Todos hemos sentido el abismo entre las reuniones productivas y los trabajos frustrantes de los que salimos sintiéndonos confusos, desmotivados o inseguros. Afortunadamente, existen pasos claros que puede seguir para lograr lo primero y evitar lo segundo.

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Nuestra comunidad ha estado compartiendo algunos de sus principales consejos para llevar a cabo una reunión exitosa que mantendrá a su equipo comprometido, informado y listo para trabajar.

1. Establece una agenda clara

Todos hemos escuchado este consejo antes. Aunque parece fácil, establecer una agenda para una reunión puede ser un verdadero salvavidas cuando se trata de hacer una reunión exitosa. Sin embargo, recuerde dejar tiempo para la discusión. A veces, una agenda sobrecargada puede hacer más para obstaculizar una reunión que para ayudar. Uno de nuestros usuarios nos dijo que “tienden a llenar la agenda con el supuesto de que estamos haciendo un buen uso del tiempo. Sin embargo, dejar espacio para el diálogo puede ser más beneficioso para los participantes ".

2. Haz espacio para todos

Esto no significa invitar a todo un departamento a su reunión, sino más bien, brindar a todos los involucrados el espacio para hablar. Con demasiada frecuencia escuchamos que en el gobierno las decisiones se toman de arriba hacia abajo y no toman en consideración los sentimientos, conocimientos y experiencias de esos colegas más jóvenes. Un usuario declaró: “Me encanta la idea de hablar en orden inverso de antigüedad. Los miembros del personal senior siempre dominan las reuniones y este enfoque permitiría que otros aporten sus conocimientos sobre los temas y sientan que están contribuyendo ".

3. Establece una meta

Asegurarse de que su reunión tenga un propósito y puntos de acción claros es clave para asegurarse de que ha aprovechado al máximo su tiempo. Nuestros usuarios dijeron: "Sin una visión para la reunión, no es probable que produzca sentimientos positivos en los participantes sobre lo que sucederá a continuación". Todos sabemos que las reuniones pueden tener lugar con muy poca antelación, por lo que establecer objetivos claros puede no ser una tarea fácil. Sin embargo, reservar dos minutos al final para hablar sobre los puntos de acción que todos tomarán hará que su reunión se convierta en un uso valioso del tiempo.

4. Respeta el tiempo de las personas

El tiempo es algo que a todos nos falta, así que cuando planifique su reunión, asegúrese de comprender que el tiempo de todos es valioso. Establecer un horario claro y __ ceñirse a él__ es vital. Todos le agradecerán por mantener el rumbo, respetar el cronograma y asegurarse de que la reunión sea lo más productiva posible. Si sabe que no es bueno para vigilar el reloj, intente preguntar si alguien podría actuar como cronometrador de su reunión.

5. No prepararse, prepárese para fallar

Una planificación adecuada previa evita un rendimiento deficiente. A menudo nos damos cuenta de que estamos demasiado ocupados para prepararnos para nuestras reuniones, lo que hace que sean menos productivas y útiles de lo que nos gustaría. Intente programar tiempo en su calendario antes de una reunión para leer las agendas, documentos o incluso simplemente preparar sus notas. Esto realmente ayudará a asegurarse de aprovechar al máximo su reunión.

Gracias a:

Participantes en [Cómo dominar las reuniones en el gobierno] de Apolitical (https://apolitical.co/microcourses/en/better-meetings#:~:text=Plan%20purposeful%20and%20time%2Defficient,and%20exercises%20to% 20encourage% 20participation) para compartir sus mejores consejos para mejorar las reuniones para todos.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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