Este artículo fue escrito por Lea Simpson, cofundadora de Brink y parte de LeanAdapt, financiada por DFID para informar su trabajo en programación adaptativa.

¿Cuántas veces has trabajado en algo que sabes que está fallando, o que simplemente no está yendo tan bien como todos esperábamos, pero no hablas por miedo a lo que otros puedan pensar?

O llegué al final de un proyecto y pensé: ¿haría esto de manera diferente si pudiera comenzar de nuevo?

De eso se trata ser adaptativo. Preparando nuestro trabajo para que podamos refinar nuestro enfoque a medida que aprendemos, haciendo un buen uso de esos conocimientos cuando suceden, siguiendo el conocimiento, no el plan.

En los últimos tres años, he formado parte de un equipo llamado LearnAdapt dentro del Departamento de Desarrollo Internacional del Reino Unido (DFID). ¿Nuestro trabajo? Explorar y codificar las formas en que los equipos del departamento podrían adoptar la gestión adaptativa.

Gran parte de lo que sucede en el DFID implica trabajar en problemas complejos, lo que generalmente significa que es poco probable que funcione la planificación lineal de varios años, excepto donde claramente sabemos qué hacer (por ejemplo, construir un puente). Al practicar la programación adaptativa, nos damos espacio para trabajar a través de opciones, probar ideas y profundizar nuestra comprensión de la situación a medida que avanzamos.

Estos son mis mejores consejos para la adaptación basados en tres años de aprendizaje del brillante personal y asesores en los 27 países de operación de DFID.

1. Diseño para la adaptación.

La realidad del gobierno es que a menudo necesitará establecer un plan comercial de cinco años para comenzar, exactamente el tipo de planificación lineal que estamos tratando de evitar, pero hay formas de diseñar estos planes para dejar espacio para la adaptación .

En lugar del informe estándar a medio plazo, el informe anual y el enfoque de evaluación final, puede dividir su objetivo de cinco años en trozos de trabajo con detener / iniciar / continuar en el camino. Marque claramente las señales de éxito que estaría recibiendo en el camino.

  • Replantear el riesgo: nuestro instinto natural podría ser que estos nuevos enfoques sean riesgosos. En un contexto incierto, es más arriesgado seguir solo una estrategia que podría no ser la correcta, que experimentar con algunas opciones para ver qué funciona primero.
  • Haz espacio: a veces tienes que salir de la pista de baile y subir al balcón. Planifique los tiempos de espera y revise los puntos para detenerse, dé un paso atrás y reflexione sobre la acción desde la distancia.
  • No se adapte si no lo necesita, o sin un propósito: si sabe lo que debe hacer para hacer el trabajo, un enfoque adaptativo no agregará valor.

2. Adopta un nuevo enfoque

Si no tiene claro cuál es la mejor ruta para lograr su objetivo, tome una vista de cartera; piense en cómo equilibraría más estrategias determinadas, con opciones más audaces y menos ciertas, ejecutándose en paralelo.

Un portafolio es útil porque dice que aún no sabemos cómo lograr el objetivo y nos permite probar de varias maneras. Recuerde, el hecho de que pueda establecer un plan que se sienta lineal y predecible no significa que el mundo se ajuste a ese plan.

Por definición, significa detener las cosas que tampoco son fructíferas. Esto es lo que debe tener en cuenta:

  • Rendición de cuentas, hecho de manera diferente: esto no es una invitación a ser aleatorio. Las carteras exigen un tipo diferente de responsabilidad. Un objetivo claro, tesis, medidas de éxito: un portafolio sin estos no es adaptación o innovación, es juego.
  • Considere las rutas y póngalas en peso: estructura su cartera con una proporción áurea de 70/20/10, que se comparte ampliamente en el mundo de la innovación. Ofrezca rutas con mayor probabilidad de generar un impacto del 70% de su tiempo y recursos financieros, ideas adyacentes 20% y las apuestas paralelas 10%.
  • Planifique puertas formales para la reflexión y la toma de decisiones: use puntos o puertas de reflexión oportunas dentro de su plan para dejar de hacer cosas que no funcionan y reinvierta ese esfuerzo en las que sí lo están.

3. Monitoree y aprenda: no solo evalúe por hacerlo

Hay muchas medidas de éxito en el gobierno para monitorear y evaluar: "¿esto ha funcionado o ha funcionado?" Las formas de trabajo adaptativas, en contraste, usan datos para responder la pregunta: "¿qué sabemos ahora que no sabíamos antes?"

