Este artículo fue escrito por Milda Aksamitauskas, directora de datos del Departamento de Justicia de Wisconsin

  • __El problema: __ Las personas, con razón, desconfían de ver cambios significativos en su cultura de datos.
  • __Por qué es importante: __ Las organizaciones deben adaptarse al futuro digital
  • __La solución: __ Ir despacio, en lugar de imponer cambios a los usuarios, es vital

Experimenté por primera vez las posibilidades de Internet cuando las personas todavía estaban conectadas a Internet a través de una conexión de acceso telefónico y necesitabas mucha paciencia hasta que la información se cargara en la pantalla (para aquellos que se sienten nostálgicos, aquí hay un [video](https: / /www.youtube.com/watch?v=ntQ48-d-8x4 "Reviviendo la experiencia de acceso telefónico a Internet en 2020")). No tenía mucho dinero, así que cambié de proveedor de Internet después de que finalizara una prueba gratuita de uno o tres meses. Los recuerdos de la carga de información de los discos y el cuadro "Espera, todavía se está cargando" están vívidos en mi memoria.

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Al trabajar en iniciativas de gestión de datos en el gobierno, a veces siento que el nivel de paciencia necesario para mantener y hacer crecer una cultura de datos dentro de una organización requiere la misma paciencia que para navegar por Internet.

Una vez que los gerentes comienzan a hablar sobre la toma de decisiones basada en datos dentro de una organización, generalmente se espera un cambio de la noche a la mañana. A la mañana siguiente en la oficina, todos escribirán búsquedas para sus necesidades de datos y [comenzarán las respuestas precisas e informativas](https://apolitical.co/solution-articles/en/combining-digital-and-tech-at -el-DfE-why-now "Combinando digital y tecnología en el DfE ... ¿Por qué ahora?") que aparece en una pantalla. En realidad, la mañana siguiente seguirá siendo la misma que ayer si los incentivos y la motivación para utilizar los datos no cambian.

Cómo promover el cambio de manera responsable

Quiero compartir varios pasos prácticos que los defensores del cambio de datos en las agencias gubernamentales pueden tomar para llevar los datos a la mesa de toma de decisiones. Primero, pregunte "¿Qué datos tenemos?". Parece una pregunta simple, pero en las organizaciones que comienzan el viaje de los datos, es posible que no exista una lista o un catálogo de activos de datos. Es probable que haya personas que hayan trabajado en su organización durante muchos años y que sepan mucho sobre datos, pero este conocimiento no está escrito.

En mi experiencia, trabajar con un bolígrafo, un papel y un plan de entrevistas anticuados con personas que trabajan con datos en cualquier nivel funciona bien. Hay muchas empresas de tecnología que venden herramientas que ayudan a crear catálogos de datos, pero la ronda inicial de cambios comienza con las conversaciones. En mi experiencia, una entrevista de catálogo de datos estandarizado funciona bien. Primero, desarrollé una lista estándar de preguntas que todos recibieron. La definición de datos fue amplia y realmente ayudó. Me enteré de que teníamos bases de datos con actualizaciones de datos en tiempo real y cajas de formularios en papel llenados. Las hojas de cálculo de Excel también se utilizan para producir, recopilar y analizar datos. Las entrevistas proporcionaron algunos resultados esperados: conocí a muchas personas, aprendí sobre los roles y desafíos fascinantes que tienen y aprendí vocabulario común que la gente usa para describir datos.

Continué con el mantra de "Solo estoy documentando lo que tenemos, sin juzgar cómo se hace". El resultado inesperado fue que las personas seguían generando otros conjuntos de datos durante las entrevistas y programaríamos conversaciones de seguimiento para tomar notas sobre esos activos de datos recién recordados. Durante nueve meses de trabajo a unas 10-20 horas por semana, documentamos cerca de 200 activos de datos y completamos la primera ronda de un inventario de activos de datos.

Descubra quiénes son los propietarios de los datos

Durante el proyecto del catálogo de datos, introduje el término "propietario de datos". Mi principal objetivo era obtener nombres de personas reales. Encontré bastantes debates sobre la definición y si los datos son propiedad del personal del programa o del funcionario más alto de la organización.

Un programa sólido de gobernanza de datos es la base para seguir trabajando en la construcción de una cultura de toma de decisiones basada en datos .

