Este artículo es parte de la serie "Public Public Pia Review", escrita por Pia Andrews, reformadora del sector público. El artículo fue publicado originalmente por el Mandarin y es parte de una serie de 20 artículos que exploran ideas para un mejor sector público luego de 20 años de experiencia en el gobierno australiano.

Una de las principales presiones sobre los sectores públicos está en torno a las limitaciones presupuestarias y de recursos. Todos tienen cada vez menos para hacer más. En algunos casos, algunas de esas presiones se combinan con sistemas fatigados y personal que no ha tenido inversiones durante décadas, con una montaña de deudas técnicas y culturales que crece cada día.

La colaboración puede ayudar a garantizar mejores resultados a través del trabajo conjunto, intersectorial, jurisdiccional, con las comunidades y con socios estratégicos en torno a objetivos comunes. Cuando hablamos y trabajamos con otros que realizan un trabajo similar, todos podemos aprovechar los esfuerzos de cada uno para obtener mejores resultados.

Podría decirse que no es el trabajo de un ciudadano comprender las complejidades del gobierno, sino que el trabajo del gobierno es hacer el trabajo duro para abstraer las complejidades de la gobernanza para una mejor participación y servicios para los ciudadanos. Ese es nuestro trabajo, lo que significa que si no está colaborando y trabajando en todos los gobiernos en lo que sea que esté haciendo, es probable que no obtenga los mejores resultados posibles para los ciudadanos de la manera más eficiente.

Pero hay muchos desafíos para la colaboración. Uno de los mayores desafíos es la naturaleza aislante de los silos operativos creados por las responsabilidades verticales y la competencia por el presupuesto. Esto crea comportamientos proteccionistas territoriales y adversos, como la falta de voluntad para compartir incluso los artefactos, contenidos o herramientas más básicos. Muchas personas, en particular los gerentes, sienten la presión de cumplir con los objetivos específicos de su cadena de mando dentro de un presupuesto estrictamente limitado que hace que sea mucho más difícil correr el riesgo de una inversión conjunta o de recursos para un resultado. Muchos creen que no pueden justificar una colaboración atractiva u operativa con otros, porque el éxito y el riesgo se miden en gran medida en términos de entrega del proyecto en lugar de impacto o resultados.

Algunas estrategias a tener en cuenta al tratar de mejorar la colaboración en el sector público, incluido el desarrollo de la cultura de equipo, aprovechar la motivación natural, usar o desarrollar programas de trabajo horizontales (como el mapeo del viaje de la vida) y replantear cómo vemos el liderazgo.

Establecer una cultura de equipo empoderada y segura

Se siente imposible y arriesgado colaborar o trabajar abiertamente cuando estás bajo una enorme presión, y desafortunadamente, muchos servidores públicos viven esta realidad todos los días. Si desea mejorar la colaboración para obtener muchos beneficios, es fundamental establecer una cultura de equipo sólida que respalde y reconozca la experimentación, la colaboración y la apertura.

El desarrollo colaborativo de una declaración de cultura con su equipo, sucursal, división o incluso departamento dibuja los comportamientos que las personas desean ver en su entorno de trabajo, y crea una base para el respeto mutuo, la confianza y el compromiso entre su equipo y sus colegas. Debería poder establecer una cultura de equipo mutuamente acordada dentro de los 3 meses más o menos, que luego comenzará a generar beneficios inmediatos para los equipos y el programa de trabajo. Entre los 6 y los 9 meses, debería ver cómo cambian los comportamientos y las personas comienzan a colaborar, compartir y alcanzar más. Si su cultura respalda explícitamente la experimentación con permiso para intentar (y fracasar), entonces las personas pueden intentar cosas antes de un compromiso mayor, lo que también permite una mayor colaboración en casos de prueba pequeños para beneficio mutuo.