  • Utilice la medición dinámica: el trabajo adaptativo en su propia naturaleza cambia, por lo que necesita metodologías de medición dinámica para capturar la salida y comprender lo que funciona. En otras palabras, una teoría del cambio que se actualiza y refleja lo que el equipo ha aprendido, no una que se encuentre en el estante entre las revisiones anuales.
  • Valore el aprendizaje como resultado: convierta el aprendizaje en un resultado y optimice todos sus procesos de acuerdo con eso.
  • Tenga cuidado con las métricas de vanidad: olvide las medidas que se centran en números duros que no nos dicen nada. Saber que se llegó a x mil personas puede ser bueno para nuestra vanidad, pero nos dice poco. ¿Es mucho, o la mayoría de las personas, o una pequeña fracción? Las medidas significativas, en comparación, cuentan una historia, como la tasa de producción, la adopción en lugar de las personas alcanzadas. Esto nos ayudará a tomar mejores decisiones y, por supuesto, corregir cuando sea necesario.

4. Dirige y nutre la cultura

La gestión de equipos adaptativos exige que eliminemos las viejas ortodoxias del liderazgo. La adaptabilidad no se trata de comando y control. Se trata de fomentar un entorno de apoyo y propicio para la experimentación y el aprendizaje, que incluye proporcionar incentivos para trabajar de forma adaptativa y aceptar la incertidumbre.

  • Alivie la incomodidad con la incertidumbre organizando lo que sabe, adivina y no sabe: cuando sepa algo, actúe en consecuencia. Cuando adivines algo, realiza experimentos para probar si estás en algo y cuando no lo sabes, explora las posibilidades a través de la investigación.
  • Dese más tiempo: los programas adaptativos requieren más tiempo y una mayor colaboración. Para nuevos trabajos, se ha visto que los equipos exitosos de DFID establecen un período de inicio más largo para preparar al equipo para el éxito y garantizar la alineación.
  • Usar enfoques novedosos puede ser solitario: encuentre amigos y otras personas afines que trabajen de manera similar. Apoyarse y alentarse unos a otros. En DFID, han establecido una Red de gestión adaptativa para que los colegas trabajen y aprendan unos de otros.
  • Habla el mismo idioma: la jerga puede crear divisiones más grandes cuando se usa sin intención y sin llegar primero a la misma página, así que tómese el tiempo para asegurarse de que todos quieren decir lo mismo.

Recuerde que las personas en un equipo tardan un tiempo en encontrar una nueva forma de hacer las cosas. A los equipos les llevará tiempo confiar en que tienen permiso y espacio para trabajar de esta manera.

5. Establezca a sus socios para el éxito

Los humanos cambian de un contexto a otro. Nuestros contratos con socios y colaboradores establecen un contexto para nuestro comportamiento.

La forma en que se enmarca una asociación dependerá, en gran medida, del acuerdo de adquisición / contrato vigente. Verifique, y luego doble, incentivos de triple verificación para asegurarse de que su llamado a la adaptabilidad no sea solo un servicio indirecto. Los pagos de entrega de hitos fijos van en contra del trabajo adaptativo, por ejemplo.

  • El aprendizaje como resultado: una alternativa a centrarse en los resultados es cambiar la forma en que vemos la medición de cómo los socios se están desempeñando en el terreno. Los tipos de cosas que estaríamos buscando incluyen: realizar pruebas, usar evidencia, generar buena evidencia y aprendizaje aplicado ... sin anticipar cuáles serán las pruebas o pruebas.
  • Haga que los equipos rindan cuentas preguntando: ¿qué creía que iba a suceder, qué sucedió, por qué hubo una diferencia y qué hará diferente la próxima vez? Es su respuesta a esta pregunta lo que más importa.

Recuerde, incluso cuando haga todo esto bien, los socios estarán naturalmente nerviosos de decirle cuándo las cosas no van a planear, y esto no es solo probable, sino una parte garantizada del trabajo de adaptación. Hazte socio, siéntate del mismo lado de la mesa.

Si combina estos consejos, tendrá un equipo preparado para adaptarse. Un equipo que confía en lo que apuntan experimentará y tomará riesgos calculados, seguros sabiendo que pueden detener lo que no funciona o amplificar lo que es. Siguiendo el aprendizaje, iterará su camino hacia un impacto real. - Lea Simpson

(Crédito de la imagen: Unsplash)