Para prestar servicios de manera efectiva, el servicio civil de Ghana necesita una actualización tecnológica rápida

Este artículo de opinión fue escrito por Mohammed Gazali Salifu, asistente especial del director de gestión de información de estadísticas de investigación, Ministerio de Salud, Ghana.

En todo el mundo, los gobiernos nacionales han incorporado innovaciones tecnológicas para ayudar a mejorar la eficiencia y la prestación de los servicios prestados a los ciudadanos.

Pero el servicio civil de Ghana está muy atrasado, todavía envuelto por los métodos tradicionales de entrega al cliente.

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Los ciudadanos se quejan de los retrasos en el procesamiento de sus documentos, especialmente en los principales ministerios y agencias como el ministerio de finanzas, el ministerio de asuntos exteriores, el registro de nacimientos y defunciones, el departamento de contabilidad general, y muchos otros.

De alguna manera, el motor burocrático del gobierno ni siquiera ha logrado establecer un sistema eficiente y moderno para entregar correo y correspondencia. La correspondencia entre ministerios, agencias y clientes todavía se realiza a través del sistema tradicional de entrega de correo, entrega en persona.

Las cartas entre los ministerios se entregan manualmente a través de secretarias.

Las cartas entre varios ministerios y agencias se entregan manualmente a través de mensajeros o secretarias. A las secretarias les resulta difícil averiguar de dónde provienen las cartas y quién debe actuar y hacer un seguimiento, lo que dificulta que el ministerio cumpla con los horarios y plazos.

Las entregas de comunicaciones escritas de la dirección intraministerial también se realizan manualmente, mucho menos eficaz y eficiente de lo que debería ser. Por ejemplo, ha habido varios casos en los que los funcionarios públicos han perdido invitaciones a talleres porque una carta fue entregada al director en jefe y se demoró demasiado en su secretaría.

Muchas secretarias también necesitan moverse entre varias oficinas durante el día para entregar toda esta correspondencia, incluso a direcciones remotas lejanas, lo que perjudica aún más la productividad.

Además, la conectividad a Internet en la mayoría de los ministerios ni siquiera es lo suficientemente fuerte como para entregar correos electrónicos, por lo que muchas oficinas se ven obligadas a comprar Internet de banda ancha, lo que supone una carga de recursos ya limitados.

Este sistema tradicional reduce invariablemente la eficiencia y la productividad.

Este sistema tradicional reduce invariablemente la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo. Es un estado lamentable, y se pierden muchas oportunidades valiosas para mejorar la formulación de políticas y la implementación debido a retrasos evitables.

El gobierno debe actuar rápidamente para ayudar al servicio civil. El gobierno debe implementar software y tecnología de entrega para permitir comunicaciones fáciles entre las direcciones, agencias y ministerios. Esto mejoraría enormemente la productividad, la eficiencia y la efectividad.

Además de implementar un paquete de software de entrega, el gobierno debería buscar mejorar la fortaleza de la red de Internet de los diversos ministerios. Esto les permitiría utilizar el sistema de entrega de correo electrónico de manera eficiente, lo que podría acelerar drásticamente y mejorar la prestación de servicios.

El tiempo es ahora. El gobierno actual ha demostrado voluntad política para mejorar los sistemas de TIC porque está en proceso de implementar un sistema de contratación electrónica, con el apoyo de organizaciones internacionales asociadas.

Con una determinada inversión del gobierno, la eficiencia del sistema de entrega mejoraría enormemente, y fácilmente. Y esto incluso ayudaría a frenar la corrupción, ya que muchos agentes de servicio al cliente aprovechan indebidamente los retrasos para cobrar a los ciudadanos precios exorbitantes para procesar sus documentos más rápido y a tiempo.

La necesidad de tecnología de entrega es urgente. Para que el servicio civil de Ghana sea efectivo y rápido, en línea con los países de todo el mundo, el gobierno debe intervenir ahora para ayudar a implementarlo. - Mohammed Gazali Salifu

(Crédito de la imagen: Flickr / Banco Mundial)