La cantidad de solicitudes "urgentes" en cualquier departamento a veces es impresionante, y las personas a menudo se ahogan en el aluvión de correos electrónicos y trabajan más y más horas, volviéndose cada vez menos productivas

También es fundamental garantizar un programa de trabajo cuidadosamente equilibrado que le dé al equipo algo de espacio para respirar, lo que también significa proteger a sus equipos del trabajo innecesario. La cantidad de solicitudes "urgentes" en cualquier departamento es a veces impresionante, y las personas a menudo se ahogan en el aluvión de correos electrónicos y trabajan más y más horas, volviéndose cada vez menos productivas. Es importante que las personas, y en particular los altos ejecutivos, se aseguren constantemente de que están haciendo su parte para proteger a sus equipos, de modo que la mayor parte del tiempo se dedique a hacer el trabajo real y no dejarse atrapar por completo en un trabajo ocupado que no fomenta la agenda. Esto significa tratar de racionalizar, automatizar y, a veces, desestabilizar el trabajo ocupado para proteger el trabajo importante. También significa que la alta gerencia necesita delegar más toma de decisiones para capacitar a los equipos para obtener mejores resultados, no solo delegar el esfuerzo, y ciertamente no delegar el trabajo ocupado.

Una vez que tengas un equipo que se sienta empoderado, apoyado y menos presionado, ¡la magia puede comenzar a suceder!

Una de las cosas de ser hijo de Internet (aunque en los primeros días) es que considero que mi espacio de trabajo no se limita al escritorio que tengo. No comienzo ningún proyecto nuevo con "¿qué herramientas tengo, quién está en mi equipo inmediato, quién está en mi área / departamento, cómo me limita mi presupuesto"? Tiendo a comenzar con lo que está sucediendo en el mundo, no solo para integrar las buenas prácticas en lo que hacemos, sino para ver el mundo entero como mi espacio de trabajo, mi patio de recreo, mi comunidad de práctica. De esta manera, puede aprovechar qué y quién ya está disponible en lugar de comenzar desde cero cada vez, y también automáticamente entrar en una mentalidad colaborativa. Cuando valora lo que ya existe, tiende a querer comunicarse.

Otra forma cultural de apoyar la colaboración es compartir abiertamente. Cuando comparte lo que está haciendo, naturalmente atrae a aliados potenciales que comparten sus objetivos y con quienes puede forjar una asociación estratégica y mutuamente beneficiosa, donde todas las partes están naturalmente motivadas para colaborar.

Aprovechar la motivación natural

El concepto de encontrar la 'motivación natural' de los jugadores involucrados es un componente clave para que cualquier tipo de cambio sistémico sea exitoso. Esta no es una idea particularmente única o nueva, pero me sorprende constantemente lo poco que la veo adoptada en la práctica, y con qué frecuencia las cosas fallan al no tenerla en cuenta. Es fundamental si desea tomar una nueva idea del dominio de los evangelistas y ponerla en "lo de siempre" porque si no puede integrar algo en la forma normal en que las personas actúan y piensan, se hará lo que esté tratando de hacer. de mala gana y, en el mejor de los casos, agregado a los procesos normales como una ocurrencia tardía.

Si te hablara acerca de cómo una nueva forma de hacer algo te ahorraría tiempo, obtendría un mejor resultado, ahorraría dinero o mejoraría la vida de alguna manera, estarías más interesado

En los últimos años, he trabajado mucho para tratar de cambiar los sistemas, el pensamiento y la cultura en torno al gobierno abierto y los datos abiertos , con cierto éxito sostenido. Esto se debe en parte a que a propósito adopto un enfoque que trata de identificar y aprovechar la motivación natural de todos los jugadores involucrados. Esto significa comprender cómo lo que estoy tratando de hacer podría beneficiar a las personas que necesitan cambiar, y ayudarlos a querer hacer algo nuevo por su propia voluntad. ¿Por qué importa esto? Si te pidiera que pasaras un par de horas adicionales a la semana en el trabajo, sin paga adicional, haciendo algo que no entiendes y que parece no tener relación alguna con tu trabajo o tu vida, me dirías que me vaya a la mierda. ¡Y es comprensible que sí! Y, sin embargo, esperamos que las personas y los comportamientos simplemente cumplan si cambiamos las reglas. Si te hablara acerca de cómo una nueva forma de hacer algo te ahorraría tiempo, obtendría un mejor resultado, ahorraría dinero o mejoraría la vida de alguna manera, estarías más interesado. Entonces simplemente se trata de si el esfuerzo vale la pena.

