Este artículo está escrito por Klaudia Bencze, Líder del Equipo de Redes Sociales, Comité Europeo de las Regiones , Bruselas. El Comité Europeo de las Regiones es la voz de las regiones y ciudades de la Unión Europea. Como parte de las instituciones europeas, representa a las autoridades locales y regionales de toda la Unión Europea y asesora sobre nuevas leyes que tienen un impacto en las regiones y ciudades.

¿Recuerdas el spot de dibujos animados sobre " El lugar que te vuelve loco " del famoso espectáculo franco-belga, Asterix y Obelix y las Doce Tareas de Asterix?

En el clip, Asterix, el valiente Galo, tiene la tarea de obtener el permiso "A-38" de una oficina pública en la antigua Roma. Mientras trata de obtener este permiso, es enviado de un funcionario a otro que, curiosamente, nunca parece poder ayudarlo sin obtener primero otro permiso de otro funcionario en algún lugar más profundo en el laberinto del edificio de oficinas de varias tiendas. La frustración de Asterix crece a medida que lo envían de un lado a otro entre escaleras y mostradores malvados, y termina con todo el edificio colapsando bajo el peso literal de la burocracia.

Es una representación trágicamente divertida de cómo puede ser el sector público en su peor momento.

Los procedimientos mal diseñados a menudo son el resultado de engorrosos procesos de toma de decisiones y largos. No solo hacen que el trabajo de los que están dentro sean menos eficientes, sino que, en el caso de la administración pública, tiene un gran impacto en las personas que se encuentran en el extremo receptor del servicio público.

El pensamiento colectivo tiene muchas ventajas que pueden enriquecer su proceso de toma de decisiones, pero la velocidad no es una de ellas.

Las administraciones públicas son organizaciones complejas formadas por numerosos departamentos y subdepartamentos, donde una sola entidad rara vez toma una decisión. La jerarquía no es plana y cuanto más se incrusta en un entorno político, más a menudo los vientos de cambio soplan sus corredores.

La resolución de problemas comienza con la retroalimentación

¿Cómo podemos nosotros, los funcionarios públicos, tomar decisiones que sean las mejores y más rápidas con los parámetros dados y que sirvan para el desafío que se nos asigna, y sin someter a los ciudadanos a la terrible experiencia que tuvo que sufrir Asterix?

Me gustaría presentar aquí tres situaciones que a menudo he encontrado en mi trabajo, en las que he tratado de abordarlas un poco de una manera diferente a la habitual.

1. Dedique tiempo al pensamiento colectivo, incluso cuando tenga poco tiempo

El pensamiento colectivo tiene muchas ventajas que pueden enriquecer su proceso de toma de decisiones, pero la velocidad no es una de ellas.

Cuando tiene que presentar una propuesta en solo unas pocas horas, puede ser tentador hacerlo solo. Es posible que tenga la autoridad o la experiencia, pero es probable que cuanto más complejo sea el problema, más se beneficiaría de las perspectivas de los demás.

Mostrar que no tienes todas las respuestas no es una señal de falta de preparación. Más bien, es un signo de confianza en sí mismo.

No pierda la oportunidad del poco espacio o las herramientas limitadas que puede tener para una discusión con colegas que pueden proporcionar información valiosa. Por abrumadora que sea la tarea, es probable que pueda discutir uno o dos aspectos, hacer una lluvia de ideas sobre el objetivo general o compartir inquietudes y dudas que lo ayudarán a estructurar su solución.

Déle a su discusión un marco de tiempo claro, establezca uno o dos objetivos claros y deje que las personas piensen en silencio primero. Lo más importante, visualice su discusión en tiempo real. La visualización es una herramienta poderosa para obtener resultados en un tiempo limitado mediante la aplicación de un marco, lo que permite el pensamiento paralelo y la activación de ideas.

2. Cree un espacio para una verdadera colaboración, no solo un acuerdo silencioso

Cuando está a cargo de una tarea que involucra a varias personas de diferentes departamentos y rangos y tiene que administrar sus diversos niveles de participación y expectativas, es fácil etiquetar "él o ella no estaba en contra" como colaboración .
Si bien no tener objeciones puede parecer una buena señal, aún está lejos de adoptar la solución por completo y apoyarlo, lo que también puede crear una reacción violenta más adelante. La práctica de toma de decisiones colectiva mencionada anteriormente es algo que ayuda a desarrollar la propiedad, pero a veces simplemente pregunta, "¿Cómo abordarías este problema?" y escuchar activamente su respuesta puede hacer maravillas.

Mostrar que no tienes todas las respuestas no es una señal de falta de preparación. Más bien, es una señal de confianza en sí mismo que estás abierto a escuchar puntos de vista contrastantes. Sin importar cuán suave sea su proceso, no se olvide de detenerse regularmente y verificar cuánto otros aún sienten un sentido compartido de propiedad sobre la solución hacia la que se dirige.

3. Convertir historias de éxito en comentarios significativos

Celebrar el éxito y reconocer los resultados es muy importante para un ambiente de trabajo saludable, y eso es válido tanto para el sector público como para el privado. Sin embargo, la retroalimentación constructiva, o en otras palabras, la retroalimentación a partir de la cual podemos "construir mejores soluciones" a menudo se deja de lado independientemente de si hemos logrado o no objetivos.

Traiga un pequeño cambio a la vez con apenas más recursos que un poco de atención, atención y curiosidad.

En mi experiencia personal, esto es principalmente involuntario; no hay tiempo ni formato para ello después o incluso durante un proceso de resolución de problemas. Pero hay una larga lista de herramientas disponibles que pueden ayudarlo a dar una mejor respuesta, y mi favorito es el "hot debrief".

Cuando alcance un hito o atraviese un punto crítico en su proceso, deténgase y evalúe de inmediato. ¿Qué salió bien, qué salió mal, cómo hacerlo de manera diferente la próxima vez? Un error clave que muchas personas cometen es pensar que necesitan esperar hasta que hayan analizado toda la información.

Si bien es posible que no tenga toda la información procesada en este momento, tiene la única cosa que se desvanecerá más rápido; impresiones y sentimientos de las personas. Ambos son elementos importantes de la retroalimentación, pero es más probable que este último se adhiera y genere más interés en profundizar en la evaluación más adelante. Encuentre un formato agradable y convierta los resúmenes en una práctica regular dentro de su equipo, verá crecer el apetito por comentarios constructivos.

Los anteriores son algunos ejemplos de cómo dividir los procesos tradicionales de resolución de problemas en pequeños pasos y lograr un pequeño cambio a la vez con apenas más recursos que un poco de atención, atención y curiosidad. Atrévete a usar estas "armas" para construir servicios públicos más dinámicos y eficientes. Klaudia Bencze

( Crédito de la imagen: Unsplash)

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