Este artículo está escrito por Inbar Almagor, Jefe de la División de Transformación Digital, Joint - Elka, Israel y Noa Miller, Gerente de Desarrollo e Investigación de la División de Transformación Digital, Joint - Elka, Israel y Apolitical Insider Fellow. Este artículo fue editado por Tanyah Hameed, Investigador y Político Asociado, Universidad de Oxford, Reino Unido y Apolitical Insider Fellow.

A medida que el mundo se adaptó a la pandemia de Covid-19, las organizaciones públicas tuvieron que continuar brindando servicios esenciales de forma remota.

Los trabajadores que anteriormente trabajaban en la oficina ahora necesitaban trabajar desde casa. Esto introdujo nuevos desafíos con respecto a las rutinas de trabajo y gestión, así como nuevas oportunidades de crecimiento. En Joint-Elka, desarrollamos soluciones a desafíos de servicio público profundamente arraigados, como la digitalización del sector público, la colaboración intersectorial y el aseguramiento de la calidad, que limitan la capacidad de proporcionar servicios sociales efectivos y eficientes.

La adaptación al trabajo remoto también brinda oportunidades para cambiar las prácticas laborales dentro del sector público.

Durante Covid-19, nos dedicamos a ayudar al sector público a adaptarse a los muchos aspectos del trabajo remoto. Junto con nuestros socios del gobierno, nuestros esfuerzos incluyeron el establecimiento de una comunidad profesional para apoyar la transición de los empleados públicos al trabajo remoto, mapear la preparación de las autoridades locales en cuanto a infraestructura y aplicaciones informáticas, y organizar seminarios web profesionales sobre problemas de productividad y gestión remota.

Retos comunes en el trabajo remoto

Nuestro trabajo identificó seis desafíos comunes que el sector público en Israel ha enfrentado debido al trabajo remoto. Éstos incluyen:

  1. El cálculo de las horas de trabajo es difícil: en el sector público, el horario de trabajo de la semana se basa en el cálculo de las horas de trabajo. El cambio al trabajo remoto ha interrumpido este método, ya que los empleados tenían que trabajar mientras gestionaban simultáneamente sus compromisos familiares, guiaban el aprendizaje remoto de sus hijos y cumplían otras tareas personales. Además de todo lo demás, perdieron la familiar "visibilidad" de las horas de trabajo. El resultado fue un horario de trabajo impredecible, que dificultó la medición precisa de las horas de trabajo.
  2. La regulación puede ser restrictiva: tanto en las autoridades locales como en las centrales, la regulación actual no permite trabajar únicamente desde casa. Entre otras limitaciones, debe programar y asistir a reuniones de consejo cara a cara y presentar ofertas físicamente. También hay problemas relacionados con la privacidad y la codificación digital de datos, que limitan la capacidad de los servidores públicos para acceder y actualizar datos confidenciales de forma remota.
  3. Las autoridades locales enfrentan problemas más complejos que el gobierno central: debido a las regulaciones diferentes y más limitantes, así como a las barreras de infraestructura, las autoridades locales tienen que superar más desafíos que los gobiernos centrales. Entre las dificultades de infraestructura, identificamos la falta de dispositivos finales, como computadoras portátiles e infraestructuras de Internet insuficientes. Algunos trabajadores ni siquiera podían conectarse a los sistemas centrales de su organización de forma remota.
  4. La cultura organizacional es un desafío para adaptarse de la noche a la mañana: el trabajo remoto simplemente no es común en el sector público. Durante las primeras semanas de cierre, los gerentes y empleados experimentaron un cambio de mentalidad al darse cuenta de la productividad potencial inherente al trabajo remoto, pero también sus dificultades.
  5. No siempre es posible proporcionar servicios de forma remota: Covid-19 presentó a las organizaciones públicas el desafío de proporcionar servicios remotos. Aunque se hizo un gran esfuerzo para transferir servicios a medios digitales, los servicios que tuvieron que cambiar de cero a 100 durante la crisis de Corona, simplemente no lo lograron. Los servicios cruciales, como los pagos a organismos gubernamentales, el registro en el jardín de infantes y las solicitudes de subvenciones se digitalizan solo parcialmente o no se digitalizan en absoluto.
  6. Los servicios sociales deben tener en cuenta consideraciones adicionales: es particularmente complejo extender la ayuda remota a las comunidades con necesidades especiales o aquellas que dependen del bienestar. Las personas que prestan y reciben servicios sociales tienen dificultades para interactuar virtualmente y conservar la misma calidad de servicios por varias razones, como falta de conexión humana, razones inadecuadas de alfabetización digital o disponibilidad insuficiente de dispositivos.

