Este artículo está escrito por Derek Lett, director de la Oficina del Comisionado de Integridad, Ontario.

Comencé mi carrera en el servicio público como pasante a principios de la década de 1990 en el Ministerio de Transporte del Servicio Público de Ontario, Canadá.

Como un joven graduado universitario que ingresó al servicio público por primera vez, tuve la suerte de estar rodeado de colegas y gerentes que se interesaron por mí y mi carrera, me ofrecieron consejos y asistencia de manera proactiva y permanecieron disponibles para mí si, y cuándo, los necesitaba Todo esto parecía hacerse de forma natural, lo que no se me ocurrió en el momento en que me estaban guiando. No tenía el vocabulario, pero reconocí lo importante que era para mí la experiencia y los comportamientos, por lo que decidí emularlos con los demás a medida que progresaba en mi propia carrera.

La tutoría se puede describir como una relación continua entre dos o más personas en la que la información, las experiencias y el conocimiento se comparten en un entorno amigable y sin prejuicios para el crecimiento profesional y personal de los participantes involucrados.

Los programas formales de tutoría pueden ser un excelente complemento para otras formas de aprendizaje que están disponibles para los empleados de una organización. Cuando se hace bien, un programa de tutoría puede elevar la moral de los empleados, aumentar el orgullo de los empleados en una organización y mejorar la reputación externa de una organización entre sus pares, como un empleador de elección.

Es bien sabido que contar con la participación del liderazgo, el apoyo y el compromiso con un programa aumenta la probabilidad de su éxito. Diseñar un programa innovador de tutoría no es diferente

Hay tres tipos principales de programas de tutoría que las organizaciones pueden desarrollar. La tutoría tradicional es la más común. Esto suele ser de naturaleza informal e implica un ejecutivo (mentor) más experimentado y senior asociado con, o más probablemente tomando, un empleado menor (menos experimentado) (aprendiz) bajo sus alas para compartir sus ideas, sabiduría y conocimiento para el beneficio del mentoreado.

Luego está la tutoría inversa. Esto tiende a ser de naturaleza más formal e involucra a un empleado con una habilidad técnica especial o un conjunto de conocimientos (mentor), no necesariamente basado en la antigüedad, que se asocia con una persona de más edad para transmitir capacitación, conocimientos y conocimiento sobre la habilidad técnica, nuevamente. , en beneficio del mentoreado.

Finalmente, hay tutoría recíproca . Esto también puede ser un programa formal, pero difiere de los otros dos en que no hay un "mentor" y un "mentoreado" obvio. En las tutorías recíprocas, se espera que ambas partes hagan contribuciones iguales a la relación y aprendan la una de la otra. Son "socios", no mentores y aprendices. A diferencia de la tutoría tradicional e inversa, en la que el aprendizaje es principalmente unidireccional (de mentor a mentoreado), en la tutoría recíproca el aprendizaje es deliberadamente bidireccional.

Los sellos distintivos de un buen programa de mentoría

En 2008, el Servicio Público de Ontario (OPS) dio los primeros pasos en el camino para hacer de la diversidad y la inclusión una prioridad organizativa, desde la forma en que nos vemos (dotación de personal en todos los niveles, desde la primera línea hasta el liderazgo superior) hasta la forma en que diseñamos y entregar programas y servicios al público para reflejar mejor la diversidad de la población de Ontario a la que servimos.

En relación con esa prioridad, me encargaron desarrollar el primer programa de tutoría de diversidad para la organización, como Asesor Especial del Secretario Asociado del Gabinete y Viceministro de Servicios Gubernamentales. Esta fue una tarea desalentadora ya que no había plantilla o plan para este trabajo en ese momento. Un análisis jurisdiccional mostró que ninguna otra organización de servicio público tenía un programa de este tipo y que había pocos ejemplos del sector privado, de haberlos, de los cuales pudiéramos aprender.

Sin embargo, la investigación ha demostrado que la tutoría formal puede ser de gran valor para los empleados que tradicionalmente han sido privados de sus derechos dentro de las organizaciones y / o no "elegidos" por los mentores informales. Como resultado, liderando un pequeño equipo de profesionales, diseñé un programa de tutoría de diversidad recíproca para el OPS, que una vez implementado en su totalidad, se convirtió en un sello distintivo y fue citado como una de las razones por las que la organización recibió el Premio al Mejor Empleador de Diversidad de Canadá por los cinco siguientes años consecutivos (2008-2012).

Tenga en cuenta que el Servicio Público de Ontario ha recibido este reconocimiento nacional cada año entre 2008 y 2019. Sin embargo, es en los primeros cinco años, 2008-2012, que el programa de tutoría se mencionó específicamente como una de las razones por las cuales la organización recibió el premio. .

Hoy, el programa de tutoría continúa existiendo en el OPS, administrado por ministerios y departamentos que lo han ajustado y adaptado para satisfacer sus necesidades específicas.

El diseño, la ejecución y la posterior evaluación del Programa de Mentoría de Diversidad de OPS descubrieron una serie de lecciones y mejores prácticas que se pueden aplicar al diseño y lanzamiento de un programa de mentoría exitoso en cualquier organización, pública o privada.

Compromiso de liderazgo

Es bien sabido que contar con la participación del liderazgo, el apoyo y el compromiso con un programa aumenta la probabilidad de su éxito. Diseñar un programa innovador de tutoría no es diferente.

En el OPS, tuvimos la suerte de contar con el apoyo inquebrantable de los sucesivos secretarios del gabinete y los líderes de servicio público para iniciativas de diversidad como el programa de tutoría de diversidad.