Seguí con mi tarea inicial de poner nombres de personas reales que trabajan con esos datos en particular. Ver su nombre escrito en una hoja de cálculo trae importancia y responsabilidad. La pregunta del propietario de los datos no fue popular. Pero sí observé una cultura cambiante a lo largo del tiempo, ya que los "propietarios de datos" son ahora un término mucho más común que se usa en las discusiones. Y se acuerda que los propietarios de datos saben más sobre sus datos, por lo que si tiene alguna pregunta, debe preguntarles directamente.

¿Quién toma decisiones sobre datos? En otras palabras, ¿cuál es el marco de la estructura de gobierno de datos en su organización? Este puede ser un término nuevo para su organización, pero el gobierno de datos siempre está sucediendo. Lo más probable es que las decisiones sobre datos las tome un pequeño grupo compuesto por personal familiarizado con los datos y el contexto de las preguntas formuladas por el solicitante. El solicitante generalmente no tiene derechos de apelación si no está satisfecho con el resultado.

La participación de personas designadas por motivos políticos en las solicitudes de datos generalmente se reserva para casos muy raros. Una organización de datos más madura establece una [estructura de gobernanza de datos] más centralizada (https://apolitical.co/solution-articles/en/how-data-digitalisation-and-governance-have-revolutionised-government "Cómo los datos, la digitalización, y la gobernanza han revolucionado el gobierno en Europa y Asia Central ") con más partes involucradas en la toma de decisiones. La gobernanza de datos transparente es difícil. En el centro del problema está el poder. Las decisiones transparentes sobre la gobernanza de datos significan que las decisiones se trasladan de personas individuales o grupos pequeños a un grupo más grande y una conversación más abierta. La dinámica del poder cambia. Una lección aprendida para quienes implementan un gobierno de datos formal es estar preparados para articular la visión y la necesidad del gobierno de datos, y seguir educando a todos por qué es una mejor manera. Una conversación de 30 minutos que mueve una aguja puede requerir horas de preparación de puntos de conversación, control de sus propias emociones, una larga lista de ejemplos y su excelente capacidad de atracción y persuasión. Practicar con un colega de confianza es muy útil.

Buen gobierno

Muchas organizaciones crean grupos de gobierno de datos. Los nombres utilizados pueden incluir junta, comité, grupo, consejo. Es posible que deba consultar con el personal legal qué es aceptable. El propósito principal del grupo es ser un grupo funcional donde la confianza crece con el tiempo para tomar decisiones de gobernanza de datos juntos en el espacio abierto y no bajo la mesa y conversaciones fuera de línea. Un grupo que funcione bien llevará años construirlo. Pasará por las fases de formación, asalto y normalización antes de llegar a una fase de ejecución.

Descubrí que las sesiones educativas sobre temas pequeños y ejemplos de uso de datos presentados por propietarios o usuarios reales de datos es la forma más efectiva de comenzar a tener conversaciones más complejas. La narración es una necesidad absoluta. En el gobierno, esto generalmente implica asistencia, capacitación o servicios específicos para un grupo vulnerable de personas. Con el tiempo, escuchar más ejemplos y ver los resultados del uso de datos genera más confianza en este ejercicio de gobernanza de datos compartidos.

Las herramientas tecnológicas no cambiarán la gobernanza de los datos en su organización, sin importar cuán persuasivos sean esos vendedores. El año pasado, la Oficina del Contralor de la Moneda de EE. UU. (Parte del Tesoro de EE. UU.) Impuso una [multa de dinero civil de 400 millones de dólares](https://www.occ.gov/news-issuances/news-releases/2020/nr -occ-2020-132.html "OCC evalúa una multa monetaria civil de $ 400 millones contra Citibank") contra Citibank por no tener un programa de gobierno de datos. La industria financiera no carece de recursos para invertir en diversas herramientas tecnológicas, pero no hay atajos para tener conversaciones repetidas sobre la gobernanza de datos y establecer un programa formal. Un programa sólido de gobernanza de datos es la base para seguir trabajando en la construcción de una cultura de toma de decisiones basada en datos. La comunicación es clave. Independientemente de cuántos teléfonos, reuniones de Zoom, chats, correos electrónicos y opciones de mensajes de texto tengamos, hablar con la gente y escuchar sus inquietudes es la parte más difícil y no requiere tecnología, solo presencia indivisa en la conversación y paciencia. - Milda Aksamitauskas

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(Crédito de la imagen: Pexels)

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