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Este artículo fue escrito por Mirko Hohmann, miembro de Mercator en la Ruta N en Medellín, Colombia. El artículo se basa en un estudio de caso que está disponible en el Observatorio de Innovación del Sector Público de la OCDE . Para más información como esta, vea nuestro suministro de noticias de innovación digital.

La digitalización de la economía ha sido una bendición para la ciudad de Medellín.

Lo ayudó a transformarse de una capital asesina a una de las ciudades más innovadoras del mundo. Crea oportunidades, atrae talento y capital del país y del extranjero.

Sin embargo, para el departamento de tesorería local, el aumento en el comercio electrónico se ha convertido en un desafío: la evasión fiscal, que está muy extendida fuera de línea, también está aumentando en línea. Muchos pequeños y microempresarios usan Instagram y Facebook para mantener una presencia en la web a través de la cual realizan sus negocios, o al menos partes de ellos, a menudo sin pagar impuestos.

El departamento de tesorería inicialmente asumió el desafío de la manera tradicional, buscando manualmente en las redes sociales y asignando un empleado en parte a esta tarea. En promedio, logró identificar seis tiendas por hora. Rápidamente se hizo evidente que esta no era una solución sostenible.

Computadoras trabajando horas extras

Hoy ya no es necesario que un empleado cumpla con esta tarea.

En cambio, un programa de computadora busca hashtags relevantes, palabras clave y otra información. Luego actualiza una base de datos de perfiles que los oficiales pueden combinar con sus propios datos y los de los proveedores telefónicos locales. En lugar de seis perfiles por hora, el software gestiona 45 y no le importan las horas extra.

Con el tiempo ganado, la oficina de impuestos puede contactar a todas las empresas que no están registradas y trabajar con ellas para ayudarlas a legalizar sus negocios.

Este cambio no se produjo por sí solo. Más bien, el proyecto se desarrolló en un proceso que facilitó el Laboratorio de Innovación del centro de negocios e innovación de Medellín Ruta N. Entre otros clientes, el laboratorio ayuda a las agencias gubernamentales a identificar desafíos y los reúne con empresas locales, universidades y ONG, que ofrecen soluciones a estos problemas.

Así es como el departamento de tesorería se puso en contacto con Grupo Bootes, la compañía que posteriormente desarrolló el bot.

Sin embargo, había más que solo participar en el proceso de innovación .

Por qué fallan las innovaciones

Como muestra una evaluación que el laboratorio realizó recientemente, solo dos de cada diez agencias que participaron en la cohorte del primer año han seguido trabajando en el proyecto que desarrollaron como parte del proceso.

¿Qué impidió a las agencias del otro, muchas de las cuales disfrutaron el proceso y tenían la intención de llevar a cabo el piloto? Tres razones se destacan.

La evaluación es clave para los laboratorios gubernamentales.

Primero que nada, dinero. La mayoría de las agencias que detuvieron el proyecto citaron las restricciones financieras como una razón para hacerlo. Esto estaba relacionado con los recursos humanos, que no podían justificar para poner en el proyecto una vez que el proceso en la Ruta N había terminado.

Esto lleva a una segunda razón: las ruedas de la burocracia . Una vez que los participantes abandonaron la cohorte, se convirtió en una lucha para integrar nuevas ideas en estructuras antiguas, especialmente porque solo unos pocos miembros de cada agencia habían participado en el proceso. Cuanto menos urgente sea el problema y menos tangible la solución propuesta, más difícil será reunir la voluntad política para implementar incluso un pequeño piloto.

Esta razón está nuevamente vinculada a una tercera, a saber, el corto tiempo del proceso. Hubo un sprint durante tres meses para definir claramente el problema y desarrollar una solución con un tercero. Después de eso, los tres proyectos más prometedores reciben apoyo financiero para probar un piloto de su idea.

Eso significa que el soporte finaliza después de tres o seis meses, que a menudo no era suficiente para garantizar un impacto a largo plazo. Los participantes sintieron que había tiempo suficiente para definir un problema, pero no para encontrar e implementar una solución.

Hacer que las ruedas de la burocracia giren más rápido

Si estos tres factores marcaron una diferencia en cuanto a por qué los proyectos de innovación tienen éxito en el sector público, ¿qué le quitamos?

En primer lugar, que hay compensaciones en lo que respecta a las pruebas de los pilotos y el apoyo que se puede proporcionar: dados los recursos fijos, cuantos más pilotos apoye, menos podrá proporcionar asistencia financiera y personal.

Si bien no existe una solución clara para este problema, subraya que la evaluación es clave para los laboratorios gubernamentales. Esto no es solo para ver dónde tiene impacto su trabajo y dónde no, sino para proyectos piloto individuales, ya que es necesario decidir cuáles escalar y cuáles abandonar.

Finalmente, existe la necesidad de apoyar a los servidores públicos a más largo plazo, al menos metodológicamente, y ayudarlos a reunir voluntad política. Definir claramente los siguientes pasos e hitos, y seguirlos regularmente puede ser una forma de ayudar a que las ruedas de la burocracia giren más rápido. Después de todo, como lo ha demostrado la oficina de impuestos en Medellín, al igual que muchos servidores públicos de todo el mundo, el sector público también seguirá impulsando proyectos innovadores. - Mirko Hohmann

(Crédito de la foto: Catherine Ménard // Flickr )