Este artículo fue escrito por Gavin Hayman, director ejecutivo, Open Contracting Partnership, y Oscar Hernandez, gerente de programas para América Latina.

A medida que comenzaron a circular rumores en la primavera de 2019 de que la Ciudad de México pronto renovaría su programa de bicicletas compartidas, llamó la atención de muchas empresas locales. Sería un contrato importante que generaría más de $ 1.3 millones en ingresos anuales.

En el pasado, los contratistas de la ciudad solían aprovechar sus conexiones políticas y, perdona el juego de palabras, "vender" influencia para ganar el contrato. Esta vez, sin embargo, las cosas fueron diferentes. Los contactos se recibieron con un simple mensaje de la ciudad:

  • Únase a nuestro evento público
  • Visite nuestro sitio web público
  • Responder a nuestra solicitud abierta de información para proveedores

Esto no fue un negocio como de costumbre. Después de otorgar el contrato al mismo proveedor durante más de diez años, y luego de una elección que llevó al poder a una nueva administración con mentalidad de transparencia, la ciudad estaba lista para involucrar abiertamente a los proveedores en todo el ciclo de adquisiciones para renovar el servicio y al mismo tiempo ser responsable. para el publico.

Muchos gobiernos luchan por fomentar la competencia en sus procesos de solicitud. Los contratos a menudo se renuevan año tras año y se adjudican al mismo grupo de contratistas, sin evaluar las necesidades, los objetivos o las innovaciones recientes en el mercado.

La falta de innovación y competencia en los mercados de contratación pública a menudo se debe a la mala comunicación entre las agencias gubernamentales y la comunidad de proveedores. El proceso de licitación tiende a enfatizar demasiado el formato y la apariencia de la propuesta al tiempo que crea barreras para la presentación fácil de la propuesta. Los documentos de adquisiciones atan las manos de los solicitantes al ser demasiado prescriptivos y al limitar los recursos que pueden utilizar.

En cambio, los gobiernos pueden involucrar a los proveedores para mejorar los resultados de los contratos mediante la realización de mejoras en tres áreas clave:

  • Compartir datos que permitan la participación de los proveedores
  • Comunicarse con la comunidad de proveedores para encontrar soluciones innovadoras para la prestación de servicios.
  • Reducir los costos asociados con la presentación de ofertas

Acceso justo a datos clave de planificación

El intercambio proactivo de datos durante las etapas de planificación y licitación del proceso de adquisición ayuda a nivelar el campo de juego entre los participantes del mercado y los operadores tradicionales. Los proveedores necesitan acceso temprano a los planes de adquisiciones para anticipar cuán competitivos serán en las próximas licitaciones, posicionarse mejor y encontrar oportunidades para alianzas estratégicas u oportunidades de subcontratación.

La clave es realizar eventos de manera justa y abierta, para incentivar la competencia y generar mejores resultados contractuales

El anuncio oficial de la Ciudad de México de la renovación de su sistema de bicicletas compartidas estuvo acompañado por el lanzamiento de un micrositio dedicado para todas las partes interesadas. El sitio contiene toda la información y las fechas relevantes para la próxima licitación, lo que permite a los proveedores mejorar sus procesos de planificación. La ciudad también compartió datos clave del programa relacionados con los niveles de servicio, las áreas de servicio y la información financiera, con el objetivo de permitir una mejor planificación estratégica y financiera de la comunidad de proveedores.

En sus interacciones con los proveedores, los funcionarios gubernamentales tienden a poner un énfasis enorme en los procedimientos. En cambio, las conferencias de proveedores y las reuniones previas a la licitación permiten a los compradores compartir sus objetivos y los resultados esperados de la prestación de servicios. La clave es realizar eventos de manera justa y abierta para fomentar la competencia y generar mejores resultados contractuales.

La Ciudad de México organizó una conferencia pública donde compartió los objetivos del programa para su nuevo sistema de bicicletas compartidas. El evento estuvo encabezado por el secretario de transporte de la ciudad y el jefe de la agencia digital de la ciudad.

El foro estuvo abierto al público y contó con una fuerte participación de las empresas más grandes de la industria, organizaciones de la sociedad civil y medios de comunicación.

Además de compartir las prioridades para el proceso de contratación y los resultados deseados para el nuevo sistema, la ciudad aprovechó esta oportunidad para explicar las múltiples innovaciones que se están introduciendo en el proceso para fomentar la competencia y la participación comunitaria. Esto ayudó a neutralizar la incertidumbre de abandonar las viejas prácticas y abrazar la apertura.

Los gobiernos deben involucrar a los proveedores de servicios para recopilar comentarios y comprender sus necesidades

La conferencia se estructuró como una presentación de la ciudad sin un espacio dedicado a preguntas y respuestas. En cambio, la ciudad abrió un canal digital para obtener comentarios de los proveedores y celebró conferencias de prensa separadas para responder a estas preguntas. El evento también fue transmitido y grabado para que todos lo vieran . Como tal, marcó el tono adecuado para el próximo proceso. La ciudad involucraría a los vendedores mientras evitaba oportunidades de influencia indebida.

