Cómo los gerentes de proyectos pueden enfrentar la incertidumbre y desarrollar resiliencia

Este artículo es parte de Project Management 101 , un campo de entrenamiento en línea gratuito de 5 semanas, desarrollado en colaboración con la Red de Gestión de Proyectos del Southwark Council.

Fue coescrito por Nick Saunders, director de proyectos, Natalie Preston, directora de proyectos e Yvonne Rinkart, directora de proyectos, todos en el equipo de transformación empresarial de la organización. Yvonne también es Coordinadora de la Red de Gestión de Proyectos del Consejo de Southwark. Fue editado por Nyemeh Badjan, gerente de proyectos de CFM.

La capacidad de los servidores públicos para seguir adelante frente a la incertidumbre es una superpotencia , y lo sabíamos incluso antes de Covid-19. Otro rasgo clave es el valor, una combinación de perseverancia y pasión. A medida que los servidores públicos afrontan el siglo XXI, hemos identificado la resiliencia como otra característica esencial.

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Al responder a la pandemia de Covid-19, los servidores públicos de todo el mundo aprendieron a operar con más incertidumbre que nunca. Ahora es un buen momento para hacer un balance de lo que hemos aprendido. Entonces, ¿cómo se ve la resiliencia para los gerentes de proyectos en el sector público? ¿Y cómo podemos seguir entregando proyectos al público en tiempos de incertidumbre?

Conocer los límites de su conocimiento puede ayudarlo a responder y adaptarse

Los proyectos enfrentan diferentes tipos de incertidumbre. Algunos de estos pueden describirse como incógnitas conocidas (las cosas que sabemos que no sabemos). Otros pueden ser incógnitas desconocidas (las cosas que no sabemos, no las sabemos). Para que un proyecto sea resiliente, deberá responder con éxito y adaptarse a ambos.

Por lo general, puede lidiar con las incógnitas conocidas con mayor facilidad. A través de la gestión de riesgos , puede anticipar los posibles desafíos a los que se puede enfrentar el proyecto. Incluso si no comprende todo sobre ellos, puede desarrollar un plan para hacer frente a estos desafíos en caso de que surjan.

Por ejemplo, es posible que sepa que algunas partes interesadas se opondrán a un aspecto de un proyecto, pero es posible que se desconozca el alcance de su oposición. La gestión de riesgos le permitiría ser resistente a este desafío; después de darse cuenta del desafío, puede redactar diferentes respuestas para las partes interesadas y desplegar las más adecuadas cuando se aclare el alcance de su oposición. Un análisis de las partes interesadas y un plan de gestión también sería útil aquí y volveremos a esto más adelante.

Las incógnitas desconocidas son mucho más desafiantes. No es posible planificarlos; sin embargo, un enfoque iterativo puede ser útil para darle a su proyecto resistencia a estos problemas. A diferencia de los enfoques lineales para la gestión de proyectos, la iteración permite que se repitan las etapas del proyecto. Por lo tanto, a medida que surgen incógnitas desconocidas durante el proyecto, tiene la oportunidad de responder y adaptarse a ellas.

Por ejemplo, después del primer despliegue de una nueva tecnología, podría surgir una incógnita desconocida. Con un enfoque iterativo, tendría la oportunidad de implementar la tecnología nuevamente; como resultado de esto, podría responder y adaptarse a los desafíos que enfrenta.

Desarrolle activamente la resiliencia en usted y en su equipo.

La buena noticia es que puede desarrollar activamente la resiliencia en usted y en su equipo para ayudarlo a administrar proyectos iterativos con muchas incógnitas desconocidas. Por ejemplo, encuentre oportunidades para practicar la gratitud, celebrar el presente y conectarse con los demás. Las conexiones sociales son un componente clave de la resiliencia.

Para desarrollar la resiliencia en su equipo, asegúrese de saber cómo se sienten sus colegas. Su confianza profesional, las rutinas de trabajo establecidas y las redes sociales ayudan a desarrollar y mantener la resiliencia. Busque formas de ayudar a desarrollar estos factores de resiliencia en su equipo y fomente las conversaciones sobre ellos.

Inicie conversaciones para ayudar a su equipo a aceptar la incertidumbre y ayúdelos a replantear los desafíos como oportunidades de aprendizaje. Por ejemplo, piense en cómo el trabajo remoto ha afectado a su equipo. Sin duda habrá una lista completa de desafíos. Pero habrá habido oportunidades importantes para que sus colegas crezcan: es posible que hayan mejorado su flexibilidad ocupacional o desarrollado una mayor alfabetización digital.

Sobre todo, ayude a su equipo a comprender que la falta de incertidumbre no es algo que usted haya causado. En su lugar, deje en claro que es su papel dirigir el proyecto y el equipo a través de él, y esto solo se puede lograr mediante la construcción de esas conexiones sociales y, en última instancia, su confianza.

Tranquilice a sus partes interesadas

Otra piedra angular de la ejecución de proyectos en entornos inciertos es la participación de las partes interesadas . Están las personas que se verán afectadas por su proyecto y las que pueden afectar su proyecto a cambio. Comprender a sus partes interesadas no es algo que haga una sola vez, al comienzo de su proyecto. Especialmente en entornos inciertos, debido al panorama cambiante, debe analizar a sus partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Como profesionales de la gestión de proyectos, a menudo nos sentimos cómodos con el cambio: el alcance, el presupuesto y los niveles de riesgo que rodean a su proyecto. Sin embargo, es importante recordar que sus partes interesadas también operan en un mundo en constante cambio. El público, en particular, ha experimentado una gran agitación recientemente durante la pandemia de coronavirus. Por lo tanto, la participación dinámica de las partes interesadas es esencial para desarrollar la resiliencia de su proyecto.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para interactuar con éxito con las partes interesadas del proyecto, sin importar el entorno y el contexto.

• Invertir en sus relaciones con las partes interesadas ayudará a la entrega sin problemas de su proyecto y minimizará la incertidumbre. Construir relaciones y confianza es clave. Aprenderá más en la semana 4 de este campo de entrenamiento sobre cómo la inteligencia emocional es una parte importante de esto, sin importar el proyecto y el entorno.
• La comunicación bidireccional es esencial . Esto es especialmente cierto en proyectos ágiles y cuando se opera en entornos inciertos. Involucre a las partes interesadas lo antes posible e invítelas a reuniones clave. Obtenga sus comentarios cuando se introduzcan cambios y se revisen los proyectos: esto ayudará a aumentar la confianza, incluso entre las partes interesadas más desafiantes. Hacer esto aumentará la resiliencia de su proyecto cuando más lo necesite.
• Es importante gestionar las expectativas con honestidad, claridad sobre los plazos y una comunicación regular . Elija tiempos para comunicarse que se adapten al entorno del proyecto. Tenga en cuenta que, en un contexto incierto, necesitará un enfoque y una frecuencia de comunicación diferentes con sus partes interesadas en comparación con las circunstancias normales.

Por qué los directores de proyectos deberían invertir en resiliencia

Los equipos resilientes comparten una comprensión del trabajo en equipo. Pueden improvisar cuando las circunstancias cambian y creen en su capacidad colectiva para completar las tareas con eficacia. Las personas que forman parte de equipos resilientes pueden confiar en sus compañeros de equipo y se sienten seguros trabajando en su equipo, y esto les facilita hacer frente a la incertidumbre. Después de leer este artículo, tiene todas las herramientas para ayudar a su equipo a entregar proyectos en situaciones de incertidumbre. - Nick Saunders, Natalie Preston e Yvonne Rinkart

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(Crédito de la imagen: Unsplash)