Oportunidades de trabajo remoto

Por otro lado, la adaptación al trabajo remoto también brinda oportunidades para cambiar las prácticas laborales dentro del sector público y adaptarlas tanto a la situación actual única como a los entornos laborales futuros:

  1. El desarrollo de servicios digitales siempre que sea posible podría liberar recursos humanos: la incorporación de más servicios digitales permitiría a los trabajadores concentrarse en los servicios de primera línea donde la interacción en persona es esencial. Esto presenta una oportunidad para adoptar un nuevo enfoque en el sector público. Podemos proporcionar una respuesta digital simple, accesible y conveniente donde sea adecuado, y enfocar nuestros esfuerzos en servicios personalizados para ciudadanos y residentes con necesidades complejas.
  2. Oportunidad de cambiar a salidas de medición en lugar de entradas: en una era en la que las personas pueden trabajar virtualmente cuando y donde quieran, calcular las horas es cada vez menos relevante. En el sector privado, los procesos de trabajo ahora a menudo se basan en indicadores de rendimiento, como medir la producción en lugar de las horas, lo que lleva a una mayor eficiencia de los empleados.
  3. Flexibilidad ocupacional mejorada: el trabajo remoto ha aumentado la flexibilidad en los lugares y horarios de trabajo. El sector público podría potencialmente emplear a residentes que viven en la periferia geográfica. El empleo remoto mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida, reorganiza las estructuras desde una perspectiva de género y alivia el tráfico en las carreteras. A la larga, también podría conducir a la reducción de las necesidades de espacio de oficina y menos restricciones inmobiliarias.
  4. Alfabetización digital para empleados públicos: el bloqueo nos ha demostrado que los empleados del sector público se adaptan bien al trabajo digital. También ha demostrado la importancia de la capacitación y orientación correctas. Es mucho mejor brindar capacitación práctica, con énfasis en las herramientas digitales y los procesos de trabajo que se usan a diario en el trabajo, que dar a los trabajadores lecciones generales sobre alfabetización digital.

Covid-19 ha llevado al sector público a un cruce crítico

La pandemia ha llevado al sector público a una encrucijada. Puede elegir avanzar valientemente o volver a los procesos de trabajo tradicionales utilizados antes de Covid-19.

No podemos renunciar por completo al formato en persona

En Joint-Elka creemos que el sector público debe continuar alentando el trabajo remoto mientras brinda a los empleados un mejor apoyo logístico y administrativo para hacerlo. Debemos aprender a calcular los resultados de manera precisa y eficiente y desarrollar protocolos específicos para reemplazar los servicios actuales de primera línea con soluciones remotas.

No podemos renunciar por completo al formato en persona: un entorno solo digital es estéril y carece de las ventajas únicas de la comunidad, el compañerismo y el trabajo en equipo. Sin embargo, un cronograma semanal podría basarse en parte en el trabajo remoto, al tiempo que cumple con los requisitos de trabajo y las necesidades de la organización. Lograr este equilibrio y capitalizar las oportunidades anteriores puede ayudar a los ciudadanos a beneficiarse de servicios públicos aún mejores, y ayudar al sector público a convertir el "limón" de Coronavirus en limonada. - Noa Miller e Inbar Almagor

(Crédito de la imagen: Unsplash)