Algunas personas argumentan que puede impulsar el cambio simplemente castigando el incumplimiento o creando incentivos, pero yo diría que aunque puede forzar ciertos cambios de comportamiento a través del castigo o la recompensa, si las personas no están naturalmente motivadas para hacer que el comportamiento cambie ellos mismos, entonces el el cambio será tanto insostenible como mínimamente implementado.

Cuando asumí data.gov.au, había una cantidad razonable de conjuntos de datos publicados, pero no se actualizaban y no se agregaba nada nuevo. Fue un buen primer intento, pero los datos abiertos no se habían normalizado realmente en las agencias, por lo que la publicación de datos fue esporádica.

Si quieres hacer un cambio real, te animo a que adoptes un enfoque empático, pienses en todos los jugadores del sistema y en cómo asegurarte de que están naturalmente motivados para cambiar.

Rápidamente nos dimos cuenta de que si los datos abiertos solo se veían como un problema de política y cumplimiento, entonces esto realmente nunca cambiaría y llegaríamos a un problema de escala de cuánto podríamos hacer nosotros mismos. A través de la investigación, la experimentación y la experiencia, descubrimos que los datos abiertos pueden proporcionar beneficios comerciales reales a las agencias, lo que se convirtió en una motivación natural para que algunas agencias establezcan sus propios programas de datos abiertos. Comenzaríamos una agencia en el viaje de datos abiertos ayudando a identificar conjuntos de datos que les ahorren tiempo y dinero, observando las solicitudes intensivas de recursos de datos que obtienen regularmente y cómo automatizar la publicación de esos datos, o dónde necesitaban API de datos para el servicio entrega. Esto libera recursos de los cuales una proporción a menudo podría justificarse para comenzar un pequeño equipo de datos abiertos. También ayudamos a las agencias a obtener valor de la reutilización pública de datos ( GovHack fue particularmente útil para esto). Una vez que el equipo de una agencia vio beneficios genuinos, querrían recursos y superar las barreras por sí mismos. En 2 años pasamos de cero a 20 agencias dedicadas a la publicación de datos abiertos.

La motivación no siempre debe provenir de la persona u organización individual. ¡A veces la motivación proviene de una pequeña competencia saludable! He tenido personas en agencias completamente desinteresadas en datos abiertos que se interesaron cuando vieron a otras agencias obtener beneficios e historias de éxito. ¡No subestimes el poder de los éxitos públicos! Sea lo más ruidoso posible sobre los éxitos que encuentre o tenga, ya que esto aumenta la demanda y ayuda a atraer a más personas en su viaje.

Si quieres hacer un cambio real, te animo a que adoptes un enfoque empático, pienses en todos los jugadores del sistema y en cómo asegurarte de que están naturalmente motivados para cambiar. Si el camino del "bien" es también el camino de menor resistencia, entonces la gente lo caminará naturalmente y la colaboración estará naturalmente habilitada.

Programas de viaje de la vida

El mapeo del viaje de la vida es una forma novedosa pero poderosa de crear una colaboración motivada naturalmente entre departamentos. Nueva Zelanda ha liderado el camino con la integración del servicio basado en el viaje de la vida, y es diferente del "mapeo del viaje del cliente" en el sentido de que mapea intencionalmente la experiencia completa de las personas a través de un viaje de vida significativo, observando todas las necesidades y servicios del usuario en todos los sectores . A menudo, las personas comienzan con familiares y amigos cuando tienen que pasar por un evento importante de la vida, como el final de la vida, convertirse en adultos o formar una familia. Los programas de viaje de la vida brindan oportunidades para reducir (a través de la integración) los pasos de los principales viajes de la vida, mejorar los resultados y la dignidad de los ciudadanos, y crear una mayor integración y mejoras para las agencias y la sociedad en general.

¿Cómo permite la colaboración? Al proporcionar una de las pocas palancas horizontales en el gobierno que puede ayudar a superar los silos de cartera alineados verticalmente. Por lo general, un equipo de prestación de servicios haría el mapeo del recorrido del cliente de su transacción particular, o tal vez la experiencia del usuario de su departamento, pero incluso si desean mejorar la experiencia del usuario en general, tienen poco apoyo para salir del mandato de la cartera para mejorar el experiencia con otros departamentos o jurisdicciones. Y, sin embargo, para los grandes viajes de la vida, es inevitable que los ciudadanos tengan que lidiar con múltiples departamentos y jurisdicciones.

