Cómo conectar los puntos entre su trabajo y la misión de su organización

Este artículo fue escrito por Basil J. White y Beth A. Martin. Basil es analista de políticas de una agencia del gabinete federal de los Estados Unidos; Beth es instructora adjunta y practicante de experiencia de usuario (UX).

Tómese un momento para pensar en todas las cosas que ha hecho hasta ahora hoy. ¿Cuáles de los elementos ha tachado de la lista de tareas pendientes que diría que agregaron más valor a la organización? ¿Hay algo que no agregue valor en absoluto?

Comprender cómo las diferentes actividades agregan valor a cada una es fundamental para el éxito de cualquier organización. Pero esta comprensión puede ser difícil de adquirir.

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Las organizaciones desarrollan políticas para resolver problemas, pero a menudo no integran soluciones para lograr resultados compartidos. Como servidores públicos , podemos hacer que las políticas sean más útiles al proporcionar un contexto más inteligente para los problemas que estaban destinados a resolver y las preguntas que pueden responder. Aquí hay un ejemplo.

Descubriendo relaciones

Digamos que quiere ahorrar dinero para unas vacaciones. ¿De qué maneras puede ahorrar dinero? Decide andar en bicicleta y traer el almuerzo todos los días. ¿Qué impacto tienen estas actividades?

Andar en bicicleta no solo ahorra dinero en transporte, sino que también quema calorías adicionales hacia y desde el trabajo. Traer su almuerzo todos los días le permite ahorrar dinero y comer comidas más saludables. Se podría decir que ahorrar dinero y perder peso depende de traer su almuerzo. Puede trazar una línea entre las acciones de andar en bicicleta y llevar el almuerzo a ahorrar dinero para sus vacaciones. Puede ver el impacto directo de sus actividades para ahorrar dinero, pero ahora también puede ver que tienen otros impactos.

Tabla 1: La relación entre actividades y resultados.

Observe en la Tabla 1 que la actividad dependiente de ahorrar dinero también es una actividad habilitante para ayudarlo a pagar sus vacaciones. Este flujo de valor se mueve de izquierda a derecha, desde la activación hasta la actividad dependiente. Además, los efectos no deseados, o secundarios, también dan como resultado resultados más saludables con una mayor actividad física y control de las porciones. Puede rastrear fácilmente los ahorros en dinero, pero otros beneficios, como la pérdida de peso, obtenidos por estos cambios pueden no ser tan fáciles de descubrir hasta que comience a rastrearlos. Cada una de estas actividades puede, y debe estar, unida y, por lo tanto, son interdependientes, lo que significa que andar en bicicleta y empacar almuerzos saludables funcionan para ayudar a ahorrar dinero para las vacaciones y también para perder peso, por lo tanto, hacia un estilo de vida más saludable.

Ahora, imagine que, como servidor público , conoce a un colega que trabaja en otra parte de su agencia. Compartes noticias y aprendes que este colega trabaja en un esquema similar al que inició tu oficina. ¿Cuánto más efectivo podría ser su trabajo si combinara esfuerzos? ¿Qué pasaría si quisiera invitar a las partes interesadas y a los posibles receptores de servicios a participar en una mesa redonda o taller para proporcionar nuevos esquemas que los impactarían? ¿A quién podrías contactar y quién aún no está en la mesa? O tal vez desee mejorar sus perspectivas profesionales. ¿Eres capaz de demostrar cómo tus logros ayudan a tu oficina a cumplir su misión? Ahora imagine que tiene una herramienta que ayudaría a responder esas, y muchas otras, preguntas.

Tabla 2: Cómo las medidas de desempeño, políticas y objetivos agregan valor entre sí, así como a las prioridades fuera de la organización.

El mapeo de los flujos de valor a través del rendimiento, las políticas y los planes muestra una imagen más completa del valor que agrega cada componente y las interdependencias entre estos elementos. Por ejemplo, su Medida de rendimiento 1 afecta el Objetivo estratégico 2 y la Política 3 de su colega. Su Política 3 también es una actividad habilitadora para su Objetivo estratégico 2. Puede usar estos flujos de valor para informar las decisiones sobre qué políticas, planes y programas agregar , editar, eliminar o reorganizar. Ver todas las formas en que una actividad componente hereda valor de toda la empresa también puede ayudar a priorizar estos elementos dispares para reflejar la mayor prioridad de un objetivo estratégico.

