Este artículo fue escrito por Kariane Charron, asesora senior de comunicaciones en Transport Canada

“Oye Kariane, ¿cómo te va? Tengo un puesto disponible dentro de mi equipo. ¿Quieres venir a trabajar para mí?

Alguna variación de estas palabras llega a mi bandeja de entrada una vez cada pocos meses. A veces son de antiguos compañeros de trabajo o gerentes. Otras veces, provienen de gerentes de contratación que no conozco.

¿Cómo consiguieron mi nombre y por qué querrían contratarme? Muy a menudo, la respuesta está en blanco y negro: “Vemos su participación en la red InterComm y creemos que sería un gran activo para nuestro equipo”.

La Red InterComm es un grupo interdepartamental para quienes trabajan en comunicaciones internas en el servicio público federal en Canadá. Ha existido desde al menos principios de la década de 2000, aunque me convertí en un miembro activo en 2013. A finales de 2018, comencé a liderar la comunidad con un colega.

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La red se aloja a través de una plataforma de intercambio de información / medios sociales en línea interna del Gobierno de Canadá. Llamamos a la red una comunidad de práctica, por lo que nos referimos a un lugar informal para que las personas que trabajan en el mismo campo se conecten y aumenten sus habilidades y conocimientos. A lo largo de los años, la red ha ganado más de 800 miembros de más de 70 organizaciones federales. Los miembros activos de la red InterComm se reúnen regularmente en línea para ayudar a conectar a cientos de comunicadores organizando eventos de aprendizaje de comunicaciones internas para servidores públicos.

Si formas parte de una red en línea, aquí tienes algunos consejos que me han ayudado a abrir nuevas puertas en mi carrera y a aprovechar al máximo mi tiempo en el trabajo.

Realice un seguimiento de quién publica sobre qué en la plataforma y dónde trabaja

Siempre llevo un registro de los hilos publicados, así como una lista de los nombres de los colegas, su organización y sobre lo que publicaron. Esto significa que si alguna vez tengo que enviar comunicaciones sobre ese tema, sé exactamente a quién contactar.

Si no tiene una comunidad de práctica en su campo, siempre puede buscar construir una.

Esto también es muy útil cuando necesito comunicarme con colegas de otra organización, pero no necesariamente tengo contactos clave allí. La red InterComm me ayuda a saber por dónde empezar, ya que los miembros pueden cambiar de dirección de correo electrónico si cambian de trabajo, aunque a menudo mantienen el mismo perfil.

Compartir es demostrar interés. ¡No estás solo!

A menudo me comunico con mi red antes de comenzar un producto de comunicación, como un plan de comunicación o un mensaje a los empleados sobre un tema o prioridad común. Un comunicador en algún lugar puede estar redactando el mismo producto que estoy a punto de hacer, o puede que me falte el tiempo o la inspiración para hacer un buen trabajo. Publicar en la red puede producir puntos de partida sólidos que beneficien a todos para quienes escribo y a los clientes a los que sirvo.

Siempre que puedo, subo productos de los que estoy orgulloso, ya sean estrategias de comunicación, mensajes a los empleados, boletines internos, artículos, historias de empleados o contenido de intranet. Cuando la confidencialidad lo permite, los subo al repositorio de archivos de mi red en línea. En muchas ocasiones, he recibido una nota de agradecimiento de un miembro de la red InterComm por darles un punto de partida, y luego sé que puedo contar con esa persona si necesito ayuda en el futuro.

Obtenga la primicia antes de obtener la tarea

Trabajar en comunicaciones internas en el servicio público significa a menudo tener las mismas tareas en diferentes organizaciones. Muchas solicitudes para promover una iniciativa o una encuesta provienen del principal servidor público de Canadá, conocido como el Secretario del Consejo Privado. Alternativamente, provienen del Director de Recursos Humanos. Luego se envían a los viceministros de todas las organizaciones.

La información necesita tiempo para llegar a nosotros asesores de comunicación interna. A menudo, el primero en recibir la solicitud en su organización publicará un aviso a los demás para decir que se ha encomendado algo importante a todo el gobierno. Esto ayuda a los equipos de comunicación de los departamentos a planificar sus comunicaciones y a dedicar recursos a esa tarea.

Recibir un aviso en la Red InterComm de que el Secretario del Privy Council va a pedir a todos los equipos de comunicación interna que compartan su mensaje de vacaciones con los servidores públicos en una fecha determinada, por ejemplo, puede ayudarnos a coordinar otras solicitudes de mensajes de vacaciones de personas mayores. líderes. Esto nos permite elaborar un plan sobre en qué orden enviarlos y cómo podemos diversificar mensajes similares. Esto nos permite presentar un frente unido para nuestras comunicaciones internas, enviando solo un correo electrónico a nuestros empleados en lugar de tres por separado. Sabemos que nuestros empleados ya reciben demasiados correos electrónicos, y combinar mensajes donde tiene sentido es algo que hacemos para reducir la carga en sus bandejas de entrada.

Maximizar el uso de la tecnología para informar a la comunidad.

Como líder de la red, siempre me aseguro de que otros en la comunidad de práctica se beneficien de mis hallazgos.

Entonces, digamos que es hora de renovar y mejorar nuestra intranet departamental porque está desactualizada y, mientras tanto, nuevos estudios han encontrado formas mejores y más centradas en el usuario de presentar la información. Puede resultar abrumador decidir cuál es la mejor manera de presentar la información en línea y qué herramientas, widgets y funciones deben incorporarse para ayudar mejor a los empleados a encontrar lo que buscan. Aquí es donde la comunidad de práctica vuelve a ser útil.

Comenzaría mi investigación preguntando a los colegas de InterComm si podrían darme una demostración rápida de sus intranets. Podríamos hacer esto a través de reuniones individuales o usando la función de compartir pantalla en aplicaciones virtuales. ¿Por qué detenerse ahí? ¿Por qué no hacer de esta una oportunidad de aprendizaje? Después de todo, seguramente no puedo ser el único que está trabajando para actualizar una intranet obsoleta y su contenido.

Vea quién más está interesado en compartir pantallas y ofrecer demostraciones breves de sus intranets recientemente renovadas. Puede convertir esto fácilmente en un evento de aprendizaje, después del cual puede crear un paginador que resalte las características interesantes que notó a lo largo del proceso y publicar esta herramienta en los archivos de su grupo, para que todos puedan beneficiarse en el futuro.

Reunir eventos de aprendizaje solía ser muy complejo y muy costoso, pero con el uso de plataformas virtuales para organizar eventos y herramientas gratuitas para facilitar el registro, la colaboración se vuelve mucho más fácil. Es solo una cuestión de encontrar (y aprovechar) las oportunidades que existen.

Si no tiene una comunidad de práctica en su campo, siempre puede buscar construir una. Empiece con algo pequeño y encuentre la plataforma en línea adecuada que satisfaga sus necesidades, donde las personas puedan compartir conocimientos y herramientas. Comunidades como esta pueden tardar años en construirse, pero valen la pena, y cada una es una gran iniciativa de desarrollo profesional. - Kariane Charron

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(Crédito de la imagen: Pexels)