inicio del proyecto. Las partes interesadas pueden identificarse considerando quiénes pueden verse afectados por el proyecto, haciendo las siguientes preguntas para quienes son internos y externos a la organización:

  • ¿Quién ya está involucrado directa o indirectamente con el proyecto?

  • ¿Quién gana o quién pierde?

  • ¿Quién utilizará el proyecto o sus entregables?

  • ¿Quién tiene la autoridad sobre el proyecto y sus resultados?

  • ¿Quién puede brindar apoyo?

  • ¿Quién puede hacer que el proyecto fracase?

Otras técnicas incluyen la realización de una sesión de lluvia de ideas con los compañeros de trabajo o el uso del enfoque de bola de nieve en el que se pide a las partes interesadas identificadas inicialmente que identifiquen a otras.

  1. Reconozca los beneficios y las dificultades de la diversidad. Los diversos grupos de partes interesadas aportan una variedad de perspectivas a la mesa que es útil para identificar problemas y soluciones. Además, la diversidad también puede aflorar puntos de vista opuestos al mismo tiempo que reúne a miembros de diferentes orígenes culturales. Estas dos condiciones pueden dar lugar a comportamientos inapropiados por parte de quienes no se sienten cómodos trabajando en dicho entorno. Gestionar la diversidad implica asegurar que las políticas y prácticas para tener, además de expresar, diversas perspectivas sobre un tema, estén en vigor y, al mismo tiempo, se minimicen las consecuencias negativas. Por tanto, gestionar la diversidad es fundamental para el éxito.

  2. Sea muy claro acerca de los límites y fíjelos desde el principio. Los elementos críticos de su plan deben incluir los roles y responsabilidades de las partes interesadas, los plazos programados, la autoridad para la toma de decisiones de las partes interesadas, cómo se producirá la participación, cómo se desarrollan y acuerdan las recomendaciones y, finalmente, cómo se producirá el cierre de los elementos de discusión y todo el esfuerzo. La falta de límites claros es una de las causas más comunes de un proceso fallido de las partes interesadas porque conduce a malentendidos sobre los roles y responsabilidades, y tales malentendidos pueden generar desconfianza. Por ejemplo, si está involucrando a las partes interesadas con el propósito de obtener comentarios y sugerencias, pero no define este límite, las partes interesadas pueden creer que su participación consiste en alguna autoridad de codecisión para seleccionar la alternativa preferida. Por lo tanto, si no se les permite ayudar a seleccionar la alternativa preferida, se puede percibir como un desaire o una traición.

  3. Desarrollar e implementar un plan de comunicación. Asegúrese de que todos los grupos de partes interesadas estén plenamente informados y por igual. El plan también debe reconocer que diferentes partes interesadas pueden requerir diferentes formas de comunicación; Los boletines pueden ser suficientes para algunos, mientras que otros pueden desear actualizaciones cara a cara.

  4. Establece un proceso de resolución de disputas. Las diferencias de opinión y las quejas a menudo surgen durante el proceso de participación. Para abordar estos asuntos, se debe incluir en el plan un proceso justo y transparente que incluya plazos para las resoluciones.

  5. Comunique claramente que los eventos y las decisiones externas pueden alterar el proyecto estratégico. A menudo, las decisiones o eventos externos al proceso de las partes interesadas alteran el alcance del proyecto estratégico, como nuevas restricciones presupuestarias. Estas incertidumbres y sus efectos deben describirse desde el principio para evitar la desilusión de las partes interesadas.

  6. Recuerde a todos los principios clave con regularidad. A medida que avanzan los esfuerzos de las partes interesadas, es típico que las partes interesadas olviden el propósito, las metas y los límites originales del esfuerzo. Por lo tanto, es muy importante recordarles periódicamente a las partes interesadas el propósito, los límites y los elementos clave del esfuerzo.

  7. Practica la escucha activa. Los planes nos preparan para actividades futuras. Sin embargo, una vez que iniciamos las actividades, los planes deben revisarse para ajustarse a las realidades operativas. La escucha activa nos ayuda a determinar qué debería revisarse y cuándo deberían ocurrir tales revisiones. La escucha activa requiere total concentración, comprensión, respuesta y también recordar lo que se dice. La práctica de la escucha activa también ayudará a generar una comunicación más informada con las partes interesadas.

  8. Esté atento a la dinámica de las partes interesadas. Puede ocurrir el riesgo de malentendidos, comportamientos inapropiados y juegos de poder entre los grupos de partes interesadas. Por lo tanto, es importante monitorear la dinámica del grupo e intervenir según sea necesario para mantener el esfuerzo en marcha de manera positiva.

Involucrar, gestionar y comunicarse eficazmente con las partes interesadas en proyectos estratégicos es una tarea compleja. Sin embargo, cuando se planifica e implementa cuidadosamente, la participación de las partes interesadas ofrece la capacidad de mejorar los esfuerzos estratégicos, mejorar la confianza y la responsabilidad y mejorar el éxito. Dos ejemplos de planes de partes interesadas que tienen la mayoría de estos elementos son:

- John Duffy

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(Crédito de la imagen: Unsplash)