Cómo liderar una reunión eficaz como un ministro

Este artículo está escrito por Sandra Naranjo Bautista, consultora independiente, fundadora de Better Govs y ex ministra y vicepresidenta interina de Ecuador. Better Govs publicó por primera vez una versión de este artículo.

¿Está frustrado por tener demasiadas reuniones?

Cuando trabajaba en el gobierno, recuerdo sentirme como si tuviera reuniones todo el tiempo . A veces se sentía como si no asistir a una reunión fuera lo mismo que no trabajar. Lo cual es una locura, porque sabemos que casi lo contrario es cierto.

Entonces, ¿qué pasa con las malas reuniones ? Lo único peor que tener un calendario lleno de reuniones es tener un calendario lleno de malas. Las malas reuniones normalmente le quitan tiempo sin un propósito claro. Y son incluso peores si los lideras.

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He aprendido un par de trucos que me han ayudado a hacer que mis reuniones sean lo mejor posible. En este artículo, comparto el proceso paso a paso que usé como ministro. También he creado plantillas gratuitas que puede utilizar para guiarlo a través de ese proceso. Mi intención aquí es compartir lo que me ha funcionado y motivarlo a encontrar algo que funcione igualmente bien para usted.

Paso 1: planifique su reunión

Para empezar, pregúntese si realmente necesita una reunión, luego pregúntese por qué y luego por qué nuevamente. Si la primera respuesta es sí y tiene buenas razones para esperar, reserve un tiempo para comenzar a planificar.

Otra regla general podría ser la regla de las dos pizzas de Amazon: "ninguna reunión debe ser tan grande que dos pizzas no puedan alimentar a todo el grupo".

La planificación de una reunión tampoco tiene por qué consumir una gran cantidad de tiempo, pero debe hacerlo. Si es posible, escriba un breve resumen. Créame, hace toda la diferencia. Para facilitar esta etapa del proceso, creé algunas plantillas que puedes descargar aquí . Para cada reunión necesita preguntar:

• ¿Cuál es el objetivo del encuentro? Esto se refiere a tu intención. Piense en ello como el resultado concreto que desea al final de la reunión. Podría ser tener toda la información necesaria para tomar una decisión sobre un proyecto o planificar sus actividades con su equipo. Un objetivo claro le ayudará a mantener la reunión al grano y a administrar bien el tiempo durante la reunión.
• ¿Quién necesita estar en la reunión? Según su objetivo para la reunión, piense en todas las personas que necesitará para hacerla realidad. Pueden ser las personas que dirigen un proyecto: los responsables del presupuesto, la comunicación, los asuntos legales, etc. La lista de participantes puede crecer muy rápidamente, por lo que la mejor manera de mantenerla corta es volver a su objetivo. Otra regla general podría ser la regla de las dos pizzas de Amazon : "ninguna reunión debe ser tan grande que dos pizzas no puedan alimentar a todo el grupo".
• ¿Cuál es su agenda de reuniones? Incluya los temas que abordará en la reunión y el tiempo estimado por tema. No olvide agregar tiempo para concluir la reunión. Sé que lo sabes, pero lo diré de todos modos. Además, considere el tiempo necesario para la presentación, la discusión y la transición entre presentadores.
• Mantenga las presentaciones lo más breves posible. Idealmente, no más de 15 minutos. Obviamente, puedes adaptarte según el tema. Sin embargo, las presentaciones breves obligan al presentador a hacer el trabajo pesado antes de la reunión y a preparar los puntos clave con anticipación. Si hay algo que requiera una discusión más profunda, podría ser mejor enviárselo a los participantes antes de la reunión. No todo el mundo lo leerá, pero la breve presentación podría abordar ese
• ¿Existen áreas potenciales de conflicto? Piense en los problemas potenciales y tenga una estrategia lista para abordarlos. Si pudiera haber un desacuerdo, es mejor tener a ambas partes en la reunión para que puedan tomar una decisión juntos.

Paso 2: comparta su esquema con los participantes de la reunión

Las reuniones funcionan mejor cuando todos saben de qué se trata la reunión, por qué están allí y qué se espera de ellos. Asegúrese de enviar la información y los documentos de respaldo de antemano para que las personas puedan estar preparadas. Puede compartir una versión de la plantilla del planificador de reuniones .

Paso 3: Ejecute su reunión con su objetivo en mente

Introducción

• Empiece por recordarles a todos el objetivo de la reunión .

• Haga una descripción general rápida de la agenda .

• Establece algunas reglas básicas :

En sus reglas básicas, enfatice cuánto tiempo hay para cada presentación. Usted o alguien de su equipo pueden consultar la hora de cada presentación.

Si se está quedando sin tiempo, asegúrese de hacer ajustes para abordar los puntos clave.

Presentaciones

• Escuche las presentaciones. Personalmente, me gusta tomar notas de los puntos clave y las decisiones importantes.
• Modere la discusión y mantenga a todos enfocados en el objetivo. Me gusta recordarles gentilmente a todos que no es necesario repetir lo que alguien más ha dicho, sino seguir construyendo sobre la conversación. Además, prepárese para hacer avanzar la discusión si va en círculos

Conclusiones

Para mí, las reuniones más efectivas son aquellas que tienen discusiones enriquecedoras y terminan en resultados concretos.

Personalmente, me gusta terminar las reuniones resumiendo los puntos clave de la discusión. Utilizo el esquema de la reunión y mis propias notas como referencia. Esta parte es breve y va al grano. También me gusta verificar con todos si me he perdido algo, para que todos estemos en la misma página. Estas plantillas pueden guiarlo en el proceso (puede descargarlas aquí ).

Todos deben tener claro qué decisiones se tomaron y quién es responsable de hacer qué y cuándo

Siempre agrego elementos de acción al final. Esta es la sección que encontré que marca la mayor diferencia. No lo omita, incluso si se está quedando sin tiempo. Todos deben tener claro qué decisiones se tomaron y quién es responsable de hacer qué y cuándo. Si no tiene una fecha límite concreta, acuerde una fecha en la que la otra parte le dará un cronograma y déle seguimiento.

Finalmente, el secreto del éxito de las reuniones es dar seguimiento a las decisiones tomadas. Cuando era ministro, siempre tuve a alguien en mi equipo cuya función era dar seguimiento a las decisiones que tomamos. Yo era esa persona cuando trabajaba para el presidente de Ecuador y lo sigo haciendo ahora.

El seguimiento traduce las ideas en acción.

Espero que le resulte útil y no se olvide de obtener sus plantillas gratuitas . Si hay algo más que haga, hágamelo saber. Siempre estoy ansioso por aprender cosas nuevas y seguir mejorando mis propios métodos.

Esté atento a las próximas publicaciones sobre cómo escribir presentaciones efectivas y cómo llevar a cabo las reuniones de su personal (incluso con equipos pequeños). Si hay algo más que pueda ser útil para usted, envíelo aquí . - Sandra Naranjo Bautista

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(Crédito de la foto: UnSplash)