Este artículo fue escrito por Vladan Kojanić, jefe del grupo de tecnología de la información en el Ministerio de Protección Ambiental de la República de Serbia.

En Serbia, como en muchos otros países, muchos servidores públicos han estado trabajando desde casa durante casi un año.

Cuando llegó la pandemia, nos vimos obligados a adaptarnos rápidamente y encontrar respuestas a preguntas que nunca antes nos habíamos hecho: ¿cómo podemos mantenernos en contacto con nuestros colegas cuando no estamos en la oficina? ¿Y cómo podemos asegurarnos de que seguimos siendo eficientes mientras trabajamos desde casa?

Rápidamente se hizo evidente que un problema aparentemente pequeño podría resultar catastrófico: nuestro sistema digital está diseñado para que todos los documentos comerciales estén ubicados en nuestros servidores y en nuestras computadoras de trabajo. Pero esto también significó que muchos no podrían acceder a estos documentos desde casa.

La solución fácil sería darles a todos una conexión VPN, pero como somos más de 300 personas en mi organización, habría sido demasiado caro. También habría sido demasiado lento, ya que primero tendríamos que explicar cómo usar la VPN y cómo conectarnos a la red de nuestra oficina.

Al final, encontramos una solución que no solo resolvió nuestros problemas, sino que también mejoró nuestra eficiencia al reducir drásticamente la cantidad de correos electrónicos que enviábamos y recibíamos.

No hay tiempo para reinventar la rueda

Cuando se hizo evidente que pronto estaríamos trabajando desde casa, hicimos un rápido análisis interno para identificar los programas que más se utilizaban. A partir de esto, llegamos a la conclusión de que lo más importante era que nuestros colegas tuvieran acceso a sus datos, lo que nos permitió reutilizar una solución de respaldo que teníamos desde 2016.

Además de las funciones de copia de seguridad estándar, la ventaja de este software es que la copia de seguridad se gestiona desde una única ubicación. Ya sea que esté respaldando computadoras, laptops, bases de datos o algunas aplicaciones comerciales, usted controla y ajusta todo el proceso desde un solo sistema. Y eso significa que mis colegas podrían acceder y recuperar documentos, carpetas, etc. sin tener que preguntarle a un administrador.

En mi equipo, ya habíamos utilizado esta solución de respaldo en algunas situaciones especiales, por lo que fue relativamente fácil para nosotros implementarla rápidamente para todos los empleados y adaptarla para ayudarlos a trabajar desde casa.

Lo que hemos aprendido de la pandemia es que los diversos sistemas que se utilizan en las instituciones públicas a menudo se pueden utilizar de otras formas creativas de las que se pretendían originalmente.

Dado que mis colegas ya estaban familiarizados con el sistema de copia de seguridad, esta resultó ser una buena oportunidad para modernizar nuestro sistema y digitalizar nuestros procesos. Tuvimos impulso porque todos sabían que estos cambios eran necesarios y, lo más importante, esta solución les aseguró que trabajar desde casa no sería un problema insuperable.

Se compiló un nuevo y breve manual para ayudar a los empleados a adaptarse al trabajo desde casa, con énfasis en cómo pueden usar conexiones https seguras para acceder a sus datos y documentos ubicados en los servidores.

Ahora, cuando necesiten compartir un documento con sus colegas, no tendrán que enviar un correo electrónico con un archivo, lo que sobrecarga aún más el sistema de correo electrónico. En su lugar, simplemente pueden compartir un enlace al documento en sí a través de la aplicación de respaldo. Hacerlo incluso les permite colaborar mejor, permitiéndoles editar un documento o simplemente acceder a él sin tener que enviar primero un correo electrónico.

Solo 15 días después de implementar esta solución, la cantidad de correos electrónicos internos enviados para compartir documentos entre colegas se redujo en casi un 40%. En un análisis posterior, encontramos que en comparación con marzo de 2019, el número total de correos electrónicos enviados y recibidos de usuarios externos en marzo de 2020 aumentó en un increíble 74%. En otras palabras, hubo una gran afluencia de correos electrónicos al comienzo de la pandemia cuando los ciudadanos y otras partes interesadas externas buscaron ayuda y orientación de nosotros, los servidores públicos. Al utilizar este sistema de respaldo, redujimos significativamente la cantidad de correos electrónicos internos, lo que hizo que el sistema fuera más estable y redujimos la fricción para nuestros colegas.

Este sistema se puede aplicar en cualquier situación de crisis, el único requisito es una conexión a Internet.

Una innovación de crisis

Inicialmente estábamos preocupados si nuestros colegas usarían este nuevo sistema, y si se darían cuenta de que podría hacer más que servir como el sistema de respaldo que lo habíamos usado hasta este momento. Si los empleados rechazaran el sistema, no importaría que técnicamente pudiera hacer el trabajo.

Además, como es el caso cada vez que se introduce una nueva solución de TI, teníamos que asegurarnos de que el sistema fuera lo suficientemente seguro, agregando otra capa de complejidad.

Más que pensar en algo completamente nuevo, a veces basta con mirar un poco más a fondo lo que ya tenemos y hacer algunos pequeños cambios, adaptándolos a una nueva realidad o crisis.

Lo que hemos aprendido de la pandemia es que los diversos sistemas que se utilizan en las instituciones públicas a menudo se pueden utilizar de otras formas creativas de las que se pretendían originalmente.

Y este es el punto que les dejo: era una crisis en la que el tiempo escaseaba, por lo que intentamos aprovechar al máximo las herramientas y el software que ya teníamos. Proponer una solución combinando varios sistemas.

Más que proponer algo completamente nuevo, a veces basta con mirar un poco más a fondo lo que ya tenemos y hacer algunos pequeños cambios, adaptándolos a una nueva realidad o crisis. Todos éramos conscientes de que no teníamos ni el tiempo ni el dinero para contratar empresas externas para nuevas soluciones de software, por lo que tuvimos que pensar de manera innovadora. Y de esta manera, la pandemia nos empujó a mejorar nuestros sistemas. ¿Quizás pueda hacer lo mismo por ti? - Vladan Kojanić

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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