Los programas de viaje de la vida motivan naturalmente a las agencias a colaborar lateralmente, ya que todos se benefician al mejorar la experiencia del usuario

Cuando establece un programa de viaje de la vida, las agencias pueden participar en el proceso de comprender el viaje holístico de las personas y pueden ver formas de mejorar el viaje hacia arriba o hacia abajo de su parte del viaje. Los programas de viaje de la vida motivan naturalmente a las agencias a colaborar lateralmente, ya que todos se benefician al mejorar la experiencia completa del usuario en lugar de simplemente ajustar pasos individuales en el camino. Muchos ciudadanos califican su experiencia gubernamental tan bien como su último o peor intercambio, por lo que es fundamental aumentar la calidad de toda la experiencia. A menudo, las oportunidades de integración o reforma del servicio también pueden crear algunos beneficios comerciales para las propias agencias, lo que crea una mayor motivación natural para colaborar en los viajes de la vida.

He visto que esto funciona bien en Nueva Zelanda, y cuando comencé en el Gobierno de Nueva Gales del Sur, establecí un programa de viaje de la vida desde cero y me sorprendió lo rápido que llevó a las agencias a trabajar juntas, aunque esto requiere un alto nivel de aceptación y poner clave agencias de viaje de la vida en el asiento del conductor de la agenda para que traigan sus gravitas y redes a la mesa. También es importante tener en cuenta que si no garantiza la entrega rápida y la realización del valor, entonces el entusiasmo y la inversión de las agencias disminuyen rápidamente.

El diseño de programas y presiones horizontales que cruzan las líneas de la cartera es un contrapeso importante y útil a las presiones verticales de nuestro sistema Westminster para permitir la colaboración.

Liderazgo

Los programas de liderazgo en los sectores públicos a menudo enseñan métodos y modelos de liderazgo de arriba hacia abajo para ejecutivos de alto nivel. Esto refuerza la noción errónea de que la antigüedad se correlaciona de alguna manera con la superioridad, lo que a su vez impulsa comportamientos de altos ejecutivos que debilitan y descartan la experiencia, la pericia y el valor de las personas a medida que avanzan en la jerarquía.

La alternativa es considerar el " liderazgo de servicio " como la nueva norma en el sector público. El liderazgo de servicio consiste en servir, proteger y apoyar a las personas que trabajan para usted para que trabajen de la mejor manera posible. Se trata de reconocer que la excelencia proviene de todos, no solo de los mejores. El liderazgo de servicio lleva a todos al viaje y convierte el cambio en algo que puede ser colaborativo y oportunista, en lugar de temible. El cambio es sin duda la nueva normalidad, por lo que construir resiliencia en nuestra gente y equipos es fundamental para mantener el impulso.

Finalmente, a menudo escucho a la gente decir: “Oh, no podemos hacer eso. Necesitamos un buen liderazgo primero ”. Permíteme cambiar esto. Todos somos líderes en este sector. Somos el futuro del servicio público y nada cambiará si esperamos que alguien más lo cambie. Necesitamos liderazgo de personas, liderazgo técnico, liderazgo de políticas, liderazgo en la materia, visión, amabilidad, colaboración. Se necesita liderazgo en cada disciplina en todos los niveles e identificar lo que puede hacer mejor en su trabajo hoy es más importante que esperar que alguien más lo guíe. Insto a todos los servidores públicos a liderar y hacer el cambio que quieren ver. Colabore activamente con sus pares y asociaciones en todo el sector, la comunidad y el mundo, y verá un impacto y resultados mucho mayores de su trabajo y esfuerzos - Pia Andrews

Este artículo fue publicado originalmente por el Mandarin y es parte de una serie de artículos de Pia Andrews sobre sus recomendaciones para la reforma del sector público después de 20 años de trabajo en el gobierno australiano. Haga clic aquí para leer el artículo original .

(Crédito de la imagen: Unsplash)