Este artículo está escrito por Salman Samad, Gerente de Arquitectura Empresarial en la Junta de Seguridad y Seguridad en el Trabajo (WSIB) de Ontario y Apolitical Insider Fellow. Este artículo ha sido editado por Leslie Gray, investigadora interna apolítica y científica de Environment and Climate Change Canada.

En este momento circula un meme de Internet de una encuesta que pregunta: “¿Quién dirigió la transformación digital de su empresa? A) CEO B) CTO C) Covid-19 ”- y se encierra en un círculo Covid-19.

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Por divertido que sea, ciertamente hay un elemento de verdad en esto, y es algo que he experimentado de primera mano en mi trabajo en la Junta de Seguridad y Seguridad en el Trabajo de Ontario. Estas son algunas de las iniciativas dentro de mi organización que aceleraron la transformación digital al romper culturas y silos de trabajo de larga data.

Del 1% al 99% en dos semanas.

Han pasado poco más de tres meses desde que empecé a trabajar desde casa. Este es el caso de casi todos los servidores públicos en Ontario, Canadá, desde que la provincia declaró el estado de emergencia el 17 de marzo de 2020.

Antes de Covid-19, aproximadamente el 1% de nuestro personal era capaz de trabajar desde casa; ahora (y el cambio ocurrió en un lapso de menos de 2 semanas), más del 99% de nuestro personal está trabajando desde casa

Con la provincia en estado de emergencia, solo el personal esencial podía estar en nuestras oficinas y al resto se les pedía que trabajaran desde su casa. Sin embargo, el desafío era que la mayoría del personal (con la excepción de TI) tenía computadoras de escritorio y no estaban equipadas con computadoras portátiles para facilitar el trabajo desde casa.

Se requirió un esfuerzo monumental por parte del personal de TI durante un período de diez días para coordinar la provisión de equipos (computadoras de escritorio, computadoras portátiles, tokens VPN y otros periféricos necesarios) para permitir que todo el personal trabaje desde su hogar. Para obtener una verdadera apreciación del esfuerzo, permítanme compartir algunos números: antes de Covid-19, aproximadamente el 1% de nuestro personal era capaz de trabajar desde casa; ahora (y el cambio ocurrió en un lapso de menos de 2 semanas), ¡más del 99% de nuestro personal está trabajando desde casa!

A fines de marzo, todas las oficinas estaban cerradas a empleados y clientes para evitar la propagación de Covid-19. Los clientes en nuestro caso son empleadores en la provincia de Ontario, trabajadores lesionados que confían en nuestros servicios para poder regresar rápidamente al trabajo después de una lesión en el lugar de trabajo y los diversos proveedores de atención médica.

La transformación digital no se trata solo de tecnología; el lugar de trabajo también juega un papel importante en esa transformación para atraer y retener a los mejores talentos

El cierre de la oficina significó que nuestro personal no pudo recibir el correo y los faxes que son un medio principal de comunicación para muchos de nuestros clientes. Como resultado, comenzamos a promocionar nuestros servicios en línea existentes para que los clientes se pusieran en contacto con nosotros mientras las oficinas permanecían cerradas. El fax y el correo postal fueron reemplazados por teléfono, correo electrónico seguro y acceso en línea como el principal medio de comunicación con nuestra organización. En esencia, nos volvimos más digitales y transformamos la forma en que nos comunicamos y brindamos servicio a nuestros clientes.

Las mareas están cambiando

La transformación digital no se trata solo de tecnología; el lugar de trabajo también juega un papel importante en esa transformación para atraer y retener a los mejores talentos. Como tal, hemos comenzado a realizar encuestas y grupos focales para comprender las personas de trabajo y los requisitos de movilidad que ayudarían a crear espacios de trabajo más seguros, más colaborativos y productivos. Al darse cuenta de que la oficina no tendrá el mismo aspecto una vez que termine la pandemia , este es un paso en la dirección correcta para garantizar que los bienes inmuebles de la oficina se administren de manera adecuada y efectiva.

Me alegra ver que las conversaciones se mueven hacia "Vamos a descubrir cómo hacer esto" en lugar de "¿Deberíamos hacer esto?"

¿Serían posibles estos cambios a tal ritmo antes de la pandemia? ¡Probablemente no! Habría tomado meses de deliberación, documentación y trabajo a través de los procesos burocráticos para lograr un progreso notable en cualquiera de las iniciativas anteriores. La pandemia ciertamente ha creado un cambio en la cultura dentro de mi organización para repensar nuestros procesos comerciales y la forma en que ofrecemos servicios a nuestros clientes. Es una bendición para los empleados, ya que nos ayuda a mantenernos motivados y comprometidos; Me alegra ver que las conversaciones se mueven hacia "Vamos a descubrir cómo hacer esto" en lugar de "¿Deberíamos hacer esto?" El cambio en la cultura y el diálogo también es positivo para los clientes, ya que creamos mecanismos de interacción mejores y más eficientes y mejores servicios para ellos.

Estoy seguro de que estas historias no se limitan al lugar donde trabajo y que aparecerían historias similares en el sector público de todo el mundo. Algunos de nosotros (especialmente los que tienen una larga historia de servicio público) pueden haber rechazado la idea de grandes y rápidos cambios en el pasado. Pero las mareas están cambiando y los servidores públicos están adoptando el cambio de todo corazón con la esperanza de proporcionar un futuro seguro y agradable para todos nosotros. La pandemia ha servido como un catalizador para el cambio e insto a todos mis colegas servidores públicos a no perder este impulso y seguir siendo los facilitadores y defensores del cambio. - Salman Samad

Las opiniones expresadas aquí son solo mías y no reflejan las de mi empleador.

(Crédito de la imagen: Unsplash)