Encontrar impacto y ocuparse de tus cinco Ps y tres Qs

Ahora que hemos establecido que estar al tanto del trabajo de los demás a su alrededor puede ayudarlo a ser más productivo y cumplir más eficazmente los objetivos de su organización, la siguiente pregunta obvia es cómo hacerlo en la práctica. Aquí es donde entra en juego el mapeo de valores. El mapeo de valores puede ayudarlo a comunicarse, administrar y cambiar su organización de manera integral, al mantener la conciencia situacional de todos los elementos de su organización que trabajan juntos para lograr objetivos singulares.

El Modelo de Valor Integrado (MIV) como método y herramienta identifica cómo las “cinco P” de una organización (políticas, planes, programas, prioridades y medidas de desempeño) se relacionan y comparten alcance. Esta relación consecuente le permite responder tres preguntas estratégicas de alto nivel ("tres Q"):

1. ¿Qué trabajo agrega valor a otro trabajo?
2. ¿Qué relaciones entre varios conjuntos de trabajo deben revisarse o modificarse para afectar los resultados o la misión de la organización?
3. ¿Cómo desea que el rendimiento impulse el diseño del trabajo y los conjuntos de trabajo?

La función del modelo es mostrar cómo las políticas, los planes y los programas se agregan valor entre sí para lograr los objetivos. Estas metas pueden ser inherentes, o pueden servir a una meta superior en múltiples oficinas u organizaciones.

Si bien hemos puesto cierto énfasis en la construcción del modelo, lo importante, sin embargo, no es la herramienta, sino cómo realiza un seguimiento del rendimiento, justifica la existencia de un nuevo proyecto o programa o identifica proyectos huérfanos. Puede descubrir las interdependencias mediante el mapeo de sus relaciones. Esto puede ayudarlo a evitar la reorganización de los recursos de manera que rompa involuntariamente estas interdependencias y reduzca el valor agregado general a un objetivo estratégico. Por ejemplo, un hospital podría considerar transferir dinero del presupuesto de estacionamiento para aumentar las camas de hospital, cuando en realidad la disponibilidad de estacionamiento es una medida de desempeño que influye en si los pacientes eligen ese hospital para recibir atención. Por lo tanto, el departamento de estacionamiento merece parte del crédito por un aumento de nuevos pacientes.

Diseñando tu análisis

Cuando esté listo para hacer sus preguntas, use el método IVM como en la tabla anterior para organizar sus actividades habilitadoras y dependientes. Veamos la tabla 2.

• La Medida de desempeño 1 agrega valor o contribuye al éxito de la Política 3.
• La política 3 agrega valor al objetivo estratégico 2.
• El objetivo estratégico 2 agrega valor a la prioridad externa 5.

Puede inferir que la Medida de desempeño 1 tendría un efecto de segundo orden al agregar valor indirectamente a la Prioridad externa 5. ¿Contribuye la Medida de desempeño 1 al éxito de la Prioridad externa 5? De lo contrario, es posible que desee cambiar sus medidas u objetivos de rendimiento (o crear otros nuevos) que reflejen con mayor precisión los resultados estratégicos que desea.

Hay otras preguntas analíticas que puede hacer para crear una mayor integración y valor en sus actividades:

1. ¿Qué políticas, planes, objetivos, metas y programas se ayudan mutuamente a tener éxito? Esto ayuda a mapear elementos entre sí e identificar interdependencias y flujos de valor en toda la organización.
2. ¿Cómo contribuyen los elementos en su organización a las agendas estratégicas de partes interesadas específicas? Estas agendas podrían ser las estrategias o agendas de la organización matriz, socios principales o grupos de interés influyentes. Este tipo de mapeo le permite mostrar todo lo que hace su organización para contribuir a la agenda de una parte interesada.
3. ¿Cuál sería la pérdida para la organización si perdiera una política , plan, objetivo, meta o programa, y cómo mediría objetivamente esa pérdida? Esto identifica medidas de rendimiento para adjuntar a cada uno de estos elementos, incluidas las medidas de rendimiento que pueden influir en un elemento que está fuera del control de ese elemento.

En una serie de próximos artículos, discutiremos los tipos de documentos que comprenden estos elementos y cómo permiten y dependen unos de otros para entregar valor.

Mientras tanto, puede descargar su propio IVM de muestra para comenzar, que puede usar como plantilla para completar sus propios datos. - Basilio J. White y Beth A. Martin

(Crédito de la imagen: Unsplash)