Consultar el mercado

Antes de redactar cualquier documento de licitación, los gobiernos deben involucrar a los proveedores de servicios para que recopilen comentarios y comprendan sus necesidades. La comunicación con la comunidad de proveedores ayuda a hacer coincidir las necesidades de los ciudadanos con las capacidades del mercado. La recopilación de esta información es fundamental para encontrar diferentes formas de innovar que quizás no se hayan considerado antes.

Las conferencias de proveedores y las reuniones previas a la licitación mejoran la experiencia del proveedor y permiten a los gobiernos establecer expectativas sobre los objetivos de las políticas. Pero la innovación en la prestación de servicios a menudo requiere mecanismos adicionales para recopilar comentarios del mercado.

La Ciudad de México emitió una solicitud de información (RFI) para recopilar modelos operativos y comerciales alternativos de la comunidad de proveedores. La respuesta a esta nueva forma de hacer negocios fue positiva, con la ciudad recibiendo siete respuestas de nueve empresas de todo el mundo con propuestas de vanguardia en esquemas de bicicletas compartidas.

Al publicar hallazgos clave y agregados de las respuestas de los proveedores, la ciudad compartió cómo el proceso de consulta estaba informando el diseño del nuevo modelo de servicio con el público y la comunidad de proveedores. La ciudad publicó intencionalmente datos sobre variables clave que ayudarían a todos los proveedores a refinar sus propuestas.

El informe también buscó aumentar la confianza del público en el proceso al proporcionar datos para responsabilizar a los funcionarios del gobierno sobre las decisiones tomadas sobre el diseño del nuevo sistema de bicicletas compartidas.

Envío fácil

Los proveedores gastan importantes recursos en encontrar oportunidades y presentar propuestas. Para algunas empresas, dedicar tiempo a engorrosos portales de proveedores, pagar para acceder a las solicitudes de propuestas (RFP) o presentar ofertas en persona puede hacer que participar en un proceso de licitación resulte prohibitivo.

Un proceso de contratación pública justo y abierto es clave para desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que se basan en la confianza.

Una encuesta realizada por la firma de innovación en adquisiciones Citymart encontró que el 40% de los gobiernos municipales en los EE. UU. Todavía usan plataformas que buscan generar ingresos de los usuarios comerciales en forma de ventas adicionales o tarifas obligatorias para acceder a información pública vital para participar en la licitación, como pagar $ 50-150 para descargar un alcance de obras o pagar una tarifa de suscripción mensual de $ 100-1.000 para acceder a información o recibir notificaciones.

Los costos de presentación de ofertas afectan de manera desproporcionada a las pequeñas empresas , lo que limita la capacidad de un gobierno para promover la diversidad de su grupo de proveedores o involucrar a nuevas empresas innovadoras.

Los gobiernos pueden hacer mucho para facilitar la participación de los proveedores en los procesos de licitación. Los portales de proveedores deben permitir que las oportunidades potenciales se identifiquen y rastreen fácilmente hasta que se anuncien. El establecimiento de presentaciones de ofertas electrónicas que permitan a los proveedores personalizar sus propuestas hace que sea más fácil y menos intensivo en recursos enviar propuestas.

Como paso final en su viaje para establecer procesos sostenibles y participativos, la Ciudad de México está desarrollando una plataforma de contratación abierta para llevar a cabo todo el proceso de adquisiciones de forma electrónica y compartir toda la información relevante a lo largo del proceso.

Replicar y ampliar innovaciones

Un proceso de contratación pública justo y abierto es clave para desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que se basan en la confianza. Eso, a su vez, es clave para brindar mejores servicios y comprar bienes al precio adecuado y en el momento adecuado. Como muestra el ejemplo de la Ciudad de México, este proceso debe comenzar antes de iniciar el proceso de licitación, con un compromiso de mercado transparente y justo.

Este es un proceso continuo y no una casilla para marcar. En la Ciudad de México, todavía es muy pronto para decir cuál de las empresas competidoras eventualmente ganará el contrato. La ciudad se está preparando actualmente para emitir los nuevos términos de referencia utilizando información de sus prácticas de participación en el mercado. El éxito en el proceso de licitación y adjudicación dependerá de mantener las prácticas abiertas de contratación y participación de los proveedores en las siguientes etapas del proceso de adquisición.

Al construir el proceso sobre una base de participación de mercado justa, abierta y transparente, la Ciudad de México ha demostrado que pueden y están dispuestos a trazar un nuevo rumbo. Al hacerlo, lideran el camino para que otras ciudades del mundo sigan sus pasos. - Gavin Hayman y Oscar Hernandez

(Crédito de la imagen: Unsplash)