Si bien el Servicio Público de Ontario todavía tiene un largo camino por recorrer para lograr los objetivos de diversidad e inclusión que se ha fijado, el innovador programa de tutoría de diversidad ha desempeñado un papel importante para contribuir al progreso que ha logrado hasta la fecha

Desde el Secretario del Gabinete inicial en 2008 (ahora senador canadiense) que inició el desarrollo de una estrategia de diversidad en la que la tutoría era una característica central, hasta sus sucesores hasta el año en curso, el nivel de apoyo de liderazgo constante permitió el programa de tutoría de diversidad para arraigarse y formar parte de la oferta continua de capacitación en diversidad de la organización. Además, para subrayar ese compromiso de liderazgo, el Secretario del Gabinete alentó a todos los viceministros a participar como socios de mentoría para que se comunicara un mensaje claro sobre el compromiso de los líderes más importantes de la organización con el programa.

Objetivos claros del programa

Debe quedar claro en la mente del diseñador, así como de la organización, lo que el programa pretende lograr. Esto no solo ayudará a establecer cuáles deberían ser los elementos centrales del programa, sino que también ayudaría a resaltar las medidas clave de éxito a la hora de evaluar el programa.

El OPS de principios de 2000 enfrentó una serie de desafíos, que incluyen:

  • Inminentes jubilaciones y la necesidad de planificar la renovación organizacional (por ejemplo, el 19% de todos los empleados y el 40% de los altos ejecutivos eran elegibles para retirarse en 5 años)
  • El liderazgo de la organización no reflejó la composición de la población de la organización o la población general de Ontario en grupos tales como minorías visibles, personas con discapacidad, pueblos aborígenes y de las Primeras Naciones, francófonos y miembros de la comunidad LBGTQ.

Dentro de ese contexto, el objetivo del programa de tutoría era proporcionar un entorno de aprendizaje recíproco sobre la diversidad, accesibilidad e inclusión entre los altos ejecutivos de OPS y sus socios de mentoría mediante:

  • Promover conversaciones honestas y francas sobre temas de diversidad.
  • Brindar a los altos ejecutivos de OPS la oportunidad de aprender y comprender las experiencias, desafíos y barreras que enfrentan los empleados diferentes de ellos mismos
  • Crear entendimiento entre los empleados colaboradores sobre la cultura organizacional y la gestión exitosa de la carrera.

Determinamos que si el programa era exitoso, veríamos resultados como:

  • La creación de defensores de la diversidad corporativa (ambos socios mentores) que comparten sus conocimientos sobre el trabajo inclusivo y la diversidad en toda la organización.
  • La creación de un entorno organizacional que conduzca a un grupo de candidatos más inclusivo y diverso para los puestos de liderazgo senior y;
  • Reconocimiento formal de la participación de mentoría de diversidad en los contratos de desempeño y planes de aprendizaje de los viceministros y sus socios empleados.

Después del año del programa piloto en 2008, los 37 socios de liderazgo (viceministros adjuntos adjuntos y el secretario del gabinete) y los 69 socios empleados fueron reconocidos como campeones en sus lugares de trabajo y su participación en el programa se reflejó y calificó en su desempeño. contratos

Estructura del programa:

Es importante asegurarse de que los criterios de participación en el programa se alineen con los objetivos establecidos del programa. Usando el Programa de Mentoría de Diversidad de OPS como ejemplo, la estructura del programa debe cubrir lo siguiente:

  • Quién califica para ser participante : en el programa OPS, los socios de liderazgo eran conocidos (en función de la oficina / posición que ocupaban). Sin embargo, los socios empleados debían autoidentificarse, estar en un cierto nivel de clasificación de trabajo en la organización, etc.
  • ¿Cuáles son los requisitos mínimos? Indique cuál es el compromiso esperado con respecto al número de reuniones de tutoría durante qué período de tiempo (por ejemplo, la OPS requirió seis reuniones de una hora de duración durante un período de 12 meses).
  • Cómo comenzar y continuar: sugiera que los participantes firmen un contrato de tutoría para tener una comprensión común de lo que cada parte espera contribuir y salir de la relación. Dado que el programa opera en el ambiente de trabajo, las partes deben acordar las reglas sobre comunicación (¿cuán abiertas pueden ser entre sí?) Y confidencialidad (¿cómo se debe tratar lo que se comparte entre ellas?)

Para asegurarse de que el programa esté logrando los objetivos establecidos, considere los puntos de registro en distintos momentos para ver si son necesarios ajustes. Esto podría incluir un registro al comienzo del programa, en el punto medio para evaluar el progreso; y al final o resumen del programa.

Programa apoya

Es aconsejable proporcionar a los socios de mentoría herramientas y apoyos para ayudarlos a comenzar y mantenerlos comprometidos durante todo el viaje. Estos podrían incluir guías, artículos, plantillas de contratos de tutoría, ideas para iniciar debates y actividades divertidas que pueden hacer juntos para conocerse rápidamente y aprovechar al máximo la experiencia. Estos son esenciales, particularmente cuando se les pide a los participantes que discutan temas difíciles y personales como la discriminación y el sesgo en un contexto organizacional o laboral .

Evaluar

Cree la evaluación del programa en el diseño original del programa. Los diversos puntos de datos de check-in pueden revelar comentarios importantes que pueden entrar en ajustes de diseño para futuras iteraciones del programa. Por ejemplo, en el OPS, los comentarios que recibimos de los participantes del piloto y el primer año sobre lo que funcionó y lo que no funcionó, fueron cruciales para los cambios de diseño que posteriormente se introdujeron para mejorar el programa en los años futuros.

Si bien el Servicio Público de Ontario todavía tiene un largo camino por recorrer para lograr los objetivos de diversidad e inclusión que se ha fijado, el innovador programa de tutoría de diversidad ha desempeñado un papel importante para contribuir al progreso que ha logrado hasta la fecha. - Derek Lett

(Crédito de la imagen